Instructie en stappenplan
Stap 1
Begin met het maken van een kopie van dit bestand. Geef het bestand een logische naam zodat deze later makkelijk terug te vinden is.
Stap 2
Op het tweede tabblad van de spreadsheet (Email Templates) moet eerst een aantal variabelen worden ingevuld. Zie het voorbeeld hieronder.
Bij Email afzender kan eventueel een ander e-mail adres ingevuld worden dan je eigen Gmail adres.
Stap 3
Nu kan het eerste tabblad eventueel handmatig gevuld worden met e-mail adressen, maar daarvoor kan ook een formulier online gezet worden zodat mensen zichzelf kunnen aanmelden.
Klik daarvoor in de spreadsheet op: Formulier, Ga naar live formulier of embed het formulier ergens op een andere pagina. Mensen die zich aanmelden krijgen automatisch daarvan een bevestiging en jijzelf krijgt ook een afschrift.
Stap 4
Natuurlijk is het wel zaak om nu een nieuwsbrief aan te maken. Google Sites biedt daarvoor een prachtige mogelijkheid, want alles wat je op een pagina zet zal als inhoud van de nieuwsbrief via e-mail verstuurd worden, met volledig behoud van opmaak! Zorg er wel voor dat je een template kiest die niet al te breed is, want anders loop je kans dat dit alsnog niet mooi wordt weergegeven bij de ontvanger. Het mooie van deze benadering is echter wel dat ook opgenomen plaatjes automatisch getoond zullen worden.
Voor alle duidelijkheid: alleen de inhoud van een pagina wordt weergegeven in de nieuwsbrief, dus niet de inhoud van de zijkolom en eventuele horizontale navigatie.
Stap 5
Om de ontvangstbevestiging werkend te krijgen moet er voor het script ontvangstbevestiging.gs nog een trigger ingesteld worden. Ga daarvoor in de spreadsheet naar: Extra - Scripteditor. Klik in de linkerkolom op het script zodat deze actief wordt. Ga dan naar: Hulpbronnen - Triggers voor huidige project. Klik op: Voeg een nieuwe trigger toe. Kies dan voor:
Ontvangstbevestiging - Uit spreadsheet - Bij verzenden formulier en dan uiteraard Opslaan.
Als gevraagd wordt om Autorisatie ook hier weer akkoord geven.
Stap 6
Als het eerste tabblad gevuld is met een aantal e-mail adressen (1 is al genoeg) en de link naar de nieuwsbrief is ingevuld op het tweede tabblad kan er een nieuwsbrief verstuurd worden via de knop in het menu.
De eerste keer dat daarop geklikt wordt komt er een popup venster dat vraagt om autorisatie. Klik op OK en kies voor accepteer in het vervolgmenu. Dit hoeft maar een keer te gebeuren.
Als er nu nog een keer geklikt wordt op Nieuwsbrief, Verzend nieuwsbrieven in het spreadsheetmenu zal (zullen) de nieuwsbrieven daadwerkelijk verzonden worden.
Bedenk dat iemand die zich aanmeldt niet automatisch de laatste nieuwsbrief ontvangt. Deze krijgt alleen een aanmeldbevestiging. Pas wanneer (opnieuw) op de knop Verzend nieuwsbrieven wordt geklikt zullen de nieuwsbrieven de deur uitgaan!
Klaar
Als alle stappen op de juiste manier zijn doorlopen moet dit vanaf nu gewoon werken!
