Hjelp

Aktørbasen er et register over frivillige organisasjoner og andre aktører.
Aktørbasen brukes for å autentisere de som ønsker å søke om å låne et lokale.
Aktørbasen gjør automatisk oppslag mot Brønnøysundregistrene.
Les mer om aktørbasen her

Viser til Reglement for utlån av kommunale lokaler, pkt 5.7.

Det er som hovedregel ikke tillatt å nyte alkohol på enhetens inne- og uteområder.

Dersom låntaker ønsker at det skal drikkes alkohol i kommunale lokaler i forbindelse med et arrangement skal låntaker søke om skjenkebevilling for enkeltanledning / ambulerende på eget skjema. Det henvises for øvrig til Trondheim kommunes retningslinjer for skjenkebevilling. (Det skal alltid søkes om skjenkebevilling, også ved "sluttede lag")

Behandlingstiden for søknad om skjenkebevilling vil normalt være 2 uker. Ved søknad om bevilling til større arrangement kan behandlingen bli lenger, spesielt dersom arrangementets art tilsier at formannskapet må behandle søknaden.

Retningslinjer og søknadsskjema

Mal for avtale, enkel versjon

Mal for avtale, med kvittering i bookingen som vedlegg
Du må laste ned kvitteringen fra bookingen i BookUp og legge den ved avtalen. 

Lag en kopi av malen og lagre den på enhetens Delte disk eller Min disk. 

Nye versjoner av malene er lagt ut 03.07.2025

Les om utlån av adgangskort/nøkler

• Forholdet mellom enheten og Trondheim eiendom er regulert i internleiekontrakten, og den tilhørende ansvarsmatrisen beskriver hvem som har ansvar for hva.

• Varsle Trondheim eiendom via driftsoperatør hvis en låntaker har påført skade på bygning eller utstyr som eies/driftes av Trondheim eiendom.

• Varsle Utlånstjenesten ved bruk av sanksjoner iht Reglement for utlån av kommunale lokaler.

• Utlånstjenesten vil kunne bistå med veiledning når ekstraordinære behov tilsier det.

• Låntaker har mulighet til å melde inn avvik i den digitale løsningen BookUp.

Betalingssatser for utlån av lokaler er vedtatt av bystyret. Du finner satsene i Reglement for utlån av kommunale lokaler. 

Du finner også betalingssatsene på denne nettsiden

Enheter som opererer meg egne satser bør justere disse i henhold til satsene i reglementet. 

Det er mulig å sette opp automatisk overføring av fakturering fra BookUp til LIFT, se veileder

Under arbeid

Enheten har ansvar for at relevante oppdaterte dokumenter er lastet opp på siden til lokalet i BookUp. Utlånstjenesten har lastet opp en generell branninstruks på siden til alle lokaler. 

Enheten har ansvar for at maks antall personer er angitt på siden til lokalet. 

...

Trondheim kommune er opptatt av et godt samarbeid med frivilligheten, idretten og kulturlivet. Derfor lånes kommunale lokaler ut gratis, slik at ulike organisasjoner kan drive med sine aktiviteter. 

Utlånstjenesten oppfordrer enhetene til å registrere alle lokaler som lånes/leies ut til frivilligheten, andre aktører og privatpersoner. 

Den nye bookingløsningen skal bidra til effektivisering av arbeidet med utlån av lokaler.
Noen eksempler:

• Oppdatert informasjon om tilgjengelige lokaler samles på et sted

• De som søker om lån av lokaler kan betjene seg selv via Min side på kommunens nettsider

• Kommunikasjon med de som søker om lån av lokaler kan foretas direkte i meldingstjenesten i BookUp

• Innlogging med ID-porten og digital signering av låneavtale mellom enheten og låntaker

• Automatisk synkronisering mot lokalets Google-kalender

• Ved fakturering: Produksjon av faktura i BookUp som sendes til LIFT

• Enkelt å frigi tid som ikke skal brukes

• Enkelt å blokkere tid for enhetens egen bruk av lokalet

Hvilke lokaler omfattes av utlånsordningen?

Vi viser til Reglement for utlån av kommunale lokaler. 

1.1. Formål 

Utlånsordningen skal bidra til at frivillige organisasjoner og aktører kan søke om å låne eller leie kommunale lokaler når kommunen ikke har behov for å disponere lokalene selv.

1.3. Virkeområde 

Reglementet gjelder for lån av kommunale lokaler i skoler, barnehager, helse- og velferdssentre, bibliotek og Kulturenhetens lokaler i Trondheim kommune. 

1.4. Tilgjengelige lokaler og tidspunkt 

Alle lokaler som kan være til nytte for prioriterte aktiviteter og som av praktiske og sikkerhetsmessige hensyn er egnet for utlån skal gjøres tilgjengelig (...). Enhetene skal gjøre ledige tidspunkt tilgjengelig for utlån. Dette gjelder hverdager fra kl. 16-22 samt hele lørdag og søndag, såfremt kommunen selv ikke har behov for å disponere lokalene. 

Enheter som ønsker å holde tilbake ledige lokaler og tidspunkt må begrunne dette ut fra vesentlige praktiske og/eller sikkerhetsmessige hensyn. 

Enheten må selv administrere utlån av adgangskort/nøkler. Etter innspill fra Regnskapstjenesten anbefales det å ikke ta depositum fra låntaker for lån av nøkler/adgangskort. Det er ikke ønskelig at store pengebeløp oppbevares i enhetens lokaler. I stedet kan enheten fakturere låntaker dersom adgangskort/nøkler ikke leveres tilbake. I slike tilfeller anbefales det å fakturere kr 1.000,- Informere gjerne låntaker om dette på forhånd.

