I april 2017 utlyste Kommunal- og moderninseringsdepartementet (KMD) midler til digitaliseringstiltak som alle kommuner som slås sammen i kommunereformen kunne søke om. Utlysningstekst fra KMD kan du se her.
Det ble besluttet at Trondheim kommune og Klæbu kommune skulle søke om midler til digitaliseringstiltak. Hvis du vil lese mer om prosessen fra utlysning av midler til valg av leverandør, kan du se HISTORIKK.
Første halvår i 2022 var for RPA-teamet preget av mye arbeid med forberedelser mot innføring av Helseplattformen i Trondheim kommune. Dette pga av at store deler av RPA-teamet var utleid til innføringsprosjektet Helseplattformen. Mye av tiden i første halvår gikk derfor til å holde RPA "oppe og gå" uten så mye nytt utviklet. Etter sommerferien derimot, startet vi opp og gav full gass på nye områder for Robot Roger å jobbe med! Totalt sett i løpet av 2022 har vi utviklet og produksjonssatt 9 (!) nye RPA-prosesser!
Bare i 2022 har enheter i Trondheim kommune spart over 10 000 timer gjennom automatisering, noe som tilsvarer 7-8 fulltidsansatte. Hvis vi ser på alle sakene som er kjørt siden 2019, er det totalt over 1,5 millioner saker og mer enn 41 000 timers besparelse! I tillegg er det flere prosesser som gir direkte økonomiske besparelser, så dette er ikke et fullstendig bilde. I total tallene siden 2019 ligger da også sakene som er kjørt i forbindelse med prosessene som ble utviklet i forbindelse med Covid19 test, vaksine og refusjon av regningskort.
IT tjenesten har i løpet av 1. kvartal 2021 utviklet 3 RPA prosesser for Helse i forbindelse med Covid19. Disse PRA prosessene har bidratt til at ansatte i Helse har fått frigitt mye tid som man tidligere brukte på rent “punche arbeid” til å kunne bruke tiden mer nyttig og effektivt i arbeidet med Covid19 vaksinering.
Når en innbygger skal gjennomføre en Covid19 test, må innbyggeren ha en smittevern journal opprettet i fagsystemet HsPro. Tidligere ble denne sjekken og oppretting av smittevern journal gjort manuelt av ansatte i Helse. En svært tidkrevende jobb med tanke på at til tider gjennomføres det 1000 til 1500 Covid19 tester pr dag. I snitt jobbet det 5 personer på fulltid pluss overtid, med denne jobben. Nå er prosessen robotisert / automatisert og Roboten vår sjekker om innbygger som har gjennomført Covid19 test har en smittevern journal. Hvis ikke denne er opprettet tidligere, oppretter Roboten smittevern journalen. Dette har resultert i en besparelse på ca 1100 arbeidstimer pr måned, noe som utgjør ca 7,8 årsverk.
Prosessen for Covid19 vaksine er todelt. Alle som skal få satt en Covid19 vaksine må også ha en smittevern journal opprettet i HsPro. Her kunne vi derfor gjenbruke RPA prosessen vi utviklet for Covid19 test, slik at Roboten oppretter denne journalen i HsPro før innbyggeren kommer til vaksine lokalet. Roboten får input fra booking løsningen som benyttes for vaksine. Med en gang innbygger har booket time til vaksinering, sendes denne informasjonen til Roboten, og Roboten sørger for å sjekke og eventuelt opprette smittevern journal før innbyggeren møter til vaksinering.
Del to av denne prosessen er det som skjer under selve vaksineringen. For at den ansatte som setter vaksinen, skal slippe å bruke mye tid på å journalføre i fagsystemet HsPro når vaksinen settes, er det utarbeidet et intuitivt og enkelt webskjema hvor helsearbeideren raskt registrerer nødvendig informasjon om den som vaksineres når vaksinen settes. Informasjonen fra dette webskjemaet lastes da opp på en sikker måte til Roboten, som da sørger for at all nødvendig informasjon blir registeret inne i journalsystemet HsPro. Ved at helsearbeideren bruker webskjema istedenfor å registrere i HsPro i forbindelse med vaksineringen, sparer helsearbeideren tid og har dermed kapasitet til å gjennomføre flere vaksiner pr dag. Totalt sett gir robotiseringen av denne prosessen store gevinster mtp tidsbesparelser som er gjengitt i oversikten under.
