Quando um servidor ingressa na Universidade e é inserido no sistema, seu acesso no SIGAD/Unicamp corresponde a unidade em que está lotado. No entanto, pode haver a necessidade de adição de unidades, assim como de remoção. Várias áreas da Universidade já possuem usuários com permissão para gerenciar localmente os acessos, dispensando a intervenção do AC/SIARQ. Estes usuários são identificados por possuírem o perfil Categoria 2 no sistema. Nas áreas em que isso ainda não acontece, a supervisão deverá enviar uma comunicação ao e-mail: protcent@unicamp.br se identificando nesta posição e solicitando o acesso ou a remoção dos códigos das unidades que supervisiona para o usuário de interesse.

Todo servidor e estagiário ativo poderá ter estas permissões. No entanto, é recomendável que sejam atribuídas a profissionais da área administrativa e de organização de arquivos. Isso acontece pois são estes profissionais que lidam com os documentos cotidianamente, estando por isso mais familiarizados com as normas arquivísticas e de sistema. Os patrulheiros também poderão receber as permissões mencionadas, com exceção da funcionalidade Protocolar. 

Qualquer usuário que possua login SiSe pode ser cadastrado no SIGAD/Unicamp com a devida permissão. Isto inclui docentes, funcionários, estagiários, alunos e inclusive usuários externos à Universidade. Reforçamos que qualquer usuário deve assinar os documentos que lhe são competentes considerando a função ocupada. 

Alunos e usuários externos podem ser cadastrados, mas a permissão deles se restringe à assinatura de documentos que lhes foram indicados e a consulta dos documentos já assinados por eles.

Sim, é possível. Em algumas situações, a Universidade precisa que um usuário externo assine um documento. Isso ocorre, por exemplo, quando um professor de fora participa de uma banca de defesa ou quando a Unicamp celebra um contrato de convênio. Para esses casos, é possível criar um usuário externo que terá permissão exclusiva para assinatura no sistema. Várias áreas da Universidade já conseguem fazer essa criação por meio de servidores autorizados, a lista de áreas nesta condição pode ser consultada no Anexo I do documento Cadastro de usuário externo. Nas áreas em que isso ainda não acontece, o AC/SIARQ realiza essa atividade. Outros detalhes podem ser obtidos por meio do e-mail: protcent@unicamp.br. 

Atualmente não há a obrigatoriedade. Será publicado um instrumento normativo explicando alguns procedimentos e implicações do Processo Digital e acreditamos que nele haverá uma data com a definição de quando a obrigatoriedade começará.

Não. Fizemos a atribuição da permissão Processo Digital (a qual engloba as permissões para Protocolo, Trâmite, Registro, Captura, Assinatura, entre outras) para todos usuários que já possuíam a permissão para protocolar processos físicos e aqueles que já possuíam a permissão ao módulo Atos Administrativos. Apesar disto, é de responsabilidade da unidade decidir se a autuação passará a ser descentralizada ou não.

A inclusão de documentos digitais em processos/dossiês só é permitida quando o protocolo está localizado na unidade do usuário. Neste sentido, é necessário verificar se o protocolo já foi encaminhado e recebido na unidade antes de fazer a inclusão do documento digital.

No SIGAD/Unicamp já existe a funcionalidade Produção, a qual permite, através de modelos criados previamente, a edição de um documento através de um editor de texto e então registrá-lo. No entanto, atualmente esta funcionalidade está disponível apenas para algumas unidades que já foram treinadas. Num futuro próximo, divulgaremos novas capacitações e faremos a implantação de maneira a contemplar toda Universidade.

Os documentos digitais inseridos dentro de processos ou dossiês são passíveis de exclusão ou cancelamento. A exclusão é possibilitada enquanto o processo ou dossiê não foi tramitado contendo o documento e enquanto o documento não foi visualizado por usuários de outras áreas. Ao realizar a exclusão, o SIGAD/Unicamp exclui o item da árvore (sessão “documento digital” do protocolo) e, consequentemente, o PDF.

Se o documento já foi visualizado por usuários de outras áreas ou ele já foi tramitado enquanto estava dentro do protocolo, este documento só é passível de cancelamento. Ao cancelar o documento, o item na árvore permanece e ao clicar nele, no lugar do conteúdo do PDF, é exibida uma página informando sobre o cancelamento e o motivo da operação.

Embora seja processo digital, é necessário lembrar da importância da constituição do processo de forma que não é possível simplesmente remover documentos já inseridos num processo a qualquer momento. Nesse sentido, é muito importante conferir o documento antes de sua inserção para evitar erros relacionados ao cancelamento ou relacionados à ordenação.

Sim. No momento da inserção do documento, há o campo Fórmula Diplomática, o qual determina o nome que será exibido na árvore do processo digital. O mesmo pode ser aplicado para dossiês.

O campo CARGO/FUNÇÃO é obtido por meio de uma integração do SIGAD/Unicamp com uma base de dados da DETIC e da DGRH, de forma a ser atualizada uma vez ao dia. Portanto, quando houver a atualização desta base de dados, o SIGAD/Unicamp refletirá os novos valores no dia seguinte. 

Enquanto a atualização não ocorre, é necessário utilizar o campo “OUTROS” e o preenchimento manual do cargo/função. Esta operação está disponível tanto para quem faz a indicação quanto para o assinante.

Caso haja demora na atualização, entrar em contato, por gentileza, para averiguarmos.

