• Q : BAGAIMANA CARA MENGAJUKAN DANA DI BAGIAN KEMAHASISWAAN KHUSUSNYA BIDANG PENALARAN?
• A :
• Saudara dapat membuat proposal permintaan dana melalui UKM/ORMAWA/Prodi/Fakultas, ditujukan kepada Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan dan Alumni UNY.

• Q : APAKAH HARUS DARI UKM/ORMAWA/PRODI/FAKULTAS?
• A :
• Wajib, karena Pembina UKM/ORMAWA/Kaprodi/Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Alumni Fakultas harus menandatangani berkas Halaman Pengesahan Proposal yang Saudara buat.

• Q : DIMANAKAH TEMPAT MEMASUKKAN PROPOSAL PENGAJUAN DANA?
• A :
• Saudara dapat memasukkan Proposal Pengajuan Dana di Bagian Kemahasiswaan Rektorat, tidak perlu melalui Tata Usaha Rektorat. Pastikan juga untuk Saudara menggandakan Surat Pengantar Pengajuan Proposal dan Rincian Anggaran Pengajuan Proposal sebanyak 3 (tiga) rangkap. Selain itu, mohon untuk mengisi formulir permohonan dana pada link berikut ini.

• Q : APAKAH ADA SYARAT UNTUK MENGAJUKAN DANA DI BAGIAN KEMAHASISWAAN REKTORAT?
• A :
• Syarat utama jelas Saudara harus membuat proposal sesuai asal, kemudian Halaman Pengesahan wajib bertandatangan. Untuk jumlah dana, Bagian Kemahasiwaan tidak membatasi dalam pengajuannya, tapi kami akan menyesuaikan anggaran dana yang kami miliki untuk diberikan kepada pengusul. Selain itu, kami harap Saudara dapat memasukkan proposal maksimal 1 (satu) minggu hari kerja, hal itu dimaksudkan karena kami perlu memroses usulan Saudara. Usulan yang dimasukkan mepet atau bahkan melewati hari pelaksanaan, dimungkinkan untuk tidak dapat kami danai.

• Q : UNTUK PENGAJUAN DANA BERUPA BARANG, APAKAH ADA SYARAT KHUSUS? (BARANG YANG DIMAKSUD ADALAH BARANG UNTUK KEGIATAN KOMPETISI/LOMBA, BUKAN BARANG INVENTARIS UKM/ORMAWA)
• A :
• Jelas ADA, untuk pengajuan berupa barang, Bagian Kemahasiswaan akan bekerjasama dengan Subag Perlengkapan untuk mengadakan barang tersebut, jadi mohon untuk konsultasi dan komunikasikan dulu hal tersebut kepada kami. Terlebih, barang tersebut memiliki nominal sama dengan dan lebih dari Rp. 1.000.000,00 (Satu juta rupiah), hal itu akan mempengaruhi Laporan Pertanggungjawaban. Kami membutuhkan berkas keuangan berupa SIUP, NPWP, dan E-Faktur untuk menyelesaikan Laporan Pertanggungjawaban. Jadi mohon untuk tidak mengeluarkan dana terlebih dahulu sebelum berkonsultasi kepada kami.

• Q : SETELAH MENGAJUKAN PROPOSAL, APA YANG HARUS DILAKUKAN? DAN KAPAN DANA DAPAT DICAIRKAN?
• A :
• Setelah mengajukan proposal permohonan dana, Saudara dapat menunggu 1 - 4 hari kerja untuk kami proses proposal yang diajukan. Saudara dapat mengecek disposisi (arahan) dari proposal yang diajukan melalui Admin Persuratan Bagian Kemahasiswaan (Bapak Edi Angkasa dan Bapak Sudiyana) dengan menunjukkan Nomor Agenda yang telah Saudara terima saat memasukkan proposal. Dana dapat dicairkan saat Saudara mengurus Kontrak Keuangan terlebih dahulu di Admin Bidang Penalaran.

• Q : APAKAH BISA MENGAJUKAN DANA SETELAH KEGIATAN BERLANGSUNG?
• A :
• Tidak bisa, karena proses pembuatan Kontrak Keuangan berdasarkan tanggal Disposisi Proposal yang Saudara ajukan.

