Første del av gevinstprosessen (se Beskriv nytteverdi) fokuserer på å identifisere gevinster og å avklare hvordan de skal måles. Selv om både gevinster og målemetoder er beskrevet, er det ikke sikkert at alt ligger til rette for at gevinstene kan hentes ut. Denne delen av gevinstprosessen dreier seg om å avklare hva som skal til for at gevinster skal kunne realiseres.

Under støttemateriell finner du beskrivelse av gevinstverksted del 2 og mal for realiseringsplan.

6. Realiseringsplan

Realiseringsplanen har fokus på å identifisere gevinster og å avklare hvordan man måler dem. Men selv om både gevinster og målemetoder er beskrevet, så er det ikke sikkert at alt ligger til rette for at gevinstene kan hentes ut. I realiseringsplanen avklares hvilke tiltak som skal til for at gevinster skal kunne realiseres og hvem som har ansvar for at tiltakene gjennomføres. Dette kalles også tiltaksplan. Realiseringsplanen settes opp for alle gevinster hvor noe må tilrettelegges for at gevinsten kan tas ut. 

Realiseringsplanen omfatter 

• tiltak for å realisere gevinsten (beskrivelse av tiltakene)

• frister for når tiltakene skal være gjennomført 

• ansvarlige for at tiltakene blir gjennomført

Realiseringsplanen legges på en egen fane og ikke i samme visning som gevinstplanen. Realiseringsplanen følger en annen struktur, og har sannsynligvis andre ansvarlige enn gevinstplanen. Det kan f.eks kreve flere tiltak for å kunne ta ut en gevinst, og i motsatt tilfelle kan ett tiltak dekke flere gevinster.  

7. Avklar forutsetninger og tiltak for å realisere gevinstene

For å sikre at en gevinst oppnås må man tenke nøye gjennom  hvilke forutsetninger som må være  på plass for å kunne ta ut den aktuelle gevinsten. Vurder deretter om det er noen av disse forutsetningene som mangler (ikke er på plass), og hva det i så fall er. Sett opp tiltak for å tette gapet slik at gevinsten kan realiseres.  Det kan hende at  flere tiltak må gjennomføres for å kunne ta ut gevinsten. Lag en egen rad for hvert tiltak . Eksempler på tiltak kan være at det kreves opplæring, systemanskaffelse, rutineendringer, omfordeling av oppgaver eller annet. Det dere identifiserer skrives inn i realiseringsplanen i kolonnen “Tiltak for å realisere gevinsten”. Deretter fylles realiseringsplanen ut med tidsfrister og ansvarlige for å få gjennomført tiltakene.

8. Ta ut gevinster 

Når forutsetningene for å ta ut gevinster er på plass, det vil si når tiltakene er gjennomført,  så kan organisasjonen følge opp gevinstene over tid, slik det er beskrevet i gevinstplanen. Det kan oppstå endringer i organisasjonen som utfordrer de målingene som er planlagt, og som gjør at nullpunktanalysen ikke blir riktig lenger. Det kan da bli utfordrende å dokumentere gevinstene, selv om de er oppnådd.