• ควรถามผู้ฟังก่อนว่าเราจะสามารถให้ feedback เขาได้หรือไม่ อาจจะขอเวลาซักครู่หนึ่ง

• ควรจะบอกหัวข้อที่ต้องการให้ข้อเสนอแนะ ผู้ฟังจะได้เตรียมตัวเตรียมใจรับฟังได้

• หากผู้ฟังไม่อยู่ในอารมณ์ที่จะสามารถรับฟังความคิดเห็นในเชิงลบได้ ผู้ให้ feedback ก็จะได้ทราบและนัดแนะหาเวลาพูดคุยกันในช่วงเวลาอื่นที่เหมาะสมกว่า

• อย่างไรก็ตาม ไม่ควรปล่อยทิ้งไว้นานเกินไปกว่าที่จะให้ feedback

ตัวอย่าง: โนบิตะ ฉันขอเวลาซัก 5 นาทีคุยกันหน่อยได้มั้ย ฉันมีเรื่องอยากจะบอกเธอเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นในที่ประชุมเมื่อเช้านี้

• อธิบายสิ่งที่เกิดขึ้นอย่างชัดเจน ควรจะระบุได้ว่าเกิดขึ้นเมื่อไหร่ ที่ไหน มีใครมีส่วนร่วมในเหตุการณ์บ้าง และผลลัพธ์เป็นอย่างไร

• ไม่ควรพูดอย่างกว้าง ๆ ว่า ผู้ฟังทำสิ่งนั้นอยู่บ่อยๆ หรืออยู่เสมอๆ 

• พูดถึงสิ่งที่คุณสังเกตเห็นหรือรู้สึกเท่านั้น ไม่ควรพยายามพูดแทนผู้อื่น

• หลีกเลี่ยงการตัดสินผู้ฟังไปก่อน

ตัวอย่าง: 

• เมื่อวานตอนที่คุยกับ x ฉันสังเกตเห็นว่าเธอขึ้นเสียงกับเขา

• เมื่อวานตอนที่พวกเราประชุมกัน ฉันคิดว่าเธอไม่ได้มีส่วนร่วมกับการสนทนาเท่าที่ควร

• พูดถึงผลกระทบจากพฤติกรรมดังกล่าวให้ชัดเจนมากที่สุด

• ยกตัวอย่างให้อีกฝ่ายมองเห็นว่าสิ่งที่ทำนั้นจะมีผลกระทบต่อตัวคุณ เพื่อนร่วมทีม และองค์กร อย่างไร อย่างชัดเจน

• ใช้คำว่า “มันทำให้ฉันรู้สึก/คิด...” แทนการพูดแทนคนอื่น เพื่อหลีกเลี่ยงการโต้เถียง

ตัวอย่าง: 

• เมื่อวานตอนที่คุยกับ X ฉันสังเกตเห็นว่าเธอขึ้นเสียงกับเขา -> ฉันรู้สึกไม่สบายใจเมื่อเห็นบรรยากาศเช่นนั้นในที่ทำงาน

• เมื่อเช้าตอนที่พวกเราประชุมกัน ฉันคิดว่าเธอไม่ได้มีส่วนร่วมกับการสนทนาเท่าที่ควร -> ฉันคิดว่าถ้าเธอมีส่วนร่วม เราสามารถผลักดันไอเดียของทีมเราได้มากกว่านี้

• ให้เวลาอีกฝ่ายได้คิดและแสดงความเห็นจากมุมมองของเขา

• หากอีกฝ่ายไม่กล้าตอบ ลองถามคำถามปลายเปิดเพื่อให้อีกฝ่ายได้แสดงความคิดเห็นด้วย

• ในระหว่างที่รอคำตอบ ไม่ควรกดดันหรือพูดต่อ ควรรักษาบรรยากาศที่ผ่อนคลายไว้

ตัวอย่าง: 

• เมื่อวานตอนที่คุยกับ X ฉันสังเกตเห็นว่าเธอขึ้นเสียงกับเขา -> ฉันรู้สึกไม่สบายใจเมื่อเห็นบรรยากาศเช่นนั้นในที่ทำงาน -> เธอคิดว่ายังไงบ้าง บอกฉันได้นะ

• ช่วยกันหาทางออกว่าจะแก้ไขปรับปรุงเรื่องนี้ได้อย่างไร ให้ตัวอย่างที่ทำได้จริง

• สรุปข้อความทั้งหมดให้ชัดเจน และสร้างบรรยากาศให้อีกฝ่ายรู้สึกว่าเราตั้งใจจริงที่จะให้ความช่วยเหลือ

• ในขั้นตอนนี้ควรใช้วิธีการ coaching ให้ผู้ฟังคิดใคร่ครวญถึงทางเลือกต่าง ๆ ด้วยตนเอง โดยมีผู้พูดเป็นคนใช้คำถามปลายเปิดเพื่อจุดประกายให้เขามองในมุมต่างๆ

• ไม่ควรยัดเยียดวิธีการแก้ปัญหา เพราะผู้ฟังจะไม่ได้รู้สึกเป็นเจ้าของวิธีการนั้นและอาจจะไม่อยากทำในที่สุด

ตัวอย่าง: 

• เธอคิดว่าจากจุดนี้แล้ว จะสามารถทำอะไรได้บ้างเพื่อเปลี่ยนแปลงสิ่งที่เป็นอยู่ 

• ถ้าจะเลือกทางนี้จะมีข้อจำกัดอะไรบ้าง 

• นอกจากทางเลือกนี้ มีอะไรอื่น ๆ อีกบ้าง 

• ถ้าฉันจะแนะนำให้ลองทำวิธีนี้ดู เธอคิดว่าเป็นอย่างไร 

• มีอะไรที่ฉันจะช่วยได้บ้าง