• Q : APAKAH YANG PERLU DIPERSIAPKAN KETIKA PROPOSAL SUDAH SAMPAI DI ADMIN BIDANG PENALARAN?
• A :
• Yang perlu Saudara persiapkan ketika proposal sudah diketahui sampai di Admin Bidang Penalaran (Restu Wahyuni), Saudara dapat langsung bertemu dengan Admin untuk mengurus Kontrak Keuangan dengan membawa Materai Rp. 6.000,00 sebanyak 5 (lima) lembar serta membuat Rinciang Anggaran sesuai dengan Dana yang di ACC sebanyak 4 (empat) lembar sesuai dengan contoh RAB di Menu Berkas dan Form LPJ (Nominal dana yang di ACC dapat ditanyakan di Admin Persuratan serta Admin Bidang Penalaran)

• Q : SETELAH MEMBUAT KONTRAK, LANGKAH APALAGI YANG HARUS DILAKSANAKAN?
• A :
• Setelah membuat kontrak, Saudara dapat menunggu untuk proses tandatangan Bapak Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan dan Alumni, dan jika sudah selesai, dana dapat dicairkan dengan bertemu kembali dengan Admin Bidang Penalaran dan membawa Kontrak Keuangan ke Bagian Kemahasiswaan (Ibu Dwi Haryati dan Ibu Ratnawati).

• Q : BAGAIMANA JIKA SAYA MENGECEK DANA YANG SUDAH DI ACC (DIDANAI) SETELAH KEGIATAN BERLANGSUNG?
• A :
• Jika memang proposal Saudara didanai, maka untuk selanjutnya Saudara harus langsung membuat Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan dan mengurus Kontrak Keuangan. Dana dapat turun 100% setelah Saudara menyelesaikan Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan dan Kontrak Keuangan sekaligus, tanpa ada Pencairan Termin I dan II.

• Q : APAKAH ADA PEMBAGIAN TERMIN UNTUK PENCAIRAN DANA?
• A :
• Pasti ADA, untuk pencairan dana Termin I sebesar 70% dari Nilai Dana ACC, untuk pencairan dana Termin II sebesar 30% dari Nilai Dana ACC. Hal itu merupakan suatu kebijakan, dan tidak dapat diganggu gugat.

• Q : APAKAH ADA FORMAT LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN UNTUK KEGIATAN YANG DIDANAI OLEH BAG. KEMAHASISWAAN UNY?
• A :
• ADA, Saudara dapat melihat Format Laporan Pertanggungjawaban untuk kegiatan yang didanai oleh Bagian Kemahasiswaan disini.

• Q : APAKAH YANG DILAKUKAN SETELAH LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN SELESAI? DAN KAPAN DANA TERMIN II DAPAT DICAIRKAN?
• A :
• Saudara harus melaporkan LPJ online melalui Formulir LPJ Online Bidang Penalaran dan WAJIB untuk mengisi, karena jika tidak mengisi berkas pencairan Dana Termin II tidak akan Admin laksanakan. Pencairan Dana Termin II dapat dilaksanakan jika sudah mengisi LPJ online dan hardcopy sudah saudara serahkan ke Admin.

• Q : APA YANG DISIAPKAN DALAM MENGISI LPJ ONLINE BIDANG PENALARAN?
• A :
• Yang perlu Saudara siapkan adalah file LPJ, file dokumentasi kegiatan, serta sertifikat jika mengikuti perlombaan.

• Q : APAKAH BISA MENGAJUKAN UNTUK KEGIATAN KELUAR NEGERI?
• A :
• Sangat bisa, tapi Bagian Kemahasiswaan saat ini masih memprioritaskan untuk kegiatan berupa Perlombaan/Kompetisi untuk kegiatan keluar negeri. Untuk kegiatan berupa Seminar/Pertemuan/dll, Saudara dapat mengajukan dana kepada Bapak Wakil Rektor Bidang Perencanaan dan Kerjasama dan Kantor Urusan Internasional dan Kerjasama (KUIK). Yang perlu diperhatikan juga, untuk kegiatan keluar negeri, Saudara harus memiliki Surat Tugas Rektor yang dikeluarkan oleh KUIK, karena itu merupakan syarat wajib untuk mengikuti kegiatan keluar negeri. Tanpa surat tersebut, Bagian Kemahasiswaan tidak akan dapat mencairkan dana yang telah diajukan serta tidak bertanggungjawab untuk kegiatan yang Saudara ikuti. Jadi mohon untuk segera mengusulkan Surat Tugas kepada Bapak Wakil Rektor IV dan KUIK bersamaan dengan saat Saudara mengajukan proposal permohonan dana, baik kepada Wakil Rektor III/Bagian Kemahasiswaan serta kepada Bapak Wakil Rektor Bidang Perencanaan dan Kerjasama/KUIK. Mohon ini dapat dicermati dengan baik.