• Låntaker må hente og levere adgangskort/nøkler i enhetens kontortid. Utleverte adgangskort/nøkler skal leveres tilbake hurtigst mulig etter endt låneperiode.

• Enheten oppfordres til å ha oversikt over utdelte adgangskort/nøkler, og sørge for at disse blir levert tilbake. Enheten bør ha en kontaktperson hos låntaker for dette.

• I Reglement for utlån av kommunale lokaler er følgende presisert: Hvis utleverte adgangskort/nøkler blir borte stilles låntaker økonomisk ansvarlig for eventuell skifting av lås og nøkler i anlegget eller deler av dette.

Kvittering for utlån av adgangskort/nøkler

Ta en kopi av skjemaet og lagre det på enhetens Delte disk eller på Min disk. 

I forbindelse med store arrangement, for eksempel i skolenes sommerferie kan det være behov for overnatting for tilreisende barn/unge. I slike tilfeller koordineres fordeling av overnatting av kommunedirektøren og Trondheim eiendom. Overnatting er da gratis. 

Utover dette må enhetene vurdere enkeltstående søknader om overnatting opp mot lokalenes egnethet og brannsikkerhet. Enheten kan da ta betaling.
Se betalingssatser 

Låntaker må senest 2 uker før arrangementet sende inn melding om overnatting til Trøndelag brann og redningstjeneste.

Enheten/Trondheim eiendom må eventuelt bistå i utfylling av skjemaet; fordi noen spørsmål er knyttet til kunnskap om lokalene.

Noen presiseringer vedrørende overnatting, med henvisning til punkter i Reglement for utlån av kommunale lokaler:

1.4.Tilgjengelige lokaler og tidspunkt 

(----)

Forespørsel om overnatting avgjøres av enhetsleder etter samme prinsipper som ved engangs lån (kap. 3). 

3.2. Tildeling 

(----)

Ved spørsmål om overnatting skal ikke enhetene gi avslag til prioriterte aktiviteter og målgrupper med mindre det foreligger helt spesielle grunner.   

Enheter som låner ut lokaler gratis får refusjon for deler av sine kostnader. Refusjonen beregnes ut fra hvor mange timer gratis utlån som er registrert i bookingløsningen foregående år. Eventuelle spørsmål om refusjon kan sendes til Økonomitjenesten. 

Refusjon for 2025, basert på data fra 2023 og perioden 01.01.2024 - 30.09.2024:

Refusjon skoler

Refusjon barnehager, helse- og velferdssentre, Kulturenheten

Refusjon for 2023, som er overført til enhetene i budsjett for 2024:

Refusjon skoler

Refusjon barnehager, helse- og velferdssentre, Kulturenheten

Rutine for refusjon til enhetene

Reglement for utlån og betalingssatser for kommunale lokaler vedtatt i formannskapet 28. januar 2020.

Alle enheter må gjøre seg kjent med reglementet.

Reglementet finner du på kommunens nettsider

Saksframlegg:
PS 13/20

Hva slags sanksjoner kan enheten gjennomføre overfor låntaker?

• Enheten må håndheve eventuelle sanksjoner. Bruk av sanksjoner meldes til Utlånstjenesten, slik at vi kan ta hensyn til dette ved evt nye søknader fra organisasjonen/aktøren/personen.

• Enheten kan utestenge låntaker for kortere eller lengre tid.

• Enheten kan anmelde låntaker for hærverk.

• Enheten kan kreve erstatning for utgifter knyttet til skade eller tap av utstyr.

• Enheten kan holde tilbake depositum for nøkler/nøkkelkort dersom dette ikke leveres tilbake.

Enheten må varsle Trondheim eiendom via driftsoperatør dersom låntaker har forvoldt skade på bygning eller utstyr som eies/driftes av Trondheim eiendom.

Trondheim eiendom sin oversikt over bygningsdrift og driftsoperatører

Utlånstjenesten består av ansatte fra Kulturenheten og Trondheim bydrift.
For tiden er vi tre ansatte som bruker deler av vår arbeidstid til dette arbeidet. 

Hovedoppgavene til Utlånstjenesten er:

• Forvalte reglement for utlån av kommunale lokaler

• Vedta fordeling av fast årlig utlån av kommunale lokaler

• Tjenesteforvalter for BookUp

• Støtte for enhetene i spørsmål som har med utlån av lokaler å gjøre

• Følge opp ordningen med refusjon av utgifter til enhetene knyttet til utlån av lokaler

Enhetene har selv ansvar for den praktiske oppfølgingen av utlån av sine lokaler 

Kontakt Utlånstjenesten: 

Send e-post til booking@trondheim.kommune.no 

Kan låntaker bruke enhetens utstyr?

• Enheten kan markere hva slags fast utstyr i lokalet som kan gjøres tilgjengelig for låntaker i BookUp.

• Ved bruk av enhetens utstyr bør egen avtale inngås mellom enheten og låntaker.

• Låntakere som benytter enhetens utstyr uten tillatelse kan sanksjoneres. Enheten må håndheve dette. Bruk av sanksjoner meldes til Utlånstjenesten, slik at vi kan ta hensyn til dette ved evt nye søknader fra organisasjonen/aktøren/personen.