1. INTRODUCCIÓN A LAS HOJAS DE CÁLCULO

En algunas la mayoría de las empresas, se tiene que operar con una gran cantidad de números (Cálculos de mediciones, contabilidad, cuentas bancarias, etc.), por lo que se utiliza mucho la hoja de cálculo.

Una hoja de cálculo es un programa informático que sirve para organizar gran cantidad de datos y números en tablas y operar con ellos, también disponen de creación de gráficos, inserción de imágenes, etc.

Hoy en día, la hoja de cálculo más conocida es la de Microsoft Office - Excel.

También se utiliza mucho la hoja de cálculo de la suite LibreOffice - Calc, que es totalmente compatible con la de Microsoft y además gratuita.

Dentro de la suite de Google, tenemos la hoja de cálculo de Google Sheets, que además de ser gratuita, tiene la ventaja de ser completamente on-line, por lo que está siendo muy utilizada tanto en el ámbito educativo como empresarial.

Presenta varias ventajas, la primera es que no necesita ser instalada, por lo que no ocupa espacio en nuestro dispositivo, siendo multiplataforma, ya que solo es necesario un navegador de Internet para ejecutarla.

Además, permite abrir, editar y guardar hojas de cálculo de Excel (.xlsx) y Calc (.ods).

Otra ventaja es que permite el trabajo cooperativo, pudiendo varias personas trabajar en un mismo documento simultáneamente.

Google Sheets también puede ser instalado en Windows, Mac OS, tablets y teléfonos móviles.

En este tema estudiaremos la hoja de cálculo de esta suite, todo lo que aprendamos es trasladable a las demás hojas de cálculo.

2. PRIMEROS PASOS CON GOOGLE SHEETS

Para acceder a Google Sheets necesitamos tener un correo de Google (El correo del instituto nos servirá), luego tecleamos en Google "Hojas de cálculo de Google". 

Nos aparece la siguiente pantalla, desde la que podemos acceder a crear documentos, hojas de cálculo, presentaciones o formularios. Pulsamos el botón "Ir a Hojas de cálculo de Google".

Nos aparecen las hojas de cálculo que hemos editado ordenadas por fecha de modificación. Podemos elegir cualquiera de ellas, buscarla en la barra de búsqueda o crear una nueva pulsando el botón "+" de la esquina inferior derecha.

Si creamos una nueva hoja de cálculo, nos saldrá la siguiente pantalla que corresponde a la hoja de cálculo. (También podemos llegar a esta pantalla desde nuestro Google Drive, Pulsando el botón "+" y eligiendo Nuevo -> Hojas de cálculo de Google -> Hoja de cálculo en blanco).

Las partes principales de la ventana principal, son las siguientes:

• 1. El título de la hoja de cálculo se puede modificar haciendo clic sobre él. También se puede destacar el documento y mover el documento a una carpeta haciendo clic en el icono de carpeta. 

  2. Los menús son similares a los de cualquier procesador de textos. 

  3. La barra de herramientas es similar a la de cualquier hoja de cálculo y contiene las funciones más comunes, que también se encuentran en los menús. 

  4. La barra de fórmulas nos permite introducir contenido en las celdas.

  5. El espacio de edición de la hoja de cálculo consiste en varios rectángulos vacíos llamados celdas.

  6. Los documentos se pueden compartir con otras personas haciendo clic en el botón "Compartir", además podemos añadir comentarios al contenido introducido por esas personas.

  7. Las pestañas de hojas de cálculo nos permite crear, borrar, renombrar y cambiar entre las distintas hojas de cálculo.

  8. Las hojas de cálculo en Google Sheets se guardan automáticamente. 

2.1. Selección de celdas

Como hemos visto, una hoja de cálculo está compuesta de muchos rectángulos vacíos llamados celdas, las celdas se organizan en una cuadricula en columnas y filas.

• Todas las celdas que tienen la misma letra y se encuentran una encima de la otra, forman una "columna".

• Todas las celdas que tienen el mismo número y se encuentran una al lado de la otra, forman una "fila".

• Para identificar una celda se nombra su columna y a continuación su fila (Ejemplo: en el gráfico anterior está seleccionada la celda A1).

• Hay muchísimas celdas más de las que se ven en la pantalla inicial del área de trabajo.

