KLubin viestintä
SISÄINEN JA ULKOINEN
SISÄINEN JA ULKOINEN
Rotary D1385 ICT-projekti - rotaryklubien dokumenttien käsittelyn ja viestinnän kehitysohjelma
Tämä kehityshanke on rakennettu piirimme klubeille
RC Tuira toimii pilottiklubina, jolla testaamme klubin hajanaisen tietoaineiston yhteen keräämisen ja siirtojen tekemisen yhteiseen pilveen.
Samalla kuvaamme koko tiedonhankinnan ja sen julkaisuprosessin. Kampanja julkaistaan piirin D1385 klubeille syyskuun alussa 2024.
Miten me hyödyimme uudistuksesta:
Klubin aineistoille saatiin Google Drive -pilvikansiojärjestelmä, johon keräsimme dokumentit eri koneilta ja muistitikuilta (tekstit, laskelmat, valokuvat, videot ja grafiikat).
Pilvessä tiedot ovat turvassa yhdessä paikassa, jolloin niitä on helppo ryhmittää kansioihin ja ylläpitää.
Tärkeimmät tietosisällöt julkaistaan klubin omassa intranetissa (Google SItes).
Kaikki klubin jäsenet pääsevät lukemaan ja katsomaan aineistoja.
Klubin presidentillä ja sihteerillä on oikeudet luoda sisältöjä, editoida tietoja ja poistaa niitä.
Otimme käyttöömme myös muita Google Workspacen tarjoamia työkaluja.
Miten piirimme muut klubit voivat hyötyä RC Tuiran pilottina toimista uudistuksesta?
Kaikkia kehittämiämme toimintoja, rakenteita ja tietosisältöjä teksteineen ja kuvineen saa hyödyntää täysin vapaasti.
Annamme myös valmennusta uudistusten suunnittelussa ja toteutuksessa.
Yhteyshenkilö: Jorma Tapio, 040 752 8000, jorma.tapio@gmail.com
Sisäisen viestinnän osa-alueet
Google Drive - pilvikansio, johon siirretään kaikki klubia koskeva aineisto eri koneilta ja muistitikuilta (mm. Word-, Excel, Powerpoint-dokumentit, valokuvat, videot, grafiikat). Aineistoa saavat tutkia ja lukea kaikki, mutta sisältöä saavat tuottaa, editoida tai poistaa vain ne jäsenet, joilla on laajemmat oikeudet. Tällaisia jäseniä ovat klubin hallituksessa kulloinkin olevat.
Klubin intranet-sivusto (tämä) - kehittyy edelleen varsin monipuoliseksi tietolähteeksi.
WhatsApp-pikaviestin toimii mainiona yhteydenpitovälineenä eri ryhmille mm. klubin Kehitysnyrkki ja hallituksen jäsenet - uusia ryhmiä on helppoa luoda.
Sähköiset kokouskutsut postataan klubilaisille päivää ennen viikkokokousta to-aamuna. Mielenkiintoiset, ajankohtaiset esitelmät ja niiden kirjvoittamat keskustelut kasvattavat osallistumisaktiivisuutta.
Kokouksen puitteet ovat erinomaiset: SAS Radissonin monipuolinen lounastarjonta ja kokoustilojen korkeatasoinen tekniikka.
Viikkokokousten esitelmälistaus - listalla on tiedot kaikista esitelmistä vuoden 2016 alusta alkaen.
Mahdollisuus osallistua etänä Zoomilla kokouksiin / tapaamisiin
Myös etäosallistuminen on palkitsevaa, koska hyvän kuva- ja ääniyhteyden päässä tuntee olevansa melkein läsnä.
Järjestämme aika ajoin mielipidekyselyitä, joissa tiedustellaan klubin jäsenten suhtautumisia suunniteltaviin uudistuksiin tai muutosehdotuksiin. Saatujen vastausten perusteella saamme havainnollisen yhteenvedon yleisestä tahtotilasta.
Ulkoinen viestintä ja klubin julkisuuskuva
Viestinnässä tulee huomioida nämä ominaisuudet
Uskottavuus - selkeys, visuaalisuus
Vakuuttavuus - informatiivisuus, tarinat, saavutukset
Kiinnostavuus - yleisölle ja potentiaalisille uusille jäsenille
Ajantasaisuus ja luotettavuus - säännöllinen tietojen ylläpito
Katso esitys: Klubin näkyvyys ja viestintä
Katso esite: Johda klubiasi Julkisuuskuvakomitea