Säännöt
SUUR-SAVON SUKUTUTKIMUSYHDISTYS RY 21.5.2021 SÄÄNNÖT
1. Yhdistyksen nimi ja kotipaikka
Yhdistyksen nimi on Suur-Savon Sukututkimusyhdistys ry ja sen kotipaikka on Mikkelin kaupunki. Näissä säännöissä käytetään nimitystä yhdistys.
2. Tarkoitus ja toimintamuodot
Yhdistyksen tarkoituksena on sukututkimusharrastuksen edistäminen Etelä-Savossa. Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys pyrkii luomaan parempia tutkimusmahdollisuuksia hankkimalla sukututkimusmateriaalia, järjestämällä esitelmätilaisuuksia ja harrastamalla julkaisutoimintaa. Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi ottaa vastaan avustuksia, lahjoituksia ja jälkisäädöksiä.
Jäsenmaksuista, lahjoituksista tai muulla tavoin kertyvät tulonsa yhdistys käyttää toimintansa rahoittamiseen ja sukututkimusharrastuksen edistämiseen.
3. Jäsenet
Yhdistyksen varsinaiseksi jäseneksi voi liittyä jokainen 18 vuotta täyttänyt henkilö, jonka yhdistyksen hallitus jäseneksi hyväksyy. Jäsen sitoutuu noudattamaan yhdistyksen sääntöjä sekä sen toimielinten päätöksiä. Yhdistyksen jäseneksi hyväksytyn henkilön nimi kirjoitetaan yhdistyksen jäsenluetteloon, johon merkitään muutkin häntä koskevat tarpeelliset henkilötiedot.
Henkilö, joka on ansiokkaalla tavalla toiminut yhdistyksen tarkoitusperien edistämiseksi, voidaan yhdistyksen kokouksen päätöksellä kutsua yhdistyksen kunniajäseneksi tai kunniapuheenjohtajaksi.
4. Jäsenen eroaminen ja erottaminen
Yhdistyksen jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka suullisesti yhdistyksen kokouksessa pöytäkirjaan merkittäväksi. Jäsenen erottamisesta päättää yhdistyksen hallitus.
Yhdistyksen jäsen voidaan hallituksen päätöksellä erottaa yhdistyksestä, jos hän on jättänyt erääntyneen jäsenmaksunsa maksamatta tai on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä. Jäsen katsotaan eronneeksi yhdistyksestä, jos hän ei ole kahtena perättäisenä kalenterivuonna maksanut jäsenmaksuaan.
5. Jäsenmaksu
Yhdistyksen jäseniltä kannetaan jäsenmaksu. Kunniajäsen tai kunniapuheenjohtaja on kuitenkin vapautettu jäsenmaksusta. Jäsenmaksun suuruuden, kantoajan ja -tavan määrää yhdistyksen syyskokous.
6. Hallitus
Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, jonka yhdistyksen syyskokous valitsee kalenterivuodeksi kerrallaan. Hallitukseen kuuluu puheenjohtaja, kuudesta kahdeksaan (6-8) jäsentä ja kolme (3) varajäsentä. Hallituksen puheenjohtaja toimii myös yhdistyksen puheenjohtajana.
Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan, sihteerin ja varainhoitajan. Sihteeri ja varainhoitaja voidaan valita myös hallituksen ulkopuolisista yhdistyksen jäsenistä. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii. Hallituksen kokouksiin voi osallistua myös etänä puhelimitse tai tietokoneen välityksellä. Kokoukset voidaan pitää myös sähköpostitse.
Hallitus on päätösvaltainen, jos puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ja vähintään kolme jäsentä ovat saapuvilla. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
7. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen
Yhdistyksen nimen kirjoittavat hallituksen puheenjohtaja yksin tai varapuheenjohtaja yhdessä sihteerin tai varainhoitajan kanssa.
8. Tilikausi ja toiminnantarkastus
Yhdistyksen toiminta- ja tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös ja toimintakertomus on valmisteltava edelliseltä vuodelta helmikuun 15. päivään mennessä ja esiteltävä toiminnan-tarkastajalle maaliskuun 1. päivään mennessä. Toiminnantarkastajan tulee ennen maaliskuun 15. päivää antaa hallitukselle kirjallinen, yhdistyksen kevätkokoukselle osoitettu kertomus toimittamastaan yhdistyksen hallinnon ja tilien tarkastuksesta.
9. Yhdistyksen kokoukset
Yhdistys pitää vuosittain kaksi varsinaista kokousta. Yhdistyksen kevätkokous pidetään maalis-toukokuussa ja syyskokous loka-joulukuussa hallituksen määräämänä päivänä.
Yhdistyksen ylimääräinen kokous pidetään, milloin hallitus katsoo sen tarpeelliseksi tai kun vähintään yksi kymmenesosa (1/10) yhdistyksen koko jäsenluvusta sitä erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä neljäntoista (14) päivän kuluessa vaatimuksen esittämisestä.
Yhdistyksen kokoukseen voi osallistua hallituksen niin päättäessä myös postitse tai tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana tai ennen kokousta.
Kokous on päätösvaltainen, kun se on sääntöjen mukaisesti kutsuttu koolle. Yhdistyksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan, ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
Äänioikeus kokouksissa on varsinaisilla jäsenillä, kunniajäsenillä ja kunniapuheenjohtajilla. Kokouksessa jokaisella varsinaisella jäsenellä, kunniajäsenellä ja kunniapuheenjohtajalla on yksi ääni.
10. Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen
Yhdistyksen kokous kutsutaan koolle vähintään seitsemän (7) päivää ennen kokousta yhdessä yhdistyksen kotipaikkakunnalla ilmestyvässä sanomalehdessä julkaistavalla ilmoituksella. Lisäksi kutsu voidaan lähettää kirjallisesti kullekin jäsenelle tai sähköpostiviestinä niille jäsenille, jotka ovat ilmoittaneet sähköpostiosoitteensa yhdistykselle. Jos kokouksessa käsitellään yhdistyslain 23. pykälässä tarkoitettuja asioita, on ne mainittava kokouskutsussa.
11. Varsinaiset kokoukset
Yhdistyksen kevätkokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
- kokouksen avaus
- valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri ja kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi
ääntenlaskijaa
- todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
- hyväksytään kokouksen työjärjestys
- esitetään tilinpäätös, vuosikertomus edelliseltä toimintakaudelta ja toiminnantarkastajan lausunto
- päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille
vastuuvelvollisille
- käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat
Yhdistyksen syyskokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
- kokouksen avaus
- valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri ja kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi
ääntenlaskijaa
- todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
- hyväksytään kokouksen työjärjestys
- vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä jäsenmaksun suuruus seuraavalle
toimintakaudelle
- valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut varsinaiset jäsenet (6-8) sekä kolme (3) varajäsentä
- valitaan toiminnantarkastaja ja varatoiminnantarkastaja seuraavaksi toimintakaudeksi
- käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat
Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen kevät- tai syyskokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.
12. Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen
Yhdistyksen sääntöjen muuttamisesta on päätettävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) äänten enemmistöllä annetuista äänistä.
Yhdistyksen purkamisesta on päätettävä kahdessa, vähintään kahden kuukauden väliajoin pidettävässä yhdistyksen kokouksessa kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta.
Jos yhdistys purkautuu, luovutetaan sen varat ja muu omaisuus yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla.