Lời nói đầu
Dowload tai lieu day: http: //sites.google.com/site/nguyenvanhongdhbk/download
Để làm nên một bài giảng điện tử đòi hỏi người dạy học phải có kiến thức cơ bản về tin học, kỹ năng soạn thảo văn bản, kỹ năng sử dụng các công cụ để tạo nên các bài giảng, giáo án điện tử. Tài liệu này được biên soạn nhằm giúp quý thầy cô có kỹ năng cần thiết để tạo ra các bài giảng điện tử có chất lượng với phần mềm soạn thảo trình chiếu MS PowerPoint cùng với các phần mềm hỗ trợ khác.
Tài liệu này sẽ tiếp tục được cập nhật các kỹ thuật mới, giới thiệu các công cụ hữu ích cho công tác soạn bài giảng điện tử trong các phiên bản tiếp theo. Tác giả mong nhận được ý kiến đóng góp của các bạn để ebook này ngày càng hoàn thiện hơn.
Bài 1
THAO TÁC CƠ BẢN
1. Khởi động PowerPoint:
Cách 1: Start - Programs - Microsoft Office - Microsoft Office PowerPoint 2003.
Cách 2: Start - Run: powerpnt. Enter
2. Tạo mới một trình chiếu (Presentation):
Cách 1: File - New.
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N
Ngay sau đó vùng tác nghiệp (Task Pane) sẽ hiện ra ở bên phải màn hình Powerpoint cho phép bạn lựa chọn 1 trong các cách tạo mới một trình chiếu (presentation).
* Blank presentation: Tạo mới một trình chiếu trống hoàn toàn, không có định dạng, không có nội dung sẵn có ...
* From design template: Tạo một trình chiếu từ các mẫu có sẵn do Microsoft cung cấp, các mẫu này bạn cũng có thể tải về tự mạng Internet hoặc tự thiết kế theo ý mình.
* From AutoContent wizard..: Tạo một trình chiếu theo mẫu nội dung có sẵn.
* From existing presentation...: Tạo một trình chiếu từ các trình chiếu đã có nội dung sẵn trước đó
* Photo album: Tạo một trình diễn bằng ảnh.
Bài 2
GIỚI THIỆU CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN
1. Cấu trúc màn hình PowerPoint:
Về cơ bản cấu trúc cửa sổ của PowerPoint có các thành phần cơ bản giống tất cả các cửa sổ của các phần mềm soạn thảo khác. Có một vài khác biệt nhỏ là trong cửa sổ PowerPoint có các ô cửa sổ nhỏ bên trái và bên phải giúp người sử dụng thao tác nhanh với các trang trình chiếu của mình, tên gọi của chúng là task pane tạm dịch là vùng tác nghiệp.
2. Thanh công cụ:
Thanh công cụ là nơi tập hợp các lệnh thông dụng nhất từ thanh thực đơn lệnh thành các nút lệnh để giúp người sử dụng thao tác nhanh.
Standard chứa các lệnh cơ bản từ menu File, Edit.
Formatting chứa các lệnh định dạng như thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, màu nền, màu chữ, canh lề ...
Control Toolbox các đối tượng điều khiểu bao gồm các nút lệnh, các ô chữ (textbox), ... và các đối tượng dùng để điều khiển trình chiếu - thường dùng trong việc kết hợp lập trình với PowerPoint.
Drawing chứa các lệnh đồ họa như vẽ các ô chữ, các hình đồ họa như trong các trình soạn thảo thông thường khác.
Outlining chứa các lệnh làm việc với bản thảo trình chiếu.
Picture dùng để định dạng hình ảnh, đối tượng đồ họa
Reviewing, Revisions
Tables and Borders dùng để làm việc với bảng và đường kẻ, khung viền...
Task pane vùng tác nghiệp, là ô cửa sổ nằm ở góc phải màn hình.
Visual Basic hiển thị cửa sổ lập trình, viết lệnh điều khiển trình chiếu
Web các công cụ dành cho web khi bạn muốn biến trình chiếu của mình thành một trang web
WordArt chữ nghệ thuật
Trong quá trình soạn thảo trình chiếu bạn nên hiển thị 3 thanh công cụ Standard, Formatting và Drawing để thao tác nhanh với bản thảo của mình. Và nên tắt bớt những thanh công cụ khác nếu chưa thực sự cần dùng đến chúng để có không gian soạn thảo rộng rãi hơn.
Để ẩn hiện các thanh công cụ bạn có thể dùng 1 trong 2 cách sau:
Cách 1: Vào menu View - Toolbars. Đánh dấu vào thanh công cụ cần hiển thị, bỏ đánh dấu để ẩn thanh công cụ chưa sử dụng đến.
Cách 2: Kích phải trên thanh công cụ hoặc thanh menu, đánh dấu và thanh công cụ cần hiển thị và bỏ đánh dấu thanh công cụ chưa dùng đến.
3. Soạn thảo
- Chọn một phương thức thể hiện phù hợp với nội dung cần trình bày bằng cách kích chọn một layout trên vùng tác nghiệp (task pane) ở bên phải màn hình soạn thảo như hình bên. Ví dụ: trang trình chiếu thể hiện tiêu đề bạn chọn layout là title layout.
