I april 2017 utlyste Kommunal- og moderninseringsdepartementet (KMD) midler til  digitaliseringstiltak som alle kommuner som slås sammen i kommunereformen kunne søke om. Utlysningstekst fra KMD kan du se her.

Det ble besluttet at Trondheim kommune og Klæbu kommune skulle søke om midler til digitaliseringstiltak. Hvis du vil lese mer om prosessen fra utlysning av midler  til valg av leverandør, kan du se HISTORIKK.

RPA i Trondheim kommune 2022

Første halvår i 2022 var for RPA-teamet preget av mye arbeid med forberedelser mot innføring av Helseplattformen i Trondheim kommune. Dette pga av at store deler av RPA-teamet var utleid til innføringsprosjektet Helseplattformen. Mye av tiden i første halvår gikk derfor til å holde RPA "oppe og gå" uten så mye nytt utviklet. Etter sommerferien derimot, startet vi opp og gav full gass på nye områder for Robot Roger å jobbe med! Totalt sett i løpet av 2022 har vi utviklet og produksjonssatt 9 (!) nye RPA-prosesser!

Bare i 2022 har enheter i Trondheim kommune spart over 10 000 timer gjennom automatisering, noe som tilsvarer 7-8 fulltidsansatte. Hvis vi ser på alle sakene som er kjørt siden 2019, er det totalt over 1,5 millioner saker og mer enn 41 000 timers besparelse! I tillegg er det flere prosesser som gir direkte økonomiske besparelser, så dette er ikke et fullstendig bilde. I total tallene siden 2019 ligger da også sakene som er kjørt i forbindelse med prosessene som ble utviklet i forbindelse med Covid19 test, vaksine og refusjon av regningskort. 

RPA prosesser Covid19

IT tjenesten har i løpet av 1. kvartal 2021 utviklet 3 RPA prosesser for Helse i forbindelse med Covid19. Disse PRA prosessene har bidratt til at ansatte i Helse har fått frigitt mye tid som man tidligere brukte på rent “punche arbeid” til å kunne bruke tiden mer nyttig og effektivt i arbeidet med Covid19 vaksinering.

RPA prosess for Covid19 test

Når en innbygger skal gjennomføre en Covid19 test, må innbyggeren ha en smittevern journal opprettet i fagsystemet HsPro. Tidligere ble denne sjekken og oppretting av smittevern journal gjort manuelt av ansatte i Helse. En svært tidkrevende jobb med tanke på at til tider gjennomføres det 1000 til 1500 Covid19 tester pr dag. I snitt jobbet det 5 personer på fulltid pluss overtid, med denne jobben. Nå er prosessen robotisert / automatisert og Roboten vår sjekker om innbygger som har gjennomført Covid19 test har en smittevern journal. Hvis ikke denne er opprettet tidligere, oppretter Roboten smittevern journalen. Dette har resultert i en besparelse på ca 1100 arbeidstimer pr måned, noe som utgjør ca 7,8 årsverk.

RPA prosess for Covid19 vaksine

Prosessen for Covid19 vaksine er todelt. Alle som skal få satt en Covid19 vaksine må også ha en smittevern journal opprettet i HsPro. Her kunne vi derfor gjenbruke RPA prosessen vi utviklet for Covid19 test, slik at Roboten oppretter denne journalen i HsPro før innbyggeren kommer til vaksine lokalet. Roboten får input fra booking løsningen som benyttes for vaksine. Med en gang innbygger har booket time til vaksinering, sendes denne informasjonen til Roboten, og Roboten sørger for å sjekke og eventuelt opprette smittevern journal før innbyggeren møter til vaksinering.

Del to av denne prosessen er det som skjer under selve vaksineringen. For at den ansatte som setter vaksinen, skal slippe å bruke mye tid på å journalføre i fagsystemet HsPro når vaksinen settes, er det utarbeidet et intuitivt og enkelt webskjema hvor helsearbeideren raskt registrerer nødvendig informasjon om den som vaksineres når vaksinen settes. Informasjonen fra dette webskjemaet lastes da opp på en sikker måte til Roboten, som da sørger for at all nødvendig informasjon blir registeret inne i journalsystemet HsPro. Ved at helsearbeideren bruker webskjema istedenfor å registrere i HsPro i forbindelse med vaksineringen, sparer helsearbeideren tid og har dermed kapasitet til å gjennomføre flere vaksiner pr dag. Totalt sett gir robotiseringen av denne prosessen store gevinster mtp tidsbesparelser som er gjengitt i oversikten under.

