Gestione della cassa
Nel G.A.S. i pagamenti sono gestiti tramite la "cassa". Inizialmente tutti gli ordini si pagavano alla consegna al momento del ritiro. Questo comportava che chi gestiva la distribuzione doveva anche procurarsi un fondo cassa per i resti e oltre a badare ai ritiri era impegnato anche nella riscossione.
Quando il G.A.S. è cresciuto, sia per numero di ordini sia per numero di ordinazioni, questo modo di fare non è stato più praticabile. Abbiamo deciso di creare una sorta di salvadanaio e scegliere un tesoriere e un ragioniere. Il primo tiene fisicamente i soldi e gestisce i pagamenti ai produttori. Il secondo tiene traccia di chi ha preso cosa o di quanto ha versato.
Siamo cresciuti ancora e anche questo sistema si è rivelato impraticabile. Adesso abbiamo un sito web:
dove ciascuno può consultare il proprio conto. Per accedere è necessario un account Google.
Adesso non c'è più un solo tesoriere e non c'è più un solo ragioniere. Chiunque può proporsi per tenere i soldi, e gli altri glieli consegnano. Lui stesso sul sito registra i passaggi, addebitandosi la cifra ricevuta e accreditando a chi ha consegnato.
Essere in negativo quindi ha due significati possibili:
è la disponibilità a effettuare pagamenti;
è la misura di quanto si è ricevuto rispetto a quanto si è dato.
F.A.Q. (aka domande frequenti)
1) Ogni quanto devo consultare il sito?
Spesso. Ad oggi ogni volta che viene inserito un movimento, gli interessati ricevono una mail. L'ideale sarebbe che ad ogni ricezione ciascuno di noi controllasse in modo da trovare eventuali errori.
2) Ricevo tantissime mail, alcune doppione, vuol dire che pago doppio?
No. Il sito invia una mail sia al momento dell'inserimento sia al momento della modifica. Se per esempio viene inserito il pagamento delle uova, poi per qualche motivo c'è una correzione (vuoi per il numero di uova ritirate o semplicemente per un errore di battitura nelle note), al momento del salvataggio vengono comunque inviate tutte le email. Ma ciò non vuol dire che l'addebito sia ripetuto!
3) Dov'è la cassa verdure?
La cassa verdure attualmente è gestita in differita, ossia non si hanno addebiti settimanali, ma circa due volte per periodo.
4) C'è un addebito errato o manca un accredito. Cosa devo fare?
Le correzioni funzionano così:
se manca un accredito mandi una mail a Simone, come gestore della cassa, alla persona a cui hai dati i soldi per farti confermare che l'hai fatto e a Renato per sapere che fine hanno fatto.
se c'è un addebito non riconosciuto scrivere solo a Simone;
se c'è un addebito di un ordine cui si è partecipato, ma con importo errato, oppure un ordine ricorrente (tipo la frutta di Lorenzoni) relativo ad una settimana che si è saltata, scrivere a Simone e al responsabile di quell'ordine.
Dopo aver inviato la mail, attendere pazientemente (anche una settimana) i chiarimenti o le correzioni.