Embedded Files
Hvordan bruke Disk? Her finner du tekstbasert dokumentasjon rundt bruk av Disk.
Hvordan kommer du i gang?
Hvordan kommer du i gang?
Gå til Disk/lagringsområdet til kontoen din drive.google.com.
Klikk "Delte-disker" på venstre side i menyen.
Klikk på det flerfargede krysset "Ny" knappen i menyen på venstre side for å lage en ny delt-disk for deg og dine kollegaer.
Legg til medlemmer i den delte-disken din. Husk at ikke alle bør ha full tilgang til delt-disken. Inviter gjerne inn deltagere ved å bruke ADRL-lista til enheten.
Bruk delt-disk til alle dokumenter og aktiviteter som naturlig faller under enheten eller teamet.
Se i Help Center hvis du trenger utvidet informasjon om delt-disk.
Hvordan fungerer Delte-disker?
Hvordan fungerer Delte-disker?
Personer som legges til i en delt-disk får umiddelbart tilgang til alt som ligger i den aktuelle delte disken.
Alle dokumenter som flyttes inn i eller opprettes i en delt-disk eies av kommunen og ikke enkeltpersoner. Om en ansatt må fjernes fra den delte disken vil alle dokumenter dermed bli liggende igjen, og man unngår at viktig dokumentasjon forsvinner.
Medlemmer av en delt-disk er forhindret fra å ved uhell slette eller fjerne filer som andre er avhengig av. Merk: dette gjelder dersom enheten har en god strategi på hvem som skal ha FULL tilgang i den delte disken (administrator-rettighet), og hvem som bare skal kunne forvalte innhold, og hvem som skal bare kunne bidra eller ha leserettigheter.. Personer med tilgangen "Administrator" kan slette dokumenter/mapper og legge til samarbeidspartnere i delt-disk. De som har rollen "Innholdsansvarlig" kan kun opprette mapper og filer (de kan også dele enkeltdokumenter med samarbeidspartnere utenfor delt-disk). Personer gitt kun "Lesetilgang", kan kun lese innhold i delt-disk. De kan heller ikke dele enkeltdokumenter ut av delt-disk. Vi anbefaler at den som oppretter et felles område i delt-disk sørger for at kun utvalgte får rollen “Administrator”og resterende settes til kun å ha innhold eller bidragsansvar.
MERK! - Alle som gis tilgang i en mappe i delt-disk vil automatisk få rettigheten “Innholdsansvarlig”. Dette vil si at man kan endre og slette dokumenter/filer/mapper men ikke legge til/fjerne brukere. Dette er anbefalt tilgang for de fleste medlemmer av disken
Forslag til beste praksis på bruk av Delte-disker
Forslag til beste praksis på bruk av Delte-disker
Vi anbefaler at man ikke flytter store mengder data opp som kun en delt-disk. Dette fordi det fort blir en omfattende og uoversiktlig stor delt-disk som det vil være vanskelig å tilgangstyre innholdsmessig. Som deltager i en delt-disk har man tilgang til alt som ligger på disken.
Merk: det er nå mulig å invitere utenforstående inn i enkeltmapper i den delte disken uten at de må være medlem av den delte disken.
Som man ser av bildet til venstre har IT-tjenesten brutt opp sitt lagringsområde i flere hovedområder. Dette ble naturlig for oss da vi består av flere avdelinger. Så hver avdeling har en egen delt-disk merket A - for å skape bedre oversikt. Alle som har behov ved IT-tjenesten kan ha tilgang til flere en èn av enhetens delte-disker. I tillegg har vi en delt-disk som alle skal ha tilgang til. Denne heter E-IT tjenesten og vil være den naturlige plassen for ferielister, påmelding til julebordet, fellesinfo o.l. Delte-disker alle skal ha tilgang til kan enkelt deles med enhetens ADRL-liste.
Når det gjelder prosjekter ved enheten har vi valgt å ha egne delte-disker for disse,. Dette fordi vi innser at man i mange prosjekt vil måtte invitere inn eksterne leverandører, som enheten ikke ønsker skal se andre prosjekter eller innhold i enhetens delte-disker. Slike delte-disker har vi valgt å benevne med P-prosjektnavn med påført ESA nummer.
Merk: vi anbefaler at dere navngir delte-disker med enhetsnummer først. Altså f.eks 211000-enhetenminsindeltdisk1 Grunnen til at vi ønsker en slik navning er at det for akkurat delte-disker er mulig for IT-brukerhjelp å bistå med gjenoppretting av data og tilgang til diskene. Om vi da har 35 delte disker som heter "Arbeidsmiljø" blir det vanskelig å vite hvilken delt-disk det er ønsket bistand til.
Flytte data fra Min disk til Delte-disker
Flytte data fra Min disk til Delte-disker
Du kan enkelt flytte egne filer, hvor du står som eier, til en delt-disk. "Dra og slipp" eller høyreklikk og velg "Flytt til". Filer hvor andre står som eier, vil du ikke kunne flytte. Merk: du får ikke til å flytte filer fra MinDisk til Delte disker på filer der du ikke står som eier. Man kan, fordi man har fått dokumenter og filer delt fra andre, ha filer i sin MinDisk som man ikke er eier av. Om slike filer lot seg flytte ville den som eide fila mistet rettighetene ved flytting, da det å flytte til en DeltDisk medfører at kommunen blir stående som eier av dokumentet (les info over). Skal man flytte slike filer må enten eier flytte selv, eller han/hun må flytte eierskap av fila over til den som skal gjøre flyttejobben. Dette gjøres under delingsinnstillingene til fila, "Del".
Mapper kan ikke flyttes til Delte-disker. Her må du evt. laste ned mappen lokalt på PC og deretter laste opp til en delt-disk. Husk å slett mappen du har flyttet fra Min disk.
Report abuse