RPA prosess for Covid19 refusjoner HELFO 

I forbindelse med at Trondheim kommune ansatte gjennomfører Covid19 tester på innbyggerne, får Trondheim kommune refusjon fra HELFO. For at kommunen skal motta denne refusjonen må det opprettes et regningskort pr innbygger som har tatt en Covid19 test i fagsystemet SystemX. Tidligere ble dette gjort manuelt ved at ansatte i Helse skrev inn nødvendig informasjon i fagsystemet, for at regningskortet ble opprettet og sendt. Nå har denne prosessen blitt robotisert / automatisert, og Roboten vår utfører dette arbeidet med å opprette regningskortene. Dette har resultert i en besparelse på ca 400 arbeidstimer pr måned, noe som utgjør ca 2,5 årsverk.

Status før ferien

Vi er på rask vei inn i ferietida. Derfor vil det bli en pause i prosjektet i noen uker framover. Her er en kort status før vi tar ferie! 

Publisert av Kari Morken, avdelingsleder Prosjektkontor, IT-tjenesten.

Møte med tillitsvalgte

Mandag 11. juni ble det gjennomført et informasjonsmøte med plasstillitsvalgte hos Kemneren, Byarkivet og Bystyresekretariatet. De tillitsvalgte uttrykte en positiv holdning til robotiseringsprosjektet og satte pris på involveringen. Det ble fra de tillitsvalgtes side uttrykt ønske om at prosjektet også involverer hovedtillitsvalgte i et eget møte. I tillegg poengterte de viktigheten av dialog med ansatte på enhetene. De tillitsvalgte ba om at prosjektet stiller opp på informasjonsmøter ute på enhetene når prosjektet har kommet litt lengre. Prosjektet vil videre følge opp de innspill som kom fram i møtet.

Scoring og valg av prosesser 

Etter workshopen den 16. mai er prosessene som ble identifisert scoret. Scoringen ble gjort på de mest aktuelle prosessene. 

Scoringsmodellen tar for seg 3 dimensjoner: 

1. Kvalitative gevinster (verdier det er vanskelig å sette en direkte økonomisk verdi på, men som likevel er viktige)

2. Direkte økonomiske gevinster (medgått tid i dag samt andre finansielle besparelser og som er regnet om til kronebeløp) 

3. Implementerinstid (hvor lang tid det vil ta å utvikle/implementere prosessen)

Av kvalitative gevinster er det lagt vekt på økt kunde- og medarbeidertilfredshet og bedret samsvar/lavere risiko. Av direkte økonomiske gevinster er det lagt vekt på tid brukt pr sak, antall saker pr måned, estimerte avvik/hvor stor andel av sakene vil gå til manuell behandling og andre finansielle besparelser f.eks. kostnad for overtidsbetaling, kostnad for eksternt innleide ressurser, etc. Når det gjelder implementeringstid, har man vurdert kvalitet på inndata/i hvilken grad dataen kan brukes til automatisering, enkelhet i beslutningspunkter, lengde på prosess/er det mange/få steg i prosessen, systemers egnethet/anslå hvor enkelt det vil være å lære opp roboten i systemet, gjenbruk/har det vært utviklet tilsvarende prosesser tidligere slik at denne prosessen kan gjenbruke elementer.

De prosessene som fikk høyeste score, blir det jobbet videre med:

• Kemneren: Arkivering SOFIE til ESA

• Byarkivet: Restansekontroll i arkiv

• Bystyresekretariatet: Saksprotokoller

Målsettingen er at prosessen hos Kemneren “Arkivering SOFIE til ESA” skal være klar til produksjonsetting før sommerferien. Selve produksjonsettingen planlegges å skje rett etter sommerferien. Det skal også jobbes videre med prosessene ved Byarkivet og Bystyresekretariatet.

Nå er prosjektet i gang!

• Avtalen med AVO Consulting ble underskrevet den 4. mai 2018.

• Oppstartsmøte og planlegging av det videre arbeid er gjennomført.

• I løpet av prosjektperioden som går fram til jul i år skal det kartlegges og velges arbeidsprosesser for robotisering ved Byarkivet, Bystyresekretariatet og Kemneren samt innenfor områdene lønn og brukeradministrasjon. 16. mai skal første workshop avholdes med Byarkivet, Bystyresekretariatet og Kemneren. Formålet er å kartlegge aktuelle arbeidsprosesser for robotisering. Lønn og brukeradministrasjon samles i egen workshop etter sommerferien.

• Vi merker at interessen for hva som skal gjøres i robotiseringsprosjektet i Trondheim og Klæbu er stor. Det er flere områder som har meldt sin interesse. Det lover bra for fortsettelsen. Prosjektet vil løpende oppdatere informasjonen om hva som gjøres i prosjektet.

• Rune Stoum Hanssen, IKT Rådgiver i Klæbu kommune, er prosjektleder for Robotiseringsprosjektet i Trondheim og Klæbu.