• Q : SIAPAKAH YANG BERTANGGUNG JAWAB DALAM MEMBERIKAN ACC UNTUK PROPOSAL YANG DIAJUKAN?
• A :
• Bagian Kemahasiswaan memiliki wewenang penuh dalam menentukan proposal mana yang akan didanai, dan itu sudah berdasarkan tugas pokok dari masing-masing staf. Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan dan Alumni memberikan arahan dan dibantu oleh Staf Ahli Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan dan Alumni selaku penanggungjawab segala kegiatan dari Bidang Penalaran, memiliki wewenang serta dapat meminta masukkan dari seluruh komponen dari Bagian Kemahasiswaan untuk menentukan mengenai pendanaan kegiatan. Pertimbangan yang jelas adalah anggaran dana yang dimiliki oleh Bagian Kemahasiswaan.

• Q : APAKAH DANA YANG DI ACC BERDASAR JUMLAH ANGOTA YANG MENGIKUTI KEGIATAN? TERUTAMA UNTUK KOMPETISI?
• A :
• TIDAK, Mohon dipahami bahwa Bagian Kemahasiswaan tidak hanya mempertimbangakan JUMLAH ANGGOTA Tim, tapi juga skala perlombaan/kompetisi, jenis perlombaan/kompetisi, ASAL PERLOMBAAN/KOMPETISI, dan juga PANITIA PERLOMBAAN/KOMPETISI. TIDAK SEMUA Proposal juga akan di ACC sesuai dengan harapan Saudara semua, karena Bagian Kemahasiswaan juga memiliki anggaran dana yang terbatas. Mohon dapat dimaklumi.

• Q : JIKA ADA DUA KELOMPOK DALAM SATU KEGIATAN/PERLOMBAAN KOMPETISI DALAM 1 (SATU) UKM/ORMAWA, APAKAH YANG HARUS DILAKUKAN?
• A :
• Saudara dapat menyatukan Proposal Pengajuan Dana dan didalamnya dapat dijelaskan bahwa kegiatan tersebut diikuti oleh dua kelompok dalam satu UKM/ORMAWA

• Q : JIKA SAYA SELAKU KETUA/ANGGOTA MERUPAKAN ANGGOTA UKM/ORMAWA SEDANGKAN ANGGOTA/KETUA YANG LAIN BUKAN, APAKAH SAYA TETAP DAPAT MENGAJUKAN PROPOSAL PENGAJUAN DANA MELALUI UKM/ORMAWA?
• A :
• Saudara dapat mengusulkan Proposal Pengajuan Dana berdasarkan UKM/ORMAWA asal, namun Ketua/Anggota yang lain harus mengusulkan atas dasar yang sama. Tidak menjadi masalah dalam 1 (satu) kelompok terbagi menjadi 2 (dua) proposal yang berasal dari UKM/ORMAWA yang berbeda, asal tidak sama-sama memasukkan 1 (satu) nama Anggota/Ketua dalam 2 (dua) proposal yang berbeda, itu dapat menyebabkan double accounting. 1 (satu) mahasiswa hanya dapat mengusulkan permohonan dana dengan 1 (satu) proposal saja. Mohon dicermati kembali.

• Q : UNTUK PENGGUNAAN TRANSPORTASI BERUPA KERETA API DAN PESAWAT, BERKAS APA YANG DIKUMPULKAN UNTUK LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN?
• A :
• Yang harus disimpan dan dilampirkan untuk penggunaan dana berupa tiket kereta api dan pesawat adalah Nota Pembelian Tiket dan Boarding Pass. Kedua berkas tersebut tidak boleh hilang dan wajib dilampirkan untuk Laporan Pertanggungjawaban. Untuk pembelian melalui online ticketing, nota dapat digantikan dengan invoice pembayaran.

Untuk pertanyaan lain, dapat menghubungi langsung Admin Bidang Penalaran Bagian Kemahasiswaan UNY.

Sebagai Informasi, untuk bagian pengelola Dana Asuransi serta Beasiswa, dapat menghubungi Sub Bagian Pelayanan Kesejahteraan Mahasiswa (PKM) : Bapak Marsono, S.Kom (Kepala Subbag PKM) dan Bapak Susila Utama, S.H. (Admin PKM)