Lưu ý: Trong trường hợp không có Slide Layout ở bên phải màn hình bên phải bạn kích phải trên thanh menu đánh dấu vào Task pane. Khi có Task pane ở bên phải nhưng không phải là Slide Layout thì bạn kích vào mũi tên gần dấu X, chọn Slide Layout.
- Các hình thức thể hiện chỉ là gợi ý, bạn có thể tạo một trang trình chiếu (slide) với hình thức tùy thích miễn sao thể hiện hiệu quả nội dung cần trình bày.
- Gõ nội dung vào các ô chữ hiển thị ở vùng soạn thảo giữa màn hình, số lượng các ô chữ có thể thêm bớt tùy vào nội dung của bạn. Việc định dạng các nội dung này bạn có thể làm tương tự như các phần mềm soạn thảo thông thường khác, nên dùng thanh công cụ Formatting để thao tác nhanh hơn.
- Nên sử dụng các font chữ thuộc bảng mã Unicode để khi chép sang máy khác bạn không cần phải lo thiếu font chữ. Font nên dùng là Verdana.
4. Tạo mới slide:
Cách 1: Vào Insert - New Slide.
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + M.
Cách 3: Kích vào nút trên thanh công cụ.
Chọn một layout phù hợp cho nội dung cần thể hiện và gõ nội dung vào phần soạn thảo.
5. Thay đổi vị trí các slide:
Bằng cách kích giữ chuột và kéo thả các silde trên phần cửa sổ bên trái màn hình soạn thảo bạn có thể thay đổi vị trí các trang trình chiếu.
6. Trình chiếu.
Để xem kết quả soạn thảo bạn vào menu View - Slide Show hoặc nhấn phím F5. Để thoát phím ESC để thoát khỏi màn hình trình chiếu trở về màn hình soạn thảo.
Để trình chiếu từ trang hiện tại trở về sau bạn dùng tổ hợp phím Shift + F5 hoặc kích vào nút
ở cuối phần cửa sổ bên trái màn hình soạn thảo.
Chức năng này bạn thường xuyên sử dụng khi bắt phải bắt đầu từ một slide không phải là trang đầu tiên của bài giảng.
Bài 3
LÀM VIỆC VỚI TEXTBOX, AUTOSHAPE
Tất cả các nội dung trong trình chiếu đều phải đặt trong các textbox, vì vậy làm việc với textbox là một yêu cầu tất yếu để soạn thảo các nội dung trình chiếu nhanh, hiệu quả.
1. Hiển thị thanh công cụ Drawing
Để thao tác nhanh với các đối tượng textbox, autoshape chúng ta nên hiển thị thanh công cụ Drawing bằng cách kích phải trên menu, đánh dấu chọn Drawing. Khi đó thanh công cụ Drawing sẽ xuất hiện phía góc dưới màn hình soạn thảo.
2. Textbox
Kích chọn nút trên thanh công cụ Drawing. Kích chuột kéo vào vùng soạn thảo tại vị trí bất kỳ.
Để thay đổi màu nền của textbox, kích vào mũi tên màu đen nhỏ ngay cạnh biểu tượng để chọn một màu thích hợp cho textbox.
Chọn No Fill để màu nền của textbox trong suốt.
Chọn Automatic để lấy màu nền mặc định.
Chọn 1 trong các màu có sẵn. Nếu các màu có sẵn không thích hợp, có thể kích vào nút More Fill Colors để chọn một màu thích hợp hơn trong bảng màu.
Kích chọn Fill Effects để chọn các hiệu ứng đặc biệt khác.
Để thay đổi màu đường viền bao quanh textbox, kích chọn mũi tên màu đen nhỏ ngay cạnh bên biểu tượng . Cách chọn màu tương tự như chọn màu nền. Để mất đường viền bao quanh textbox chọn No Line trong bảng màu.
Trong trường hợp sử dụng các textbox để chứa một nội dung chú thích cho một nội dung khác thì nên chọn tại là No Fill để mất màu nền, và chọn tại
để mất đường viền bao quanh textbox.
Để thay đổi màu chữ, kích chọn mũi tên màu đen ngay cạnh bên biểu tượng trên thanh công cụ Drawing. Chọn một màu thích hợp đảm bảo không trùng với màu nền của trang trình chiếu và màu nền của textbox đó. Nên sử dụng các màu sáng, có độ tương phản cao để sử dụng phù hợp trong mọi đều kiện ánh sách giúp học sinh, sinh viên dễ theo dõi.
Ngoài ra bạn còn có thể thay đổi kích thước, hình dạng các đường viền, các hiệu ứng 3D, đổ bóng .... để làm cho nội dung bên trong textbox nổi bật hơn.
Để lần sau khi kích chọn một textbox mới thì textbox có định dạng giống textbox hiện tại thì kích phải tại vị trí các đường khung của textbox, sao cho xuất hiện menu ngữ cảnh. Chọn Set Autoshape Defaults.
