Nyheter

Utlånstjenesten har nå åpnet for at organisasjoner kan søke om fastlån av gymsaler, svømmebasseng og andre kommunale lokaler for skoleåret 2026/2027. Etter søknadsfristen, som i år er 7. april, vil Utlånstjenesten behandle alle søknader. Etter søknadsfristen lager Utlånstjenesten et forslag til fordeling av tid i lokalene, og sender dette til enhetene for innspill. Vedtak om fastlån for kommende utlånsperiode lages i løpet av mai/juni.

Organisasjoner og aktører kan søke om fastlån av lokaler via www.trondheim.kommune.no/lokaler  

Kommunale enheter som har behov for å bruke lokaler på andre enheter har meldt inn dette innen fristen 15. februar. Gikk din enhet glipp av fristen? Send en e-post til booking@trondheim.kommune.no 

Kulturskolen reserverer sin undervisningstid i aktuelle kalendre, i samråd med skolene det gjelder. 

TIPS:

• Hold enhetens lokaler i BookUp oppdatert med riktige kategorier, informasjon og bilde(r).

• Hvis enheten fakturerer leietakere kan det settes opp en kobling mellom BookUp og LIFT for enklere fakturering. 

• Hvis lokalet også har en Google kalender-ressurs kan det settes opp en toveis synkronisering. 

Ved en feil har gymsaler vistes under både "Idrett" og "Kommunale lokaler" på forsiden til BookUp. Dette er nå endret, slik at alle gymsaler (og svømmebasseng) ligger under kategorien "Kommunale lokaler". Avhaking av type idrettsaktivitet måtte slettes for å få dette på plass. 

Redaktører på skoler med gymsaler bes gjøre følgende:

• Gå til UTLEIEOBJEKTER - MINE OBJEKTER

• Finn gymsal og trykk Rediger

• Gå til side 2. Detaljer

• Hak av "Aktivitet"

• Hak av type aktivitet som kan utøves i gymsalen.

NB IKKE hak av "Idrett" og velg underkategori der - da vil gymsalen vises under kategorien "Idrett" på forsiden pga feil i oppsettet. Det er kun idrettshaller- og anlegg som skal ligge under kategorien "Idrett". 

Har din enhet behov for å bruke enhetens egne lokaler ukentlig mellom kl. 16 og 22 hverdager og i helger kommende skoleår?
Gjelder perioden 31. august 2026 - 18. juni 2027 

Legg inn blokkeringer i kalenderen i BookUp.
Oppskrift på blokkering av lokaler 

NB!
Utlånstjenesten legger inn blokkeringer i gymsalene.
Kulturskolen legger inn blokkeringer for deres bruk av skolelokaler - i samråd med skolene.

Har din enhet behov for å bruke lokalene til en annen enhet ukentlig?

Fristen for å melde inn behov var 15. februar, og skjemaet er nå  avpublisert.  Send en e-post til booking@trondheim.kommune.no dersom enheten ønsker å benytte et lokale på en annen enhet.

Hva skjer videre?

• Utlånstjenesten oppretter en "sesongbooking" i BookUp for perioden 31. august 2026 - 18. juni 2027. 

• Kommunens egen bruk av lokaler blokkeres innen 28. februar. 

• Muligheten for å søke om fastlån av lokaler åpnes 1. mars, søknadsfristen er 1. april. 

• Etter søknadsfristen lager Utlånstjenesten et forslag til fordeling av tid i lokalene, og sender dette til enhetene for innspill. 

• Vedtak om fastlån av lokaler for neste skoleår lages i løpet av mai/juni.

Utlånstjenesten har laget en ny avtale for utlån av kommunale lokaler som alle enheter skal bruke. 

Du finner den nye avtalen her

Låntaker aksepterer avtalen når søknad om lån av et lokale sendes inn, og den gjelder hvis enheten godtar søknaden.

Det er ikke behov for å ta utskrift for signering. 

Enheten behøver ikke lenger å bruke egne avtalemaler. 

For å få på plass dette må redaktører sette riktige innstillinger på enhetens lokaler i BookUp. Avtalen er lastet opp i BookUp under “Avansert”, men må tilordnes til hvert enkelt lokale. 

Gjør følgende:

1. Trykk på UTLEIEOBJEKTER - MINE OBJEKTER, trykk på aktuelt lokale og Rediger. 

2. Scroll ned og trykk på 4. Betaling og betingelser. 

3. Hak av i feltet “Avtale om lån av kommunalt lokale”.

Vi har laget en oppskrift for dette. Det er fint om du samtidig kan sjekke at alle innstillingene stemmer for enhetens lokaler i BookUp. Men det viktiste nå er at avtaledokumentet blir lagt inn. 