• Para seleccionar una celda solo hay que pulsarla con el ratón, entonces se remarcará con una línea gruesa para indicárnoslo.

• También podemos seleccionar más de una celda a la vez arrastrando el ratón con el botón izquierdo pulsado. Al conjunto de celdas seleccionado se llama "rango", y se nombra por la celda superior izquierda y la celda inferior derecha separadas por dos puntos. (Por ejemplo: en la hoja de cálculo inferior se encuentra seleccionado el rango de celdas B3:D5).

2.2. Introducción de datos

En cada una de las celdas de una hoja de cálculo pueden introducirse distintos tipos de datos llamados formatos:

• • Números

  • Porcentajes

  • Monedas

  • Fecha

  • Tiempo

  • Científico

  • Fracción

  • Texto

  • Fórmulas

Para introducir un dato en una celda, primero hay que seleccionarla y posteriormente empezar a escribir el dato dentro de la misma.

Si queremos cambiar un dato introducido en una celda hay que seleccionarla y cambiar su valor en la barra de fórmulas o bien pulsar dos veces con el ratón en una celda, con lo que podremos cambiarla en la misma celda (También se consigue este último efecto seleccionando una celda y pulsando la tecla [F2]).

Una vez que hemos introducido un dato en una celda, hay que pulsar la tecla [Enter] o pulsar con el ratón sobre otra celda distinta.

2.2.2. Formato de celda

Ya hemos visto anteriormente los formatos que pueden aplicarse a los datos introducidos en una celda.

Al introducir un dato en una celda, Google Sheets va a intentar en primer lugar, interpretarlo como un número o como un texto, y por defecto alineará los números a la derecha y el texto a la izquierda. 

Intentará, así mismo, aplicarle un formato. Por ejemplo, si escribimos en una celda 24-6-01 y pulsamos la tecla Enter para fijar ese valor,Google Sheets automáticamente interpreta ese dato como una fecha y lo transforma a 24/06/01. 

Si el número es muy grande y no es posible mostrarlo completamente en la celda, Google Sheets aplicará el formato científico, cuya apariencia es 5,73478E+9. La interpretación de esta expresión es fácil, el E+9 equivale a 10 elevado a 9, o lo que es igual, a multiplicar por un 1 seguido de 9 ceros. 

Lo normal será esperar a introducir todos los datos para posteriormente pasar a aplicar los formatos. Para esto, en primer lugar seleccionamos la celda o celdas en cuestión y elegimos Formato -> Número. Con esto, obtendremos un desplegable donde podemos elegir el formato de número de la celda elegida.

Desde el menú Formato podemos aplicar efectos al contenido de la celda, como el tipo y tamaño de letra, la alineación de texto, su color, etc. Casi todas estas opciones las tenemos también en la barra de herramientas.

Con la opción Formato -> Combinar celdas, podemos unir un rango de celdas en una sola.

2.2.3. Bordes

En la barra de herramientas tenemos el botón de bordes, con el que podemos añadir bordes a cada celda, indicando su color, forma y grosor.

2.3. Fórmulas

La característica más importante de las hojas de cálculo es la de realizar operaciones con los datos incluidos en las celdas. Esas operaciones pueden agruparse para formar fórmulas más complejas. 

Para introducir fórmulas en una celda de una hoja de cálculo se debe utilizar el símbolo = seguido de las operaciones entre las celdas (En la celda aparecerá el valor resultante de aplicar la fórmula a los valores de las celdas seleccionadas).

Empecemos por un ejemplo sencillo, si escribimos el número 23 en la celda C2, el número 52 en la celda C3 y luego hacemos clic en la celda C4 y escribimos =C2+C3 y pulsamos Intro.  Entonces en la celda C4 aparecerá el valor correspondiente a la suma de los valores contenidos en las celdas C2 y C3.

Otra manera de hacerlo (a menudo más fácil y directa) es seleccionar la celda C4 y escribir = en ella, luego hacemos clic sobre la celda C2 (aparecerá marcada con un recuadro amarillo), pulsamos + y después hacemos clic en la celda C3.

Podemos utilizar las operaciones suma +,resta  -, multiplicación * ,división /, potencia ^ y los paréntesis ( ) para agrupar operaciones.