3. Autoshape
Autoshape giúp bạn làm cho nội dung sinh động hơn, giúp bạn thể hiện sơ đồ, nội dung đặc biệt,... . Kích vào nút Autoshapes trên thanh công cụ Drawing để chọn một hình thích hợp cho nội dung của bạn và kích giữ chuột vẽ vào vùng soạn thảo.
Các thao tác định dạng đường viền, màu nền ... đều tương tự như với các textbox như đã hướng dẫn ở phần trên.
Mặc định khi bạn vẽ xong một autoshape thì vẫn chưa thể gõ chữ vào bên trong nó, kích phải chọn Add text trên menu ngữ cảnh để gõ nội dung vào bên trong Autoshape.
Kinh nghiệm cho thấy khi đưa một nội dung vào Autoshape thì nội dung đó khó nằm giữa hình, vì vậy bạn nên kết hợp một textbox chứa nội dung không màu nền, không đường kẻ và đè lên Autoshape.
4. Thay đổi kích thước
Đưa con trỏ và vị trí các biên của textbox, autoshape cần thay đổi kích thước, khi xuất hiện con trỏ dạng:
, ,, thì nhấn giữ chuột để thay đổi độ rộng. Kết hợp phím Alt và kéo chuột sẽ giúp bạn thay đổi được kích thước theo ý muốn.
5. Thay đổi vị trí
Kích chọn textbox, autoshape tại vị trí các đường biên của chúng sau cho xuất hiện con trỏ di chuyển , giữa chuột và kéo hình đến vị trí mới. Kết hợp phím Alt và chuột để di chuyển hình đến vị trí mới dễ dàng và chuẩn xác hơn.
Trong một số trường hợp nếu bạn khó chọn hình thì kích chuột vào nút trên thanh công cụ Drawing và giữ chuột kéo quanh đối tượng cần chọn. Cách này cũng có thể dùng để chọn nhiều đối tượng cùng lúc thay vì nhấn phím Shift để chọn từng đối tượng 1.
Lưu ý: Trong khi thao tác với textbox, autoshape cũng như các đối tượng đồ họa khác trong PowerPoint bạn phải phân biệt thao tác chọn nội dung bên trong đối tượng hay chọn đối tượng để làm việc. Nếu chọn đối tượng để làm việc thì phải đưa con trỏ tới vị trí biên của đối tượng đó đến khi xuất hiện con trỏ 4 chiều
rồi mới kích chọn.
6. Xoay chiều
Kích chuột chọn textbox, autoshape hoặc đối tượng đồ họa khác cần xoay chiều khi xuất hiện con trỏ 4 chiều . Để xoay chiều hình bạn kích giữ chuột tại nút màu xanh ngay trên hình đó, giữ chuột và xoay theo chiều bất kỳ.
7. Nhóm các đối tượng
Trong quá trình soạn thảo trình chiếu có thể bạn sử dụng nhiều hình ảnh, textbox, autoshape để minh họa cho một nội dung, để tránh trường hợp khi sao chép, thay đổi làm ảnh hướng đến vị trí các đối tượng đồ họa bạn nên nhóm chúng thành một nhóm bằng cách chọn tất cả các đối tượng đồ họa liên quan, kích phải chọn Grouping - Group.
Khi cần sửa chữa một các đối tượng nào bên trong nhóm thì kích phải trên nhóm chọn lệnh phân rã: Grouping - Ungroup. Sửa xong nên nhóm lại bằng cách kích phải trên đối tượng đồ họa đó chọn Grouping - Regroup để phục hồi lại trạng thái nhóm các đối tượng như trước lúc sửa chữa.
8. Thực hành
- Yêu cầu nắm vững nguyên tắc chọn các đối tượng đồ họa để làm việc.
- Cách làm một hình ảnh có định dạng mẫu để các hình tiếp sau có định dạng giống nó.
- Cách hiển thị và sử dụng thanh công cụ Drawing để thao tác nhanh với các đối tượng đồ họa
- Cách nhóm các đối tượng đồ họa lại để khi di chuyển không bị lệch.
- Sử dụng phím Alt kết hợp với chuột để thay đổi kích thước, vị trí của các đối tượng đồ họa (so sánh việc có và không có sử dụng phím Alt bạn các thao tác này).
Bài 4
LÀM VIỆC VỚI HÌNH ẢNH
Hình ảnh cũng là đối tượng thường được sử dụng thường xuyên trong trình chiếu của bạn, bài này hướng dẫn bạn một số kỹ năng cơ bản với hình ảnh.
1. Chuẩn bị
Để nội dung phong phú bạn nên chuẩn bị trước các hình ảnh minh họa từ nhiều nguồn khác nhau như tự thiết kế bằng các phần mềm chuyên dụng như Photoshop, Corel, ...; từ mạng Internet; chụp từ màn hình; từ ClipArt có sẵn của bộ Office.