Vi har påbegynt arbeidet, så for noen lokaler er jobben allerede gjort. Vi ønsker likevel at du kontrollerer enhetens lokaler i BookUp. 

Du finner oppskriften her

Bystyret har vedtatt nye betalingssatser. Oversikt over betalingssatser i reglement for utlån av kommunale lokaler er oppdatert. 

Du finner informasjon om de nye betalingssatsene her

Informasjon om vedtak om fordeling av lokaler for 2025 - 2026 finner du her

Informasjon om kurs om fakturering via BookUp finner du her

Utlånstjenesten (Kulturenheten/Trondheim bydrift) har utarbeidet forslag til fast utlån av lokaler for perioden 1. september 2025 til 19. juni 2026. Dette er i henhold til Reglement for utlån av kommunale lokaler. 

Vi ønsker tilbakemelding fra enhetene. Dere kan sjekke vårt forslag til fordeling i BookUp. 

Frist for tilbakemelding er mandag 2. juni. 

Finn forslaget for din enhet:

• Gå til https://utleie.trondheim.kommune.no/ 

• Logg inn.

• Logg inn som ansatt.

• Trykk på navnet ditt oppe til høyre.

• Trykk på Oversikt (Leier/lokaler).

• Trykk på UTLEIEOBJEKTER og MINE OBJEKTER i venstre meny.

• Enhetens lokaler vises i listen. Gå gjennom alle aktuelle lokaler. Oversikt over lokaler som omfattes av fastlån

  • Trykk på navnet til lokalet og trykk på Kalender.

  • Bla fram til uke 36 i feltet Uke. 

Noen aktører benytter lokalene fra et tidspunkt senere på høsten, bla gjerne fram til november for å fange opp disse.
Noen aktører benytter lokalene annenhver uke eller en gang i måneden, bla gjerne i kalenderen for å fange opp disse. 

• • Utlånstjenestens forslag til fordeling ligger som blå eller oransje bokser i kalenderen.

  • Blokkeringer for enhetens egen bruk og tid som ikke lånes ut ligger som grå bokser i kalenderen.

  • Blokkeringer for andre enheters bruk ligger som grønne bokser i kalenderen. 

  • Du kan bla til neste lokale i feltet over kalenderen, eller ved å gå tilbake til listen over lokaler.

  • NB Du skal IKKE behandle søknadene!

  • Dersom enheten savner noen av deres faste låntakere i kalenderen, gi oss beskjed så snart som mulig.

  • Vi ønsker tilbakemelding dersom enheten ønsker at utlånet skal avsluttes tidligere enn 19. juni 2026.

Du finner også oversikt over forslaget til fordeling i dette regnearket

Fordeling av lokaler til kommunale enheter ser du kun i BookUp, ikke i regnearket.

Enheten kan sende tilbakemelding på Utlånstjenestens forslag per e-post til booking@trondheim.kommune.no innen 2. juni. Vi ønsker skriftlig tilbakemelding. Den som tier samtykker. 

Vedtak om fordeling blir sendt til organisasjonene innen 15. juni. 

Rutiner for utlån av kommunale lokaler finner du her

Annen informasjon om BookUp

To-veis synkronisering mellom BookUp og Google kalender

Ønsker din enhet å få bedre oversikt over bruken av lokaler som er i både BookUp og i Google kalender? I veileder for registrering av lokaler finner du en oppskrift for hvordan du kan sette opp synkroniseringen. Se kapittel 7. 

Fakturering av leietakere via BookUp

Vi er nå i innspurten med å sette opp mulighet for fakturering av leietakere i BookUp. Det vil bli lagt ut veileder og invitasjon til kurs til høsten når alt er klart. 

Digital signering av utlånsavtaler

Vi er også i innspurten med å sette opp digital signering av utlånsavtaler. Mer informasjon kommer!

Oppdater informasjon om enhetens lokaler

Det er ønskelig at enheten oppdaterer oversikt over bruksområder for alle lokaler, samt legger inn bilde(r) der dette mangler. Bidra til en god og oversiktlig bookingløsning som gjør det enklere for organisasjoner og innbyggere å finne aktuelle lokaler til sin aktivitet, og enklere for enhetene å administrere utlånet. Vi oppfordrer til at alle lokaler som lånes ut registreres i BookUp. Du finner veileder her. 

Trenger du hjelp?

