Statuts de l'Union académique internationale

Association internationale sans but lucratif

Palais des Académies – Rue Ducale 1 à 1000 Bruxelles

BCE n°410.810.638

STATUTS

Dénomination – Siège

Article 1er : L’association est dénommée  Union Académique Internationale, en abrégé UAI. Elle désigne la fédération, créée le 18 octobre 1919, des corps savants et groupes de corps savants— désignés dans les présents Statuts comme Membres — qui se constitue en association internationale sans but lucratif. 

L’UAI établit son siège permanent en Région de Bruxelles-Capitale, au Palais des Académies (B-1000 Bruxelles, rue Ducale, n°1). À ce titre, elle entretient avec l’Académie royale des Sciences, des Lettres et des Beaux-Arts de Belgique des liens privilégiés qui font l’objet d’une convention particulière.

Le français, langue de fondation de l’UAI, et l’anglais sont les langues d’usage dans les communications courantes, la correspondance et les documents administratifs. En cas de litige, c’est le texte français des Statuts qui fera foi.

But – Activités et objet

Article 2 : L'UAI a pour but désintéressé la coopération internationale des Académies et des Institutions qu’elle fédère. 

Cette coopération se développe principalement par ses activités qui constituent son objet  dans le cadre de projets scientifiques de longue durée concernant les sciences humaines et les sciences sociales. L’UAI parraine en effet des projets (programmes de recherches) qu’elle suscite ou qu’elle adopte, en garantissant leur valeur et en stimulant leur exécution.

Régime légal

Article 3 : Siégeant en Belgique, l’UAI est constituée sous la forme d'une association internationale sans but lucratif, régie par les dispositions du Code des sociétés et des associations.

Membres effectifs

Article 4 : Conformément à la procédure d'admission prescrite à l'article 7, la qualité de Membre effectif peut être reconnue tant à des Académies de caractère national qu’à des Institutions scientifiques nationales qui leur sont assimilables.

Membres associés

Article 5 : Conformément à la procédure d'admission prescrite à l'article 7, la qualité de

Membre associé peut être reconnue à des Académies de caractère international, ainsi qu’à des Institutions scientifiques internationales qui leur sont assimilables.

Membres affiliés

Article 6 : La qualité de Membre affilié peut être reconnue à des Académies ou à des Institutions scientifiques de caractère international, national ou régional, qui expriment le souhait de collaborer à des projets parrainés par l’UAI ou de solliciter son parrainage pour la création de nouveaux projets. 

Cette qualité de Membre affilié n’entraîne aucune obligation d’intervention financière, ni de la part de ce Membre, ni de la part de l’UAI. 

Les Membres affiliés sont invités, en observateurs, aux Assemblées générales.

Admission

Article 7 : Pour l’obtention de la qualité de Membre effectif ou de Membre associé, les demandes seront adressées à l'UAI par les délégués de Membres effectifs appartenant à trois pays différents. 

Pour l’obtention de la qualité de Membre affilié, les demandes seront adressées à l'UAI par les délégués de Membres effectifs appartenant à deux pays différents. 

L'Assemblée générale des Membres effectifs et des Membres associés statue sur toutes les demandes, à la majorité simple des voix exprimées.

Délégués – Assemblées générales

Article 8 : L’Assemblée générale des Membres effectifs et des Membres associés, représentés par leurs délégués, est convoquée par le Bureau en session ordinaire une fois au moins tous les deux ans. En cas de besoin, le Bureau peut la convoquer en session extraordinaire. 

Tout délégué doit appartenir au Membre qu’il représente et nul ne peut représenter plus d’un Membre.

Les sessions se tiennent au lieu précisé par les convocations, lesquelles seront adressées aux Membres au moins quinze jours avant la date de la session, par tout moyen pratique susceptible d’un accusé de réception. Lorsque les Membres sont en mesure de participer virtuellement à l’Assemblée générale, l’option et les moyens de participation virtuelle sont également indiqués dans la convocation.  

L'Assemblée générale délibère et statue sur toutes les questions qui concernent, outre les Membres et le Bureau, la gestion des finances, les entreprises scientifiques en cours et les projets de recherches ou de publications qui lui sont présentés, ainsi que sur toutes les questions d'ordre général.

Les décisions de l'Assemblée générale sont prises à la majorité simple des voix exprimées, sauf dans les cas spécifiés par les présents Statuts ou par le Règlement interne dont l’UAI s’est dotée. Les décisions de l’Assemblée générale seront tenues dans un registre des procès-verbaux qui est conservé au siège de l’Association où tous les Membres peuvent le consulter.

Chaque pays dispose de quatre voix (à répartir entre les Membres effectifs qui le représentent); chaque Membre associé dispose de deux voix. Les votes par procuration ne sont pas admis.

Le Bureau peut prévoir la possibilité pour les Membres de participer à distance à l'Assemblée générale grâce à un moyen de communication électronique mis à disposition par l'association. Pour ce qui concerne le respect des conditions de quorum et de majorité, les Membres qui participent de cette manière à l'Assemblée générale sont réputés présents à l'endroit où se tient l'Assemblée générale.