Cần phải chọn những hình minh họa phụ hợp với chủ đề đang trình bày, không nên chèn các hình có tính giải trí vào bài giảng làm người học phân tán tâm lý không tập trung vào bài giảng. Nên sử dụng hình có nền đơn giản phù hợp với nền trang trình chiếu và nên sửa lại màu chữ phù hợp để tránh trường hợp hình ảnh che mất nội dung.
2. Sử dụng ClipArt
Khi bộ Office của bạn được cài đầy đủ các thành phần thì mới có các hình ảnh có sẵn trong Clipart và trình quản lý hình ảnh Clipart. Nếu không có bạn phải đưa đĩa cài đặt Office vào ổ CD để cài bổ sung.
Clipart sẽ xuất hiện tại vùng tác nghiệp (task pane) ở phần cửa sổ bên phải giúp bạn tìm kiếm nhanh một hình ảnh theo chủ đề, theo phân loại.
Nếu không muốn tìm kiếm theo tên, bạn có kích vào nút Organize clips để khởi động trình quản lý hình ảnh. Những hình ảnh của clipart được phân loại theo chủ đề và tổ chức dưới dạng cây.
Chọn hình phù hợp với nội dung cần minh họa, kích phải trên hình chọn lệnh Copy, đóng cửa sổ trình quản lý ClipArt để trở về màn hình soạn thảo trình chiếu. Nhấn Ctrl + V để dán hình ảnh từ ClipArt.
Trong trường hợp muốn lấy nhiều hình từ ClipArt thì bạn chỉ cần thu nhỏ cửa sổ trình quản lý Clipart không nên tắt.
Bài 5
MOVIES & SOUND
1. Chuẩn bị
- Chuẩn bị các đoạn video và âm thanh minh họa cho chủ đề của bạn cần trình bày và tổ chức nó vào một thư mục riêng và luôn chép kèm theo file trình chiếu của bạn vì file video không lưu vào file trình chiếu như đối với hình ảnh và các đối tượng đồ họa khác.
- Những đoạn video và âm thanh nên sử dụng các định dạng thông thường mà phần mềm Windows Media có thể mở được. Nếu sử dụng các định dạng khác bạn có thể không mở được file video hoặc âm thanh.
- Video và âm thanh có thể lấy từ nhiều nguồn khác nhau như cắt lấy từ một bộ video, sưu tầm từ mạng Internet, từ máy quay kỹ thuật số, hoặc dùng phần mềm ghi lại hoạt động trên màn hình của chính máy bạn...
2. Chèn video
Vào Insert - Movies and sounds... --> Movies from File...
Tìm đến file video bạn đã chuẩn bị trước, chọn Open tương tự cách chèn hình ảnh thông thường.
Ngay sau đó sẽ xuất hiện một hộp thoại hỏi bạn muốn chạy đoạn video lên một cách tự động (kích nút Automatically) hay muốn chạy khi bạn kích chuột vào (kích nút When Clicked).
2.1 Xem video trong màn hình thiết kế Slide
Trong trường hợp bạn cần xem trước đoạn video trong màn hình thiết kế. Kích phải vào đoạn video vừa chèn vào trên Slide. Chọn Play movie.
bạn có thể thay đổi độ rộng màn hình đoạn video tùy ý sao cho phù hợp với nội dung còn lại trong slide. Đưa con trỏ đến các vị trí biên của đoạn video, xuất hiện mũi tên 2 chiều kéo để thay đổi độ rộng.
2.2 Chọn cách thể hiện movie
Kích phải trên đoạn movie trên màn hình thiết kế slide. Chọn Edit Movie Object.
- Loop until stopped: lặp lại đoạn video cho đến khi chuyển qua slide khác.
- Rewind movie when done playing: trả lại cửa sổ video giống như trạng thái ban đầu sau khi chạy xong đoạn video đó.
- Hide while not playing: Ẩn đoạn movie khi ở trạng thái không chạy.
- Zoom to full screen: chạy đoạn video ở chế độ toàn màn hình.
- Kích vào nút để chọn mức âm thanh khi chạy đoạn video.
3. Chèn âm thanh
Vào menu Insert - Movies and sounds. Chọn Sound From File. Chọn tập tin âm thanh cần chèn vào slide. Chọn Open.
Sau khi chèn xong đoạn âm thanh sẽ hiện ra biểu tượng hình chiếc loa.
- Để nghe trước file âm thanh vừa chèn trong màn hình soạn thảo slide: kích phải chọn Play sound.
- Để đặt chế độ thể hiện file âm thanh, kích phải chọn Edit Sound Object. Các lựa chọn giống như lựa chọn của
Bài 6
LÀM VIỆC VỚI SLIDE
1. Sử dụng template
Mặc định trong PowerPoint có nhiều mẫu với định dạng sẵn để người dùng có thể chọn sử dụng phù hợp với nội dung cần trình bày của mình.
Sau khi tạo mới một trình chiếu, vào menu Format - Slide Desgin, ngay đó xuất hiện các mẫu có sẵn trong vùng tác nghiệp (task pane), kích chuột vào các mẫu để xem và chọn mẫu phù hợp với nội dung của bạn.