Nedenfor finner du oversikt over hvilke lokaler som legges inn i "utlånsprosjekt" for kommende skoleår. Utlånstjenesten oppretter 3 "prosjekter", et for gymsaler, et for skolebasseng og et for andre typer lokaler, som aulaer, forsamlingslokaler, undervisningsarealer, møterom etc. Organisasjoner kan søke om å låne disse lokalene fast ukentlig neste skoleår, søknadsskjema åpnes 1. mars og fristen er 1. april. 

Dersom enheten ønsker å legge til flere lokaler for fastlån kommende skoleår kan du gi beskjed til Utlånstjenesten via booking@trondheim.kommune.no så snart som mulig.  Send også en e-post eller spør i chat-rommet BookUp hjelp dersom du lurer på noe. 

Her er oversikten, sortert på type lokale og alfabetisk:

Gymsaler:

Berg skole gymsal

Bispehaugen skole gymsal

Brundalen skole gymsal

Brøset interimskole gymsal

Charlottenlund barneskole gymsal - lillegymmen

Dagskolen gymsal

Dalgård skole lille gymsal

Dalgård skole store gymsal

Eberg skole gymsal

Flatåsen skole nedre bygg gymsal 1

Flatåsen skole nedre bygg gymsal 2

Flatåsen skole øvre bygg gymsal

Granåsen Helse og arenabygg liten sal

Granåsen Helse og arenabygg stor sal

Hallset skole gymsal

Hansbakken skole gymsal

Hoeggen skole gymsal

Hårstad skole gymsal

Ila skole gymsal 1

Ila skole gymsal 2

Kalvskinnet skole gymsal

Kattem skole gymsal

Klæbu idrettshall sal A

Klæbu idrettshall sal B

Kolstad skole gymsal

Lilleby skole gymsal

Nardo skole gymsal

Nyborg skole gymsal

Nypvang skole gymsal

Okstad skole gymsal

Ringve skole gymsal

Romolslia skole gymsal

Rye skole gymsal

Selsbakk skole gymsal

Singsaker skole gymsal

Solbakken skole gymsal

Stavset skole gymsal

Steindal skole gymsal

Strindheim skole gymsal

Sverresborg skole gymsal 1

Sverresborg skole gymsal 2

Sørborgen skole gymsal

Tanem skole gymsal

Tonstad skole lille gymsal

Tonstad skole store gymsal

Trondheim Spektrum E-hallene

Ugla skole gymsal

Utleira skole gymsal

Vikåsen skole gymsal

Åsvang skole gymsal

Svømmebasseng:

Byåsen skole svømmebasseng

Charlottenlund barneskole svømmebasseng

Dalgård skole svømmebasseng

Havstein helse og velferdssenter svømmebasseng

Klæbu kulturhus svømmebasseng

Andre typer lokaler:

Blussuvoll skole allrom

Bratsberg skole undervisningsrom

Breidablikk aktivitetshus grupperom 1

Breidablikk aktivitetshus kjøkken

Breidablikk aktivitetshus møterom

Breidablikk aktivitetshus sal

Brovakten kulturhus Bjelkeloftet

Brovakten kulturhus kjøkkenet

Brovakten kulturhus Lillestua

Brovakten kulturhus Storstua

Byåsen skole amfi

Byåsen skole festsal

Byåsen skole formingsrom/tekstilsal

Byåsen skole musikkrom

Charlottenlund ungdomskole auditorium 100

Dalgård skole samlingsrom

Flatåsen skole nedre bygg musikkrom

Flatåsen skole øvre bygg glasshuset

Flatåsen skole øvre bygg musikkrom

Heimdalshallen klubbhusdel

Huseby barneskole - AC Møller tegnespråksenter Aktivitetssal

Huseby barneskole - AC Møller tegnespråksenter Multibox

Huseby ungdomsskole auditorium

Huseby ungdomsskole Aula

Ila skole undervisningsareal 1

Ila skole undervisningsareal 2

Kattem skole personalrom

Klæbu gamle festsal

Klæbu kulturhus aula

Ladesletta helse og velferdssenter festsal

Markaplassen skole elevkantine

Nypvang skole bygdarom

Ranheim skole festsal

Ranheim skole kafe 3 (mat- og helseavdeling)