I forbindelse med at Trondheim kommune ansatte gjennomfører Covid19 tester på innbyggerne, får Trondheim kommune refusjon fra HELFO. For at kommunen skal motta denne refusjonen må det opprettes et regningskort pr innbygger som har tatt en Covid19 test i fagsystemet SystemX. Tidligere ble dette gjort manuelt ved at ansatte i Helse skrev inn nødvendig informasjon i fagsystemet, for at regningskortet ble opprettet og sendt. Nå har denne prosessen blitt robotisert / automatisert, og Roboten vår utfører dette arbeidet med å opprette regningskortene. Dette har resultert i en besparelse på ca 400 arbeidstimer pr måned, noe som utgjør ca 2,5 årsverk.
I dag har vi hatt RPA nettverkssamling sammen med Oslo, Stavanger og Bodø kommune. Hensikten med å samles var for å dele RPA erfaringer, - hva den enkelte kommune har gjort, utfordringer man har og videre planer. Selvsagt var det også et poeng å bli kjent med hverandre slik at det blir lettere å ta kontakt med hverandre i hverdagen. Vi satser på at det blir flere slike samlinger. Dagen ble avsluttet på hyggelig vis med en matbit.
Trondheim kommune ved IT-tjenesten har tildelt følgende leverandører rammeavtale på RPA-tjenester (Robotisering) gjeldende fra 01.04.2019 og i 2 år med opsjon på 1+1 år:
Atea AS
AVO Consulting AS
Capgemini Norge AS
Digital Workforce AS
Ernst & Young AS
Experis AS
Infonett Røros AS
KPMG AS
Avtaler signeres i uke 13.
Konkurransegrunnlag
Kravspesifikasjon
Trondheim/Klæbu deltok på samlingen med presentasjon av vår RPA-pilot.
Prosessen Kontrollrapport lønn er satt i produksjon!
Roboten Roger får sine første saker å jobbe med etter lønnskjøringen den 6. desember. Her er en video som illustrerer alle stegene i prosessen.
I høst har prosjektet vært opptatt av følgende aktiviteter:
Kartlegging, scoring og valg av prosesser
Utfordringen med Sofie
Opplæring
Før sommerferien ble det jobbet med kartlegging av prosesser ved Bystyresekretariatet, Kemneren og Byarkivet. Etter scoring av prosesser identifisert i workshop den 16. mai, valgte prosjektet å gå videre med følgende prosesser for robotisering:
"Arkivering i ESA" hos Kemneren
"Restansekontroll i arkiv" hos Byarkivet
Begrunnelse for valg
Basert på grunnlaget i scoringsdokument utarbeidet av de respektive avdelingene, vurderte prosjektteamet de valgte prosessene som bedre egnet for automatisering på de forhåndsdefinerte kriteriene kvalitative gevinster, hurtig implementeringstid og direkte økonomiske gevinster. I tillegg var graden av gjenbrukbarhet i utvikling og potensielle synergieffekter mellom de to valgte prosessene utslagsgivende for valget.
Prosessene identifisert av Bystyresekretariatet hadde ikke like stort potensiale for tidsbesparelse som de to valgte prosessene. I tillegg ser prosjektet det nødvendig å gjøre en ny gjennomgang av prosessene for å fullt ut forstå omfang og kompleksitet av prosessene. Scoringsdokumentet ga ikke nok informasjon til at prosjektgruppen evnet å vurdere egnetheten for automatisering med RPA. Dette betyr at prosessene hos Bystyresekretariatet fortsatt er interessante og på sikt kan bli vurdert opp mot andre kandidater for automatisering.
Prosessene er valgt ut fra kriteriene
Kvalitative gevinster - Økt kundetilfredshet/Økt medarbeider-tilfredshet/Bedret Compliance/lavere risiko.