Nếu sử dụng một mẫu khác mà bạn đã lưu ở một thư mục khác của riêng mình thì nhấn nút Browse ở cuối vùng tác nghiệp.
Các mẫu (template) này bạn có thể bổ sung thêm vào máy của bạn bằng cách vào www.microsoft.com để tải về hoặc dùng từ khóa "free powerpoint template" trong www.google.com.vn để tìm những website cho bạn tải những mẫu Powerpoint miễn phí.
Để chọn một mẫu cho riêng một slide đang chọn thì kích phải chuột trên các mẫu trong vùng tác nghiệp, chọn Apply to Selected Slides.
2. Chọn layout
Tùy nội dung cần trình bày mỗi trang trình chiếu cần có một phương thức thể hiện riêng. Để chọn layout cho trang slide của bạn vào menu Format - Slide layout. Vùng tác nghiệp (task pane) sẽ hiện ra các layout để bạn chọn cho trang slide của mình.
Nếu các layout có sẵn không thích hợp thì bạn có thể dùng một layout trắng, không có định dạng và tự thiết kế theo nội dung cần của trang trình chiếu.
3. Màu nền cho slide
Vào menu Format - Background. Kích vào ô có nút mũi tên để chọn một màu thích hợp có sẵn.
- Automatic: màu nền mặc định theo mẫu đã chọn.
- More colors để xuất hiện bảng màu đầy đủ nếu các màu có sẵn không phù hợp.
Nhấn Apply để cập nhật màu nền vừa chọn cho trang slide hiện tại.
Nhấn Apply to All để cập nhật màu nền vừa chọn cho tất cả các trang slide hiện có.
Nhấn Cancel để bỏ qua thao tác chọn màu nền và trở về màn hình soạn thảo.
4. Hình nền cho slide
Nếu các màu nền, hình nền của mẫu có sẵn không phù hợp, bạn có thể thay thế bằng một hình ảnh do bạn tự thiết kế hoặc sưu tầm từ Internet...
Vào menu Format - Backgroup. Kích chọn ô chọn màu nền như phần trên. Chọn Fill Effects.
Trong hộp thoại Fill Effects (hình bên), kích chọn thẻ Picture. Nhấn nút Select Picture, chọn hình ảnh thích hợp để làm nền cho trang trình chiếu.
Nhấn OK. Chọn Apply để chọn hình làm nền cho 1 slide đang làm việc, Chọn Apply to All để chọn hình làm nền cho tất cả các trang slide hiện có.
Để có một slide thẩm mỹ, có hiệu quả bạn nên sử dụng các hình ảnh ít chi tiết, hình có màu sáng và phải thể hiện được chỉ đề của bài giảng.
5. Hiệu ứng cho nền slide
Nếu không có hình nền phù hợp bạn có thể sử dụng một số hiệu ứng cho sẵn để làm cho nền slide không đơn điệu, thẩm mỹ hơn, làm nổi bật nội dung cần trình bày.
Cũng vào menu Format - Background, kích chọn ô chọn màu. Chọn Fill Effect, chọn các thẻ Gradient, Texture, và Pattern để chọn một kiểu hiệu ứng phù hợp.
6. Canh lề nội dung
Kích chọn texbox, shape chứa nội dung cần canh lề trong slide. Vào menu Formart, Aligment.
Align Left (hoặc Ctrl + L): canh trái
Center (hoặc Ctrl + E): canh đều
Align Right( hoặc Ctrl + R): canh phải
Justify: canh đều
Hoặc sử dụng các nút , , , trên thanh công cụ Formatting để định dạng nhanh hơn. Nhưng mặc định nút không hiển thị trên thanh công cụ Formating. bạn kích phải trên thanh công cụ hoặc trên thanh menu, chọn Customize, chọn thẻ Command trong hộp thoại Customize, chọn lệnh Format, tìm đến nút
trong phần cửa sổ bên phải, giữ chuột và kéo nó đến vị trí sát bên nút Right trên thanh công cụ Formatting, nhấn Close trên hộp thoại.
7. Thay đổi vị trí Slide
Để bố cục nội dung logic thì đôi lúc bạn cần phải đổi vị trí các nội dung trong bài giảng của mình. Kích giữ chuột vào dạng thu nhỏ slide ở ô cửa sổ bên trái màn hình soạn thảo và đẩy slide đến vị trí mới.
Nếu ô cửa sổ này ở dạng hiển thị khác không như hình bên thì bạn vào menu View - Normal. Hoặc kích vào nút
ở góc bên trái cuối ô cửa sổ.
8. Xóa slide
- Kích phải trên slide trong ô cửa sổ bên trái màn hình soạn thảo chọn Delete Slide.
- Để chọn nhiều silde cùng lúc sử dụng phím Shift hoặc Ctrl kết hợp với kích chuột vào slide cần xóa. Kích phải chọn Delete.
9. Thực hành
- Tạo nhiều trang slide với mỗi trang là một mẫu khác nhau.
- Sử dụng hình nền và hiệu ứng cho từng slide.
Bài 7
SLIDE MASTER
Slide master là một yếu tố cấu thành một mẫu slide, slide master lưu trữ các thông tin về định dạng font chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí các đối tượng, màu nền, hình nền...