 2.4. Funciones

Ya hemos visto cómo realizar en una celda cálculos básicos con los valores de otras celdas. Sin embargo, Google sheets dispone de más de 700 funciones de todo tipo (Finanzas, matemáticas, fechas, lógicas, de texto, etc).

Para acceder a las funciones que incorpora Google sheets debemos elegir Insertar -> Función del menú, con esto nos aparece una ventana como la siguiente, donde podemos elegir la función de una extensa lista:

 Algunas de las funciones más usadas son:

=SUMA(N1;N2;N3...) Nos suma los números de varias celdas

=PROMEDIO(N1;N2;N3...) Nos calcula la media aritmética de los números de varias celdas

=CONTAR(N1;N2;N3...) Nos devuelve el número de valores de celdas que forman un rango

=MÁX(N1;N2;N3...) Nos da el valor máximo entre varios números

=MÍN(N1;N2;N3...) Nos da el valor mínimo entre varios números

2.5. Gráficos

Los gráficos representan de forma visual cantidades, porcentajes, etc, como vimos en el tema del procesador de textos. Es una de las herramientas más usadas en Google sheets , ya que nos permite mostrar gráficamente las aburridas tablas de datos. 

Para crear un gráfico con Google sheets, debe seguir los pasos que se describen a continuación: 

1. Marcamos el área que contiene los datos que desea representar en el gráfico. 

2. En la barra de menú elegimos Insertar -> Gráfico.

3. Se creará un nuevo gráfico sugerido por el programa, con los datos de la tabla y se mostrará a la derecha la ventana del Editor de gráficos, mediante la que podremos cambiar varios aspectos del gráfico, como veremos más adelante.

Al insertar un gráfico, Google Sheets nos muestra uno tipo automáticamente en función de los datos introducidos. Cuando seleccionamos la ventana del gráfico se muestra la barra del Editor de gráficos, con la cual podemos cambiar el tipo de gráfico así como los intervalos de datos utilizados en dicho gráfico.

En la pestaña Personalizar podemos cambiar más cosas como  el estilo del gráfico, pudiendo elegir un gráfico en 3D, los títulos, la leyenda, los colores, la cuadrícula, etc.

Ya has visto lo fácil que resulta crear un gráfico, ahora con los mismos datos, prueba a crear distintos típos de datos y a modificar sus colores y líneas.

Mediante las gráficas de Calc también podemos representar gráficamente funciones matemáticas.

Todos los programas de la suite ofimática de Google son compatibles entre si, de manera que cualquier archivo realizado en uno de ellos puede abrirse o pegarse en otro. 

2.6. Inserción de dibujos

Al igual que con Google Docs, en Google Sheets se pueden insertar imágenes desde el ordenador, desde Google Drive o desde la Web, también se pueden insertar dibujos hechos en la misma aplicación, se pueden insertar formas geométricas, líneas, texto, etc. y se pueden insertar títulos de WordArt.

Para acceder a la inserción de dibujos, pulsamos sobre la opción Insertar -> Imagen o Insertar -> Dibujo del menú.

3. LAS BASES DE DATOS

En varios tipos de trabajo se trabaja con gran cantidad de datos (Bibliotecas, oficinas, bancos, etc.). Para ayudar a manejar tantos datos, existen programas informáticos diseñados expresamente para tal fin llamados bases de datos.

Las bases de datos permite introducir y almacenar gran cantidad de información relacionada. (Nombres, direcciones, artículos, precios, etc.).

El programa que incorpora la suite de Microsoft se llama Microsoft Access. La suite ofimática LibreOffice cuenta con el programa LibreOffice Base, que es totalmente compatible con el anterior y además gratuito.

Las bases de datos de escritorio mencionadas anteriormente, tienen cuatro funciones principales:

• • Tablas: Permiten almacenar los datos de forma organizada.

  • Consultas: Permiten consultar los datos de forma fácil, filtrándolos y ordenándolos.

  • Formularios: Permiten la entrada de datos de forma fácil y ordenada.

  • Informes: Permiten obtener tablas de los datos impresos.

Google no tiene una aplicación de base de datos, pero con las aplicaciones de Google Sheets y Google Form, se pueden hacer casi todas las funciones de una base de datos de escritorio, con la ventaja de tener acceso a ellas desde la red.