Direkte økonomiske gevinster - Tid brukt per sak/Antall saker pr. måned/Estimerte avvik (%)/Andre finansielle besparelser
Hurtig implementering - Kvalitet på inndata/Enkelhet i beslutningspunkter/Lengde på prosess/Systemers egnethet/Gjenbruk
Følgende prosesser er kartlagt for brukeradministrasjon
Tilgang til Program - ny/endre/slette
Tilgang til TK-nett og elevnett
Slette bruker fra enheten eller TK-nett
Autorisert bestiller brukeradministrasjon - ny/slette
Følgende prosesser er kartlagt for lønn
Timer ytelse på oppdrag
Kontrollrapport lønn
Aktivering skjema lønn
Kontroll total stillingsprosent
Det er bevegelse i positiv retning med tanke på robotisering av prosesser hos kemneren. Jfr. utfordring som er beskrevet på denne siden den 8. juni i år. Det er funnet en løsning for at RPA programvaren kan få tilgang til SOFIE. Løsningen er i disse dager til testing hos Oslo kommune. Så snart vi får grønt lys fra Oslo på at løsningen fungerer, implementeres dette også i Trondheim.
Prosjektleder har gjennomført AVO Bootcamp.
I tillegg er det gjennomført opplæring i styringsmodell, ROM-rammeverket, controllrom og prosesskartlegging.
Vi er på rask vei inn i ferietida. Derfor vil det bli en pause i prosjektet i noen uker framover. Her er en kort status før vi tar ferie!
Publisert av Kari Morken, avdelingsleder Prosjektkontor, IT-tjenesten.
Arbeidstakerorganisasjonene representert ved 10’er gruppa skal ivareta oppgaven som informasjons- og drøftingsorgan for generelle problemstillinger knyttet til forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og arbeidstakerne. 10’er gruppa består av representanter fra de 4 hovedsammenslutningene samt fra de frittstående arbeidstakerorganisasjonene.
I dag deltok IT-sjef Bjørn Villa på et møte med 10’er gruppa. Tema var Robotiseringsprosjektet. Presentasjonen som ble brukt kan du se her.
Informasjonen ble positivt mottatt av 10’er gruppa. 10’er gruppa kom med tilbakemelding om at det er veldig bra at prosjektet har involvert plasstillitsvalgte, men prosjektet kunne ha gjort det enda litt tidligere. I tillegg ble det kommentert at de som har rollen som verneombud også må involveres på samme måte som tillitsvalgte. Prosjektet må bare erkjenne at involvering av verneombud har så langt blitt avglemt. I fortsettelsen skal ikke det skje. Verneombudrollen vil heretter også bli invitert til aktuelle møter. Dagens lærdom; viktig med tidlig involvering av sentrale roller i organisasjonen.
Mandag 11. juni ble det gjennomført et informasjonsmøte med plasstillitsvalgte hos Kemneren, Byarkivet og Bystyresekretariatet. De tillitsvalgte uttrykte en positiv holdning til robotiseringsprosjektet og satte pris på involveringen. Det ble fra de tillitsvalgtes side uttrykt ønske om at prosjektet også involverer hovedtillitsvalgte i et eget møte. I tillegg poengterte de viktigheten av dialog med ansatte på enhetene. De tillitsvalgte ba om at prosjektet stiller opp på informasjonsmøter ute på enhetene når prosjektet har kommet litt lengre. Prosjektet vil videre følge opp de innspill som kom fram i møtet.
Alle prosjekter møter på utfordringer underveis. Robotiseringsprosjektet vårt er intet unntak. Prosessen prosjektet jobber med hos Kemneren er “Arkivering SOFIE til ESA”. SOFIE er Skattedirektoratets (SKD) system for skattesaker. SOFIE kjører på en Citrix løsning. Det at SOFIE kjører på en Citrix løsning, gjør det utfordrende for RPA programvaren å få tilgang til SOFIE. Bergen og Oslo kommuner har møtt på samme utfordring. Derfor har Bergen, Oslo og Trondheim gått sammen i møte med SKD for å finne en løsning på denne utfordringen. Vi må komme tilbake til hvordan det går videre med dette.
For å ikke miste noe tid i prosjektet, har vi parallelt med at det jobbes med utfordringen med SOFIE, begynt å jobbe med “ESA delen” av prosessen hos Kemneren. ESA er sak- og arkivløsningen som som benyttes i både Trondheim og Klæbu kommuner. I og med at ESA er en del av aktuell prosess for robotisering ved Byarkivet, “Restansekontroll i arkiv”, kan det gjenbrukes funksjonalitet i prosessene hos Kemneren og Byarkivet.