Slide master còn cho phép người sử dụng chèn vào các đối tượng đồ họa, các siêu liên kết để dùng chung cho tất cả các slide trong trình chiếu của bạn.
Bạn có thể tự thiết kế một mẫu slide dùng chung cho tất cả các trang trình chiếu của mình bằng cách chỉnh sửa slide master.
1. Chỉnh sửa slide master
Vào View - Master - Slide Master.
Kích chuột vào các vùng tiêu đề, nội dung, ...để thay đổi định dạng, thay đổi vị trí, kích thước của chúng.
Ví dụ:
- Để tất cả các slide của bạn tạo ra đều sử dụng tiêu đề màu xanh thì bạn kích vào vùng tiêu đề ở trên cùng, chọn màu chữ của nó màu xanh.
- Ví dụ để tất cả các nội dung của slide mặc định đều sử dụng font chữ là Verdana thì bạn kích chọn vùng nội dung ở giữa, chọn font Verdana, cỡ chữ..
2. Sử dụng slide master
Kích nút trên thanh công cụ để tạo mới một slide, slide mới sẽ có định dạng và vị trí các thành phần giống như slide master bạn vừa chỉnh sửa.
3. Ứng dụng slide master
Ứng dụng slide master để đưa một logo của cơ quan, công ty của bạn vào trình chiếu để mỗi trang đều có một logo hiện trên đó mà bạn không phải chèn logo mỗi khi tạo một slide mới.
Vào View - Master - Slide Master như phần 1. Vào Insert - Picture - From file... và chỉ đến file hình logo hoặc biểu ngữ cần đưa vào slide.
Dùng thanh công cụ Picture để định dạng hình ảnh phù hợp với màu nền, xem xét sử dụng công cụ làm mất màu nền để logo ăn khớp với nền của slide. Xem lại bài 4
Nhấn nút Close Master View để kết thúc thao tác chỉnh sửa. Bây giờ mỗi khi bạn tạo mới một slide thì sẽ xuất hiện logo, biểu ngữ hoặc hình ảnh mà đã đưa vào Slide Master.
Bài 8
HYPERLINK
1. Khái niệm hyperlink
Hyperlink dùng để liên kết đến một tài liệu trên mạng Internet, trên mạng nội bộ, hoặc trên máy của bạn bằng cách lưu lại đường dẫn đến tài liệu. Khi kích vào hyperlink sẽ dẫn đến trang web theo địa chỉ đã lưu hoặc mở một tài liệu trong đường dẫn.
Sử dụng hyperlink trong powerpoint để liên kết đến các slide, đến một trình chiếu khác, đến một tập tin minh họa, hoặc đến một trang web trên internet để làm cho bài giảng phong phú, dễ hiểu với người học.
Hyperlink còn giúp bạn liên kết đến một vị trí được đánh dấu (bookmark) bên trong một tài liệu. Ví dụ bạn dùng một file Excel để làm các bài tập thực hành và đánh dấu từng bài tập trong đó. Khi cần liên kết đến tài liệu nào chỉ cần tạo một hyperlink đến bài tập đó từ trình chiếu của bạn.
2. Khái niệm về bookmark
Bookmark là một từ, đoạn, một đối tượng trong một tài liệu được đánh đấu với một tên riêng để phân biệt với các vùng khác. Chúng ta hãy hiểu nôm na bookmark giống như việc người ta đặt tên cho các khu hành chính vậy.
Tùy theo nhu cầu sử dụng số lượng bookmark trong mỗi tài liệu là không hạn chế miễn sao không trùng tên giữa chúng.
3. Tạo hyperlink trong trình chiếu
- Kích phải trên một đối tượng bất kỳ trong slide như chữ viết, hình ảnh, shape,... để tạo hyperlink liên kết đến một website, một văn bản, hoặc một trang slide khác trong trình chiếu hiện tại của bạn. Chọn Hyperlink (hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + K).
Sau khi chỉnh sửa xong nhấn nút Close Master View trên thanh công cụ Slide Master.
3.1 Tạo liên kết đến một trang silde khác trong trình chiếu hiện tại
Công dụng:
- Sử dụng liên kết slide - slide để mô tả cụ thể vấn đề bạn đang trình bày, ví dụ trình chiếu cho một ví dụ.
- Người ta thường dùng liên kết slide - slide để di chuyển nhanh đến các chương mục trong trình chiếu bằng một dãy các hypelink có trong mỗi slide. Trong trường hợp muốn có một dãy hyperlink liên kết đến các đường dẫn giống nhau trong tất cả các slide thì hãy sử dụng slide master, dùng các texbox hoặc shapes để nhúng vào slide master.
- Không nên sử dụng hyperlink liên kết lòng vòng quá nhiều lần trong slide làm cho người học khó theo dõi, nội dung trình bày không logic.
Thực hiện
- Từ hộp thoại tạo hyperlink kích nút Place in this document trong phần cửa sổ bên trái. Chọn một slide cần liên kết đến trong danh sách các trang slide hiện trong phần cửa sổ giữa hộp thoại.