3.1. Tablas

En la hoja de cálculo de Google Sheets podemos crear tablas de datos con solo añadir los títulos adecuados. 

Por ejemplo, puedes tener una tabla con información de todos tus libros donde puedes almacenar el título, el nombre del autor, el año de publicación, etc.; es decir, diferentes propiedades o atributos comunes a todos los libros, y también, puedes tener una tabla con toda la información de contacto de tus amigos, por ejemplo, su nombre y apellidos, su número de móvil, su dirección de correo electrónico, etc., pero nunca en una misma tabla se guardará información de cosas con propiedades distintas. Es decir, no puedes mezclar información en una única tabla de tus libros y tus amigos porque la información (los atributos de cada una de las cosas sobre las que guardo información) no es la misma.

3.1.1. Orden de datos

Podemos ordenar los datos de la tabla por cualquiera de las columnas que la forman, tanto desde la A hasta la Z como desde la Z hasta la A.

Para ello seleccionamos una celda (Por ejemplo de la columna A) y elegimos Datos -> Ordenar hoja por columna A, A -> Z  del menú. Se ordenará la tabla (No solo la columna A) por la columna A y por orden alfabético.

Si lo hacemos así, tenemos el problema de que el encabezado de cada columna entran dentro del orden de los datos y se quitan de la primera fila. Para evitar esto, tenemos que seleccionar todos los datos menos la fila del encabezado y seleccionar Datos -> Ordenar intervalo por columna A, A -> Z  del menú.

También podemos inmovilizar la fila del encabezado seleccionándola y eligiendo Ver -> Inmovilizar -> 1 Fila del menú.

El problema que tenemos ahora con este método es que solo podemos elegir la columna A. Si queremos elegir otra columna, tendremos que seleccionar toda la tabla (Podemos hacerlo pulsando el cuadrado vació entre la "A" y el "1" y seleccionar Datos -> Ordenar intervalo  del menú.

En este caso nos aparece una ventana en la que podemos indicar que los datos tienen una fila de encabezado (Para que no entre en la ordenación) y podemos elegir la columna por la que se ordenará la tabla. Con este método podemos ordenar grandes tablas de datos en un par de pasos.

Si quisiéramos ordenar la tabla por autores y dentro de cada autor, sus obras por orden alfabético, podemos hacerlo pulsando el botón [Añadir otra columna para ordenar].

3.1.2. Filtrado de datos

Filtrar datos consiste en elegir ciertas filas de datos sujetas a algunas condiciones que podemos seleccionar con antelación.

En primer lugar seleccionamos un intervalo de celdas mediante Datos -> Crear un filtro del menú. (Nos aparece un símbolo en cada celda de la cabecera para indicarlo).

Si pulsamos sobre un icono de filtro, podremos ver las opciones de filtro en el menú que nos aparece:

1. • Filtrar por condición: Tenemos varias condiciones para elegir los datos que nos interesan o podemos crear nuestras propias condiciones.

   • Filtrar por valores: Para ocultar datos, desmarcamos la casilla situada junto a él. 

   • Buscar: Introduce en el cuadro de búsqueda el dato que quieras buscar. 

   • Filtrar por color:  Elige el color de texto o de relleno por el que quieras filtrar.  (Previamente tenemos que utilizar varios colores en los datos).

Este menú también tiene las opciones de ordenar los datos.

Para desactivar el filtro, haz clic en Datos  -> Desactivar filtro.

Si compartimos nuestra hoja de cálculo con alguien, el filtro también se aplicará a ese otro editor, por lo que no podrá acceder a todos los datos. Si queremos que esto no ocurra, podemos recurrir a las vistas de filtro. Las vistas de filtro también nos sirve para guardar datos filtrados según varias condiciones y poder consultarlos fácilmente.

3.2. Formularios con Google Forms

Hasta ahora hemos introducido los datos directamente en las tablas, lo cual puede ser tedioso si tenemos muchos datos que escribir. (Piensa en las personas que tienen que introducir muchos datos diariamente, como los bibliotecarios, encuestadores, los empleados de bancos, etc.).

Para facilitar la tarea de introducir datos en las tablas, podemos utilizar los formularios de Google Forms.