Dette er dagens prosessflyt (før robotisering) for “Arkivering SOFIE til ESA”:
Etter workshopen den 16. mai er prosessene som ble identifisert scoret. Scoringen ble gjort på de mest aktuelle prosessene.
Scoringsmodellen tar for seg 3 dimensjoner:
Kvalitative gevinster (verdier det er vanskelig å sette en direkte økonomisk verdi på, men som likevel er viktige)
Direkte økonomiske gevinster (medgått tid i dag samt andre finansielle besparelser og som er regnet om til kronebeløp)
Implementerinstid (hvor lang tid det vil ta å utvikle/implementere prosessen)
Av kvalitative gevinster er det lagt vekt på økt kunde- og medarbeidertilfredshet og bedret samsvar/lavere risiko. Av direkte økonomiske gevinster er det lagt vekt på tid brukt pr sak, antall saker pr måned, estimerte avvik/hvor stor andel av sakene vil gå til manuell behandling og andre finansielle besparelser f.eks. kostnad for overtidsbetaling, kostnad for eksternt innleide ressurser, etc. Når det gjelder implementeringstid, har man vurdert kvalitet på inndata/i hvilken grad dataen kan brukes til automatisering, enkelhet i beslutningspunkter, lengde på prosess/er det mange/få steg i prosessen, systemers egnethet/anslå hvor enkelt det vil være å lære opp roboten i systemet, gjenbruk/har det vært utviklet tilsvarende prosesser tidligere slik at denne prosessen kan gjenbruke elementer.
De prosessene som fikk høyeste score, blir det jobbet videre med:
Kemneren: Arkivering SOFIE til ESA
Byarkivet: Restansekontroll i arkiv
Bystyresekretariatet: Saksprotokoller
Målsettingen er at prosessen hos Kemneren “Arkivering SOFIE til ESA” skal være klar til produksjonsetting før sommerferien. Selve produksjonsettingen planlegges å skje rett etter sommerferien. Det skal også jobbes videre med prosessene ved Byarkivet og Bystyresekretariatet.
16. mai ble første workshop gjennomført. De som deltok var representanter fra Kemneren, Byarkivet og Bystyresekretariatet. Hensikten med workshopen var å identifisere arbeidsprosesser som kan være aktuelle for robotisering.
Kemneren identifisert disse prosessene:
Telefoninkasso
Arkivering Sofie til ESA
Nye foretak
Kontonummer
SMS-varsling
Oppgjørslister
Byarkivet identifisert disse prosessene:
Arkivering fra fagsystem
Kvalitetskontroll av registreringer i ESA
Sortering og forhåndsregistrering av e-post til arkiv (ESA)
Avslutting av sak
Kontroll av data i fagsystem og TK-Arkiv
Publisering til postliste
Restansekontroll i arkiv
Bystyresekretariatet identifisert disse prosessene:
Saksprotokoller
Utbetaling av godtgjøring
Registrering av nye politikere
Det skal jobbes videre med forslagene fram til 25. mai. Neste punkt på programmet er scoring av prosessene. Etter scoringen vil vi sitte igjen med de prosessen som det skal jobbes videre med for robotisering.
Avtalen med AVO Consulting ble underskrevet den 4. mai 2018.
Oppstartsmøte og planlegging av det videre arbeid er gjennomført.
I løpet av prosjektperioden som går fram til jul i år skal det kartlegges og velges arbeidsprosesser for robotisering ved Byarkivet, Bystyresekretariatet og Kemneren samt innenfor områdene lønn og brukeradministrasjon. 16. mai skal første workshop avholdes med Byarkivet, Bystyresekretariatet og Kemneren. Formålet er å kartlegge aktuelle arbeidsprosesser for robotisering. Lønn og brukeradministrasjon samles i egen workshop etter sommerferien.
Vi merker at interessen for hva som skal gjøres i robotiseringsprosjektet i Trondheim og Klæbu er stor. Det er flere områder som har meldt sin interesse. Det lover bra for fortsettelsen. Prosjektet vil løpende oppdatere informasjonen om hva som gjøres i prosjektet.
Rune Stoum Hanssen, IKT Rådgiver i Klæbu kommune, er prosjektleder for Robotiseringsprosjektet i Trondheim og Klæbu.