- Nhấn nút Screen tip để gõ lời hướng dẫn khi bạn rê chuột đến hyperlink (nếu cần).
- Nhấn OK để hoàn tất thao tác. Lưu ý hyperlink chỉ hoạt động khi bạn trình chiếu nó lên.
3.2 Tạo liên kết đến một website
Từ hộp thoại tạo hyperlink. Kích chọn Existing file or Web page. Gõ đường link vào ô Addresss. Chỉ sử dụng liên kết website trong bài giảng khi bạn chắc là máy mình sử dụng tại phòng học có kết nối internet.
3.3 Tạo liên kết đến một file
* Công dụng:
- Sử dụng liên kết đến một tập tin để minh họa cho bài giảng của bạn.
* Thực hiện:
- Trong hộp thoại tạo hyperlink, chọn Existing file or Web page trong phần cửa sổ bên trái hộp thoại. Kích nút
tại mục Look in để chỉ đến tập tin chứa nội dung cần liên kết.
- Để liên kết đến mục vùng xác định trong tập tin đã được đánh dấu bằng bookmark. Sau khi chọn tập tin cần liên kết, nhấn nút Bookmark... ở phía bên phải hộp thoại Hyperlink, kích chọn bookmark cần liên kết đến. Nhấn OK.
- Khi liên kết với một file bạn phải xác định trong máy có phần mềm hỗ trợ để mở file đó chưa, nếu không có khi kích vào hyperlink trên trình chiếu sẽ báo lỗi.
Ví dụ khi liên kết với một file .pdf máy bạn phải cài phần mềm đọc được file này Acrobat Reader. Khi liên kết với một file video máy bạn cần phải có các phần mềm mở được nhiều dạng file video như Herosoft, Quick Time, Real Player,...
Lưu ý !:
Bạn phải chép kèm theo các file mà bạn sử dụng hyperlink để hỗ trợ cho bài giảng và tổ chức chúng vào cùng một thư mục với thư mục chứa bài giảng.
Nếu dùng ví dụ minh họa thì nên sử dụng một file ví dụ duy nhất, trong file đó sử dụng bookmark (Insert - Bookmark trong trình soạn thảo file đó) để đánh dấu từng ví dụ. Từ trong trình chiếu bạn chỉ cần tạo hyperlink
Bài 9
SỬ DỤNG HIỆU ỨNG TRÌNH CHIẾU
Sử dụng hiệu ứng cho nội dung trình chiếu là phần rất quan trọng để làm bài giảng điện tử của bạn sinh động, có sức hút đối với người đọc.
1. Phân loại hiệu ứng: Các hiệu ứng của Powerpoint có thể tạm phân loại thành 4 nhóm theo cách tổ chức trên menu:
Entrance các loại hiệu ứng xuất hiện từ ngoài vào. Nội dung sẽ ẩn và xuất hiện khi bạn kích chuột.
Emphasis các hiệu ứng tạo ấn tượng như đổi màu, thay đổi cỡ chữ, kiểu chữ, rung ...
Exit các hiệu ứng làm nội dung xuất hiện rồi biến mất khỏi màn hình trình chiếu.
Motion Paths các hiện ứng xuất hiện theo đường mà người sử dụng chỉ ra. Ví dụ có thể vẽ để một nội dung chạy lòng vòng trên màn hình.
2. Tạo hiệu ứng:
- Chọn 1 hoặc nhiều đối tượng cùng lúc trong slide cần tạo hiệu ứng khi trình chiếu.
- Kích phải, chọn Custom Animation. Các thao tác tiếp theo bạn sẽ thực hiện tại vùng tác nghiệp bên phải màn hình soạn thảo.
- Kích nút trong vùng tác nghiệp và chọn một loại hiệu ứng thích hợp từ các nhóm hiệu ứng hiện ra ngay sau đó. Khi bạn kích chọn một hiệu ứng nó sẽ trình chiếu ngay trên slide, bạn chọn hiệu ứng thích hợp thì dừng lại, không cần phải nhớ hiệu ứng đó tên gì, nghĩa gì.
- Trong mỗi nhóm hiệu ứng chỉ xuất hiện một vài hiệu ứng, để chọn nhiều hiệu ứng hơn nhấn nút More Effects... (xem hình bên) để chọn nhiều hiệu ứng khác.
3. Xóa hiệu ứng
Kích chọn hiệu ứng trong danh sách các hiệu ứng trong vùng tác nghiệp. Nhấn nút Remove.
Dùng phím Shift kết hợp với chuột để chọn và xóa nhiều hiệu ứng cùng lúc.
4. Thay đổi hiệu ứng
Khi cần thay đổi hiệu ứng cho một đối tượng nào đã chọn, bạn không cần phải xóa hiệu ứng đó mà chỉ chọn và nhấn nút
tại vị trí nút Add Effect trong vùng tác nghiệp (Custom Animation).