L’Association  doit être en mesure de contrôler, par le moyen de communication électronique utilisé, la qualité et l'identité des membres et de leurs délégués.

Le moyen de communication électronique doit au moins permettre aux Membres de prendre connaissance, de manière directe, simultanée et continue, des discussions au sein de l'assemblée et d'exercer leur droit de vote sur tous les points sur lesquels l'assemblée est appelée à se prononcer. Le moyen de communication électronique doit en outre permettre aux Membres de participer aux délibérations et de poser des questions.

La convocation à l'Assemblée générale contient une description claire et précise des procédures relatives à la participation à distance. Si l'Association dispose d'un site internet, ces procédures sont rendues accessibles sur le site internet de l'Association à ceux qui ont le droit de participer à l'Assemblée Générale.
   

Le procès-verbal de l'Assemblée Générale mentionne les éventuels problèmes et incidents techniques qui ont empêché ou perturbé la participation par voie électronique à l'Assemblée générale ou au vote.

Déchéances

Article 9 : La qualité de Membre effectif, de Membre associé ou de Membre affilié se perd : 

a)   par renonciation à l'affiliation ; 

b) par décision motivée de l'Assemblée générale, prononcée au scrutin secret, à la majorité des trois quarts des voix exprimées. 

Dans l'un et l'autre cas, la perte de la qualité de Membre entraîne la démission de ses délégués ; ceux-ci n'auront alors plus aucun droit à faire valoir sur les avoirs de l'UAI. 

Les délégués du Membre effectif ou du Membre associé dont l’exclusion est en délibération ne peuvent prendre part au vote. 

Le Membre mis en cause aura toutefois le droit d’exposer sa défense devant l’Assemblée générale.

Bureau – Organe d’administration 

Article 10 : 

a) L’association est administrée et représentée par un organe d’administration, dénommé « Bureau » dans les présents statuts. Le Bureau a son siège à Bruxelles (au Palais des Académies).

b) Le Bureau organise un secrétariat pour lequel il choisit et, le cas échéant, révoque un Secrétaire général et un Secrétaire général adjoint, dont les mandats, renouvelables, sont limités à six ans. 

Le Secrétaire général peut être le Secrétaire perpétuel de l’Académie royale des Sciences, des Lettres et des Beaux-Arts de Belgique.

1. Si la mesure prévue au point 10.e) le permet, le Bureau se compose de neuf délégués (dont un Président et deux Vice-Présidents), élus par l’Assemblée générale. Il est assisté par le Secrétaire général et le Secrétaire général adjoint (tous les deux avec voix délibérative, exclusivement pour les questions concernant l'exercice de l'administration). 

Les Présidents honoraires sont invités au Bureau, à titre consultatif. 

2. En cas de nécessité, le rôle de Président peut être assumé par l'un des deux Vice-Présidents, désigné par le Bureau. 

3. Le nombre de délégués composant le Bureau doit toujours être inférieur au nombre de Membres effectifs et associés réunis, ainsi qu’au nombre de pays représentés dans l’UAI.

4. Les délégués qui composent le Bureau sont élus pour une période de quatre ans ; ils ne sont pas immédiatement rééligibles en leurs qualités respectives au terme de leur mandat. Ce mandat expire avec la perte du titre de délégué. Dans ce cas, l’Assemblée générale suivante élit son successeur, lequel, au terme de ce remplacement exceptionnel, pourra être immédiatement rééligible en sa qualité.

5. Un même pays ne peut pas être représenté au Bureau par plus d'un délégué (le Secrétaire général et le Secrétaire général adjoint n’entrent pas en ligne de compte pour l'application de cette disposition). 

6. Le Bureau se réunit au moins une fois par an. Ses décisions sont prises à la majorité  simple des  voix des délégués présents ou représenté par procuration. 

Les décisions du Bureau peuvent être prises par décision unanime de tous les délégués qui le composent, exprimée par écrit

7. Le Bureau, statuant en collège, est investi de tous les pouvoirs d’administration et de gestion (y compris de la gestion journalière des biens) qui s’avèrent nécessaires ou utiles à la réalisation des objectifs de l’UAI, à l’exception des pouvoirs spécifiquement réservés à l’Assemblée générale. 

8. Le Bureau est responsable de la préparation de l’Assemblée générale. Il contrôle l'administration générale et surveille l'avancement des travaux scientifiques. Il a qualité pour prendre, dans l'intervalle des Assemblées générales, les mesures urgentes qui s’imposent. 

9. Le Bureau ou certains de ses membres peuvent être révoqués après délibération par l'Assemblée générale, au scrutin secret, à la majorité des trois quarts des voix exprimées. 