Google Forms es otra de las aplicaciones de Google que permite crear formularios con distintos tipos de preguntas. Se utiliza mucho para realizar encuestas, exámenes, recogida de datos, etc., pero también nos puede servir para introducir datos en una tabla de Google Sheets de forma cómoda, que además evita fallos en la introducción de los datos.

Tiene la facilidad de ser on-line, por lo que no tenemos que instalar nada y se adapta bien a toda clase de dispositivos, como tabletas, móviles, etc.

Para comprender el funcionamiento de Google Forms en conjunto con Google Sheets, vamos a realizar el siguiente ejercicio guiado:

Abre una nueva página de Google Forms con uno de los tres sistemas que ya conocemos por similitud con Google docs y sheets:

1. Tecleando "Google Forms"  o "Formularios de Google" en la página del buscador Google y eligiendo la primera opción, que nos lleva a la página principal de Google Forms.

2. Desde los nueve puntos que hay junto a nuestro usuario al registrarnos en Google con nuestro correo. (Puede que no aparezca en el menú).

3. Escribiendo "Forms.new" en el buscador de Google.

Pero nosotros crearemos el formulario desde la propia hoja de cálculo de Google Sheets, aprovechando la compatibilidad de las aplicaciones de Google.

Crea una nueva hoja de cálculo de Google Sheets y pulsa en Insertar -> Formulario.

Entonces se abre una nuevo formulario de Google Forms llamado "Hoja de cálculo sin título"

Cambia el título a "Datos de amigos", ya que vamos a hacer una base de datos de nuestros amigos.

En la casilla que pone "Pregunta sin titulo", escribe "Nombre" y elige "Respuesta corta" en el tipo de respuesta (Seguramente se seleccionará automáticamente.

Activa el deslizante "Obligatorio" para que no se pueda dejar esta casilla en blanco.

Crea una nueva pregunta pulsando el botón "+" de la barra de herramientas de la derecha.

Escribe "Apellidos" en la casilla de pregunta y selecciona "Respuesta corta" si ya no está seleccionada.

Vuelve a pulsar el botón "+" para añadir otra pregunta y escribe "Fecha de cumpleaños", elige "Fecha" como tipo de respuesta, si no se ha seleccionado automáticamente.

Pulsa de nuevo el botón "+" y crea otra pregunta de tipo "Respuesta corta", con el texto "Número de móvil".

Abre ahora una página nueva del navegador y pega la dirección copiada en la barra de direcciones.

Tendremos acceso al formulario en modo de introducción de datos.

Rellena todas las preguntas con los datos de algún amigo o amiga o con datos inventados y pulsa el botón [ Enviar ].

Nos aparece un mensaje de confirmación de registro de nuestra respuesta y nos propone introducir otra si pulsamos "Enviar otra respuesta".

En esta pestaña, también hay un pequeño icono verde de una hoja de cálculo, que el pulsarlo nos lleva a nuestra hoja inicial de Google Sheets, donde podemos comprobar que se nos ha rellenado con los datos introducidos a través del formulario.

Si tenemos que introducir mucha cantidad de información, sin duda es mucho mejor hacerlo a través de un formulario.

3.3. Informes

Si queremos presentar los datos de una hoja de cálculo, podemos recurrir a Google Docs y vincular nuestra hoja de cálculo dentro del mismo, pudiendo añadir datos dentro de un documento.

Los datos del documento se actualizan al actualizar la tabla de datos. 

También podemos obtener gráficos de datos directamente del formulario de Google.

Vamos a realizar otro ejercicio guiado a modo de ejemplo:

Crea una nueva hoja de cálculo de Google Sheets y pulsa en Insertar -> Formulario.

Realiza un formulario como el siguiente y envíalo por correo a 5 compañeros de la clase.

Cuando recibas las respuestas, abre el formulario, en la pestaña Resumen y verás que se han creado unos gráficos que pueden copiarse pulsando los iconos de la esquina superior derecha.

Además, si pulsas en el icono de la hoja de cálculo (Icono verde de la esquina superior derecha), podemos acceder a la tabla de datos.

Edita la tabla de datos para darle mejor aspecto, selecciónala y cópiala.

Ahora abre un nuevo documento de Google Docs y realiza el siguiente informe pegando la tabla de datos copiada y los gráficos obtenidos del formulario.