5. Chọn cách khởi động hiệu ứng
Mặc định khi muốn thực hiện hiệu ứng khi trình chiếu bạn phải click chuột, hoặc nhấn nút mũi tên tới. bạn có thể kích chọn vào nút Start trong vùng tác nghiệp Custom Animation.
Chọn With Previous để thực hiện hiệu ứng ngay sau hiệu ứng trước.
Chọn After Previous để thực hiện hiệu ứng sau hiệu ứng trước một khoảng thời gian tính bằng giây do bạn thiết lập bằng cách nhấn đúp vào hiệu ứng trong danh sách. Kích chọn thẻ Timing trong hộp thoại, chọn số trễ để xuất hiện hiệu ứng sau hiệu ứng trước tại mục Delay.
6. Chọn hướng xuất hiện cho hiệu ứng
Tùy theo nhóm hiệu ứng, từng hiệu ứng cụ thể mà hướng xuất phát các hiệu ứng khác nhau. Để chọn hướng bắt đầu khởi động hiệu ứng, từng vùng tác nghiệp task pane, kích chọn một trong các vị trí xuất phát của hiệu ứng đó tại mục Direction.
Lưu ý!
- Trong một trang slide bạn không nên chọn nhiều hướng xuất phát cho các hiệu ứng khác dẫn đến sự mất tập trung của người học vào nội dung.
- Không nên chọn các hiệu ứng quá cầu kỳ, phức tạp.
7. Chọn tốc độ hiệu ứng
Mặc định, khi chèn một hiệu ứng thì tốc độ xuất hiện của nó là rất nhanh, kết quả là có hiệu ứng nhưng người quan sát gần như không theo dõi được. Để thay đổi tốc độ xuất hiện hiệu ứng, bạn kích chọn mục Speed trong vùng tác vụ Custom Amination. Chọn một trong các mức tốc độ có trong danh sách.
Trong mọi trường hợp, bạn nên chọn tốc độ Medium là hợp lý nhất.
8. Lặp lại một hiệu ứng
Kích phải trên hiệu ứng cần lặp, chọn Timing..., chọn các thông số trong hộp thoại theo yêu cầu của bạn. Trong đó:
Start: Cách bắt đầu hiệu ứng.
Speed: tốc độ xuất hiện hiệu ứng.
Delay: thời gian nghĩ giữa 2 lần lặp của hiệu ứng tính bằng giây.
Repeat: số lần lặp lại hiệu ứng, chọn Until Next Click lặp đến khi kích sang hiệu ứng kế tiếp, chọn Until End of Slide lặp đến khi sang trang slide khác.
9. Hiệu ứng cho từng đoạn văn bản trong textbox
Thông thường khi bạn mới bắt đầu với PowerPoint để tạo hiệu ứng cho một đoạn văn bản thì bạn thường đưa mỗi đoạn văn bản vào một textbox riêng rẽ, thao tác này sẽ làm mất thời gian của bạn. bạn có thể đưa tất cả các đoạn văn bản trong slide vào một textbox duy nhất và chỉ định cách thể hiện hiệu ứng để tất cả các đoạn văn bản trong textbox có hiệu ứng chung hoặc riêng cho từng đoạn.
- Chọn một hiệu ứng cho toàn bộ textbox.
- Kích phải trên hiệu ứng vừa chọn trong vùng tác nghiệp, chọn Effect Options ...., chọn thẻ Text Amination. Trong mục Group text chọn:
As one object: cả textbox như một đối tượng
All paragraphs at one: tất cả các đoạn xuất hiện một lần
By 1st level paragrahps: hiệu ứng cho những đoạn cấp 1
By 2st level paragrahps: hiệu ứng đến những đoạn cấp 2
Khi chọn chế độ thể hiện hiệu ứng cho từng đoạn riêng, nhấn OK trong hộp thoại. Danh sách các hiệu ứng ở vùng tác nghiệp sẽ tăng thêm, trước mỗi đoạn văn bản trong textbox sẽ hiển thị số thứ tự xuất hiện hiệu ứng của đoạn đó. Thứ tự xuất hiện các hiệu ứng bạn có thể thay đổi bằng cáchh kích chuột vào hiệu ứng trong vùng tác nghiệp đẩy nó đến vị trí mới.
Bài 10
IN ẤN
Đối với bài giảng điện tử khi in ấn bạn không nên chọn chế độ in mỗi slide trong mỗi trang giấy sẽ rất lãng phí và không hiệu quả. Chúng ta nên chọn 1 trong các chế độ sau:
1. In có phần để ghi chú:
Dùng trong trường hợp cung cấp cho người học để vừa theo dõi bài giảng, vừa ghi thêm vào bản in trên giấy
Vào File - Print. Trong hộp thoại Print chọn Handouts tại mục Print what, chọn 3 tại mục Slides per page. Nhấn Preview để xem thử trước khi in, Nhấn OK để in.
2. In nhiều slide trong 1 tờ:
Dùng trong trường hợp cần in để tham khảo mà không cần vùng giấy trắng để ghi chú.
Vào File - Print. Trong hộp thoại Print chọn Handouts tại mục Print what, chọn số >=4 tại mục Slides per page. Nhấn Ok để in.