Ranheim skole kunst og håndverk

Ranheim skole musikkrom

Ranheim skole teknologirom

Ringve skole aktivitetsrom

Rosenborg skole aula

Rye skole festsal

Rye skole møterom 3, 014

Skansen aktivitetshus

Spongdal skole Bynesaulaen

Spongdal skole Hangarvottan møterom

Spongdal skole miljøbase og møterom

Spongdal skole musikkrom Knutsen og Ludvigsen

Sverresborg skole auditorium

Tempe helse og velferdssenter festsal

Tiller helse og velferdssenter Storstua

Utleirahallen selskapslokale

Valentinlyst helse og velferdssenter pianorom

Vikåsen skole musikkrom A3-047

Åsheim ungdomsskole auditorium

Åsvang skole møterom

Åsveien skole og ressurssenter musikkrom

Åsveien skole og ressurssenter aula

Bystyret har vedtatt nye betalingssatser for utleie av kommunale lokaler. 

Hovedregelen er gratis utlån av lokaler, men i noen tilfeller må man betale. 

Du finner oversikt over de nye betalingssatsene her

Bystyret har vedtatt nye betalingssatser. Oversikt over betalingssatser i reglement for utlån av kommunale lokaler er oppdatert. 

Du kan også se de nye betalingssatsene her

Gå til denne siden for informasjon

Til enheter som låner ut lokaler:

Utlånstjenesten (Kulturenheten/Trondheim bydrift) har utarbeidet forslag til fast utlån av lokaler for perioden 2. september 2024 til 20. juni 2025. 

Vi ønsker tilbakemelding fra enhetene. Dere kan sjekke vårt forslag til fordeling i BookUp. 

Frist for tilbakemelding er fredag 7. juni kl. 12:00. 

Oversikt over lokaler som omfattes av fastlån

Følg denne oppskriften:

• Gå til https://utleie.trondheim.kommune.no/ 

• Logg inn.

• Logg inn som ansatt.

• Trykk på navnet ditt oppe til høyre.

• Trykk på Oversikt (Leier/lokaler).

• Trykk på UTLEIEOBJEKTER og MINE OBJEKTER i venstre meny.

• Enhetenes lokaler vises i listen. Gå gjennom alle lokaler. (Det er ikke sikkert alle deres lokaler er omfattet av sesongbooking.)

  • Trykk på navnet til lokalet og trykk på Kalender.

  • Bla fram til uke 36 i feltet Uke.

  • Utlånstjenestens innstilling til fordeling ligger som blå eller oransje bokser i kalenderen.

  • Blokkeringer ligger som grå eller grønne bokser i kalenderen.

  • Du kan bla til neste lokale i feltet over kalenderen, eller ved å gå tilbake til listen over lokaler.
    
    

• NB Du skal IKKE behandle søknadene!

• Dersom du savner noen av deres faste låntakere i kalenderen, gi oss beskjed så snart som mulig.
  
  

Enheten kan sende tilbakemelding på Utlånstjenestens innstilling til booking@trondheim.kommune.no innen 7. juni kl. 12:00.

Fordeling av fastlån for neste skoleår

Frist for å søke om fastlån av lokaler for perioden 1. september 2024 til 20. juni 2025 er 5. april. 

Etter at fristen har gått ut vil Utlånstjenesten sette opp forslag til fordeling av lokaler. Vi vil sende forslaget til enhetene innen midten av mai, og be om eventuelle innspill innen slutten av mai. Enhetene vil få en egen e-post om dette. 

Vi vil også gi enheter som har meldt inn behov for fast bruk av egne eller andres lokaler neste skoleår tilbakemelding. 

Dere som har rollen “Redaktør” har tilgang til menypunktet SESONGBOOKING i BookUp. Vi ber om at dere IKKE gjør noen endringer her. 

Eventuelle henvendelser om fastlån kan videresendes til booking@trondheim.kommune.no 

Status BookUp

Digital signering - fjern hake!

Det jobbes fortsatt med å få på plass digital signering som skal kunne erstatte utlånsavtaler. Det er lagt til rette for digital signering, men det er fortsatt under utvikling og testing. 

For å unngå at innbygger blir sendt til digital signering før det er på plass, må vi be dere om å fjerne avhaking av “Digital signering” på sidene til lokalene deres i BookUp. 

• Gå til UTLEIEOBJEKTER - MINE OBJEKTER

• Trykk på lokalet og velg “Rediger”

• Gå til "4 Betaling og betingelser”

• Sjekk at feltet Leie krever digital signering IKKE er haket av. 

  • Hvis det er haket av, fjern haken og lagre. 

Vi vil gi beskjed når digital signering er på plass. 