10. Le Bureau peut déléguer tous pouvoirs à un ou à plusieurs de ses membres, voire à des tiers.

11. Le Bureau restreint est composé du Président et des deux Vice-Présidents, ainsi que du  Secrétaire général et du Secrétaire général adjoint. Il est chargé d’étudier toutes les questions importantes qui se posent, d’établir les dossiers qui s’y rapportent et de préparer l’agenda des sessions du Bureau.

n) Lorsque le Bureau est appelé à prendre une décision ou à se prononcer sur une opération relevant de sa compétence à propos de laquelle un des délégués qui le composent a un intérêt direct ou indirect de nature patrimoniale qui est opposé à l’intérêt de l’Association, ce délégué  doit en informer les autres délégués avant que le Bureau ne prenne une décision.  Sa déclaration et ses explications sur la nature de cet intérêt opposé doivent figurer dans le procès-verbal de la réunion du Bureau qui doit prendre cette décision.  Il n’est pas permis au Bureau de déléguer cette décision.  

Le délégué ayant un conflit d’intérêts au sens de l’alinéa précédent ne peut prendre part aux délibérations du Bureau  concernant ces décisions ou ces opérations, ni prendre part au vote sur ce point.

Le paragraphe précédent ne s’applique pas lorsque les décisions du Bureau  concernent des opérations habituelles conclues dans des conditions et sous les garanties normales du marché pour des opérations de même nature.

Les autres délégués décrivent dans le procès-verbal la nature de la décision ou de l’opération visée ci-avant , ainsi que les conséquences patrimoniales de celle-ci pour l’Association et justifient la décision qui a été prise.  Cette partie du procès-verbal est reprise dans son intégralité dans le rapport de gestion ou dans le document  déposé en même temps que les comptes annuels dans les conditions fixées par la loi.

Si l’Association a nommé un commissaire, le procès-verbal lui est communiqué.  Dans son rapport, le commissaire évalue, dans une section séparée, les conséquences patrimoniales pour l’Association des décisions du Bureau pour lesquelles il existe un intérêt opposé visé ci-avant.

Secrétariat et gestion des biens

Article 11 : Le secrétariat, dirigé par le Secrétaire général ou, à défaut, par le Secrétaire général adjoint, est chargé de l’exécution des décisions administratives prises par le Bureau, de l'expédition des affaires courantes et de la correspondance, de la préparation des sessions de l’Assemblée générale, de la garde des archives et de la gestion des fonds affectés aux dépenses administratives, ainsi que des fonds destinés au financement des projets de l'UAI. 

Le Bureau désigne en son sein un trésorier chargé du contrôle du budget et de l’examen régulier des comptes. 

Comptes annuels - Budget

Article 12 : L'UAI se pourvoit d'un budget comprenant deux chapitres : le premier détaille les dépenses affectées à l'administration, le second, les dépenses affectées aux recherches et aux publications. 

Ce budget est préparé par le Bureau et présenté par lui à l’approbation de l’Assemblée générale, en même temps que les comptes annuels. Ces derniers sont établis annuellement, conformément aux dispositions légales applicables. L’exercice social se clôture chaque année au 31 décembre.

Cotisations 

Article 13 : L'UAI exige une cotisation annuelle de ses Membres effectifs et de ses Membres associés, dont le montant est fixé par le Bureau et approuvé par l’Assemblée générale. La cotisation est indexée. 

Le non-paiement par un Membre de la cotisation annuelle au cours des deux exercices sociaux précédant la tenue d’une Assemblée générale, entraîne la suspension de ses droits de vote et de sa capacité à recevoir des subsides de l’UAI au profit des entreprises dont il assume la responsabilité scientifique et morale. Cette suspension prend fin dès que les arriérés dus ont été acquittés.

Compétences légales

Article 14 : Le droit d'ester en justice, celui d'accepter des dons ou des legs et celui de poser tous actes juridiques au nom de l'UAI, sont exercés par le Bureau.

Modification des statuts

Article 15 : 

a) Les propositions de modifications des statuts doivent être présentées soit par les délégués de trois pays différents au moins, soit par le Bureau, trois mois au moins avant la session de l'Assemblée générale. 

b) Le vote sur ces propositions a lieu à la majorité des trois quarts des voix exprimées.

Dissolution

Article 16 :

a) L'UAI devra se déclarer dissoute si ses Membres appartiennent à moins de trois pays différents. La dissolution pourra, en outre, être proposée par l'Assemblée générale, sur une proposition signée par les trois quarts des délégués présents : la décision portant dissolution de l'UAI doit être prise à l'unanimité des voix exprimées.

1. En cas de dissolution, l'Assemblée générale nommera trois liquidateurs de nationalités différentes. Le patrimoine de l'UAI sera remis à des institutions scientifiques désignées par l’Assemblée générale.

Cas non prévus

Article 17 : Toute dérogation aux présents Statuts, justifiée par des circonstances exceptionnelles, devra être sanctionnée à l’Assemblée générale par un vote à la majorité des trois quarts des voix exprimées.

Pour tous les cas non expressément prévus par les présents Statuts, l'UAI, siégeant en Belgique, s’en rapporte à la législation belge.