Neste caso, é necessário que as áreas façam a indicação de assinatura ao código de sua unidade, ao invés de indicar diretamente um usuário. No campo “unidade” que aparece em “Gerenciar Assinaturas” é possível indicar um código de unidade e isso faz com que usuários do código indicado tenham a permissão para gerenciar as assinaturas do documento tratado.

Desta forma, o e-mail que estiver cadastrado naquele código de unidade receberá uma notificação com as instruções de como deve ser feito o gerenciamento da assinatura no documento e, assim, será possível ter esta intermediação nas assinaturas efetuadas pela diretoria.

No SIGAD/Unicamp, há dois tipos de assinatura eletrônica: Assinatura Cadastrada e Assinatura com Certificado Digital ICP-Brasil. Ambas são regulamentadas e validadas pela Resolução GR 54/2017, no entanto, a primeira refere-se apenas ao uso do login e senha SiSe do usuário, enquanto que a segunda é realizada a partir do uso do Certificado Digital ICP-Brasil do usuário em interoperação com o sistema.

Neste sentido, recomendamos verificar com a instituição o tipo de assinatura que é aceita. Normalmente, as assinaturas com Certificado Digital ICP-Brasil possuem a aceitação mais abrangente por ser um tipo de assinatura com garantia de segurança por meio das Infraestruturas de Chaves Públicas Brasileiras (ICP Brasil) e com validação por lei. No entanto, para utilizar este tipo de assinatura, os assinantes precisam deter o certificado e configurá-lo para interoperação com o SIGAD/Unicamp.

No SIGAD/Unicamp, existem a assinatura eletrônica e a autenticação eletrônica. A opção "Autenticar documento" é exibida quando o documento é classificado como DIGITALIZADO A PARTIR DO DOCUMENTO ORIGINAL no campo "Tipo de Conferência". Neste campo, há as opções NATO-DIGITAL (que são documentos feitos originalmente em meio eletrônico e não foram impressos) e DIGITALIZADOS (documentos que geralmente estavam em papel e foram digitalizados através de scanner/impressora).

Os digitalizados são divididos em (1) a partir de cópia simples, (2) a partir de cópia autenticada por cartório, (3) a partir de cópia autenticada por servidor e (4) a partir do documento original. Todos são passíveis de assinatura eletrônica, exceto o tipo  DIGITALIZADO A PARTIR DO DOCUMENTO ORIGINAL o qual é passível apenas de autenticação (o que seria semelhante ao carimbo "Confere com Original").

Lembrando que a autenticação só é disponibilizada para colaboradores Unicamp.

Em "Documentos para Providência", o SIGAD/Unicamp habilita, o botão “Alterar Responsável”. Neste recurso, é possível informar o nome do usuário que deverá ser o responsável pelas ações nos processos em questão, facilitando assim a organização e a identificação de quais processos devem ser respondidos por quais usuários. No entanto, esta função é apenas um direcionamento, pois os processos continuarão aparecendo pendentes para todos os usuários da área.

Concluir Ação: este recurso encerra o trâmite do documento na unidade/órgão, ou seja, ao concluir a ação, o documento não fica mais localizado na unidade/órgão. Existem duas maneiras de concluir a ação: 1) clicando no ícone “Concluir Ação”, disponível na ficha do documento se certas condições forem cumpridas; 2) ao tramitar o documento sem mantê-lo em aberto (no trâmite, na área Dados, existe a opção “Manter documento aberto na unidade/órgão”; se a opção não for marcada, a conclusão de ação é automática). Após conclusão de ação, o documento fica disponível apenas para consultas pela unidade/órgão (se não houver restrição); caso seja necessário trabalhar com o documento novamente, é preciso “Retomar Ação” ou solicitar que o documento seja tramitado para a instância.

Exemplo: o SIARQ encaminhou um processo simultaneamente para a DGA e o GR. O GR incluiu uma informação no processo e precisa tramitar para a PG. Ao tramitar esse processo e não marcar a opção “manter documento aberto na unidade órgão”, o SIGAD/Unicamp automaticamente concluirá a ação do processo no GR. Em termos práticos, ao encaminhar o processo com conclusão de ação o GR perde as permissões para editar o processo, mantendo somente as permissões de consulta se o acesso do processo for público.

A opção “manter aberto na unidade/órgão” é utilizada quando a área precisa tramitar o processo, mas ainda precisa executar ações nele, especialmente se for inclusão de documentos.

Neste mesmo exemplo, se o GR só precisasse incluir a informação, sem necessidade de trâmites adicionais, ele poderia acessar a ficha do processo e concluir a ação. O GR seria removido das localizações do processo e não teria mais as permissões de edição.

Encerrar Documento: este recurso deve ser utilizado quando o assunto que motivou a abertura do dossiê/processo foi finalizado em todas as instâncias. A partir do encerramento, o sistema começa a contar os prazos de guarda para a destinação final do documento, que pode ser eliminação ou recolhimento (guarda permanente). Somente a Responsabilidade do dossiê/processo pode encerrá-lo. Lembramos que esta ação é muito importante para a gestão arquivística dos documentos. O encerramento é feito em Regularização >> Encerramento >> Encerrar Documento.

Obs.: mesmo encerrado, ainda é possível juntar documentos no dossiê/processo, mas lembramos que isso deve ser feito apenas em casos de juntadas tardias, ou seja, juntadas de documentos que não interfiram nas ações já tomadas. Caso o assunto precise ser retomado, é necessário reativar o dossiê/processo.