Varsel om søknad kan havne i søppelpost

Det kommer varsel til redaktørens e-post når noen sender inn en søknad. Vi har fått tilbakemelding om at noen slike e-postvarsler har havnet i søppelpost. Sjekk gjerne om dette gjelder deg. 

Det kan være lurt å legge inn en rutine for å sjekke BookUp jevnlig, for å følge opp søknader om engangslån som venter på godkjenning og meldinger fra innbyggere. 

LIFT og Google kalender

Det jobbes fortsatt med integrasjon mot LIFT - fakturering og Google kalender.

Endring på intern informasjonsside

Du finner nå “Utlån av lokaler fra a til å” under “Hjelp”

(03.04.2024)

Utlånstjenesten har lagt inn sesongbooking i BookUp. Etter søknadsfristen, som i år er 5. april, vil Utlånstjenesten behandle alle søknader. Etter søknadsfristen lager Utlånstjenesten et forslag til fordeling av tid i lokalene, og sender dette til enhetene for innspill. Vedtak om fastlån for kommende utlånsperiode lages i løpet av mai/juni.

Organisasjoner og aktører kan søke om fastlån av lokaler via Min side.  

(13.03.2024)

Har din enhet behov for å bruke lokalene selv mellom kl. 16 og 22 hverdager og i helg kommende utlånsperiode?
Gjelder perioden september 2024 - juni 2025 

Legg inn blokkeringer i kalenderen i BookUp.  NB! Utlånstjenesten legger inn blokkeringer i gymsalene.
Nytt av året: Kulturskolen legger selv inn blokkeringer for deres bruk av skolelokaler - i tett dialog med skolene. 

Har din enhet behov for å bruke lokalene til en annen enhet?
Påmeldingsskjemaet er nå stengt - hvis du har behov, send e-post til oss på booking@trondheim.kommune.no 

Hva skjer videre?

• Utlånstjenesten oppretter en "sesongbooking" i BookUp for perioden 1. september 2024 til 16. juni 2025. 

• Kommunens egen bruk av lokaler blokkeres innen 29. februar. 

• Muligheten for å søke om fastlån av lokaler åpnes 1. mars, søknadsfristen i år er 5. april. 

• Etter søknadsfristen lager Utlånstjenesten et forslag til fordeling av tid i lokalene, og sender dette til enhetene for innspill. 

• Vedtak om fastlån for kommende utlånsperiode lages i løpet av mai/juni.

(16.02.2024)
(Oppdatert 01.03.2024)

Les artikkelen på Trondheim 2030

Fram til denne datoen kan innbyggerne finne informasjon om lokaler i den gamle Bookingbasen, men det er ikke lenger mulig å logge seg inn og søke om lån av lokaler.

Det ligger noen ubehandlede søknader i Bookingbasen som gjelder bruk av lokaler fram i tid. Utlånstjenesten har bedt de søkerne det gjelder om å sende ny søknad i den nye løsningen etter 31. januar. Det vil si at dere trenger ikke å behandle søknader som ligger i Bookingbasen.

Det er for tiden en feil i innloggingen til Bookingbasen via ID-porten. Det betyr at innbyggerne ikke får til å logge seg inn for å søke om lån av lokaler nå. IT-tjenesten jobber med å rette feilen. 

Ansatte får logget seg inn som vanlig via https://booking-admin.trondheim.kommune.no/ 

(26.01.2023)

Til enheter som låner ut lokaler.

Trondheim kommune tar nå i bruk en ny digital løsning for administrering av utlån av lokaler. 

BookUp brukes av mange kommuner og virksomheter. Trøndelag fylkeskommune skal også ta i bruk løsningen for de videregående skolene og idrettsanleggene. 

Vi har registrert lokaler i BookUp basert på de som er registrert i den gamle Bookingbasen. Vi har registrert enhetenes kontaktpersoner i BookUp basert på informasjon som vi har fått fra enhetene. 

Vi ber om at en av enhetens kontaktpersoner logger inn i BookUp og kontrollerer og oppdaterer informasjonen som vi har registrert. Kontaktpersoner har fått rollen “Redaktør” i BookUp, og har tilgang til enhetens lokaler. 

Løsningen blir lansert eksternt via kommunens nettsider i månedsskiftet januar/februar 2024. Registreringsarbeidet må derfor være ferdigstilt senest 29. januar. 

Enhetene kan behandle søknader i den nåværende Bookingbasen fram til 29. januar. 

Veileder for registrering av lokaler

Ny informasjonsside for ansatte

Hjelp og FAQ (Ofte stilte spørsmål)

(09.01.2023)

Les saken her
(26.05.2023)