Sukuseuran säännöt
Sukuseura Kaarniemen Sundbergit R.Y:n säännöt
I Sukuseuran nimi, kotipaikka ja tarkoitus
1 §
Yhdistyksen nimi on Sukuseura Kaarniemen Sundbergit r.y., kotipaikka Kotkan kaupunki ja toimialue koko maa. Yhdistystä kutsutaan jäljempänä sukuseuraksi tai seuraksi.
2 §
Sukuseuran tarkoituksena on selvittää suvun vaiheita ja historiaa, vaalia suvun perinteitä ja edistää yhteenkuuluvuuden tunnetta jäsentensä keskuudessa.
3 §
Sukuseura pyrkii toteuttamaan tarkoitusperiään järjestämällä yhteisiä kokouksia, sukupäiviä, retkeilyjä ja muita sukuseuran toimintaan liittyviä tilaisuuksia.
- keräämällä ja arkistoimalla sukua koskevaa tietoutta,
- selvittämällä ja auttamalla suvun jäseniä selvittämään suvun vaiheita sekä saattamalla tutkimustyön tulokset jäsenten tietoon,
- harjoittamalla sukuseuran tarkoitusperiä edistävää julkaisutoimintaa sekä
- pitämällä jatkuvaa luetteloa suvun jäsenistä
II Seuran jäsenet
4 §
Sukuseuran jäseniksi voidaan hyväksyä jokainen 18 vuotta täyttänyt henkilö, joka suoraan alenevassa polvessa isän tai äidin puolelta on Elias Sundbergin sukuun kuuluva tai joka avioliiton kautta on siihen liittynyt.
5 §
Sukuseuraan pyrkivän on ilmoitettava seuran hallitukselle, joka päättää jäseneksi ottamisesta.
Jäsenen, joka haluaa erota sukuseurasta, on ilmoitettava siitä kirjallisesti sukuseuran hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka suulliseseti seuran kokouksessa pöytäkirjaan merkittäväksi.
6 §
Sukuseuran varsinaisenjäsenen tulee suorittaa varsinaisen sukukokouksen vahvistama jäsenmaksu. Sukuseuran hallitus voi myöntää vapautuksen jäsenmaksusta korkean iän, sairauden tai muun syyn aiheuttaman maksukyvyn heikentymisen perusteella.
7 §
Sukuseuran ainaisjäseneksi katsotaan jäsen, joka yhdellä kertaa suorittaa jäsenmaksun kymmenkertaisena.
8 §
Seuran jäsenen alle 18-vuotiaat lapset voivat liittyä seuraan nuorisojäseninä, jotka ovat vapaat jäsenmaksuista ja joilla ei ole äänioikeutta seuran kokouksissa.
9 §
Hallituksen esityksestä voi sukukokous kutsua sukuseuran kunniajäseneksi henkilön, joka on erityisesti ansioitunut seuran toiminnassa. Kunniajäsen on vapaa jäsenmaksuista.
10 §
Sukuseuran jäsenistä tulee hallituksen pitää jäsenluetteloa.
III Seuran hallitus
11 §
Sukuseuran asioita hoitaa hallitus, joka valitaan varsinaisessa sukukokouksessa.
Hallitukseen kuuluu vähintään kuusi ja enintään yhdeksän jäsentä ja kolme varajäsentä. Hallituksen jäsenten toimikausi on kolme vuotta.
Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan sekä keskuudestaan tai ulkopuolelta sukuseuran sihteerin, rahastonhoitajan ja muut mahdolliset toimihenkilöt. Hallituksen puheenjohtajaa kutsutaan myös sukuseuran esimieheksi ja varapuheenjohtajaa varaesimieheksi.
Hallitus on päätösvaltainen, kun sukuseuran esimies tai varaesimies sekä vähintään kaksi muuta jäsentä, jos hallituksen jäsenmäärä on kuusi, tai vähintään neljä, jos jäsenmäärä on kuutta suurempi, on saapuvilla. Päätökset tehdään yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni.
Hallituksen kokouksista on pidettävä päätöspöytäkirjaa.
12 §
Hallitus voi keskuudestaan tai muista sukuseuran jäsenistä asettaa avukseen valiokuntia erityisten tehtävien hoitamista varten.
13 §
Sukuseuran nimen kirjoittavat sukuseuran esimies ja varaesimies yhdessä tai jompikumpi heistä yhdessä seuran sihteerin tai rahastonhoitajan kanssa.
14 §
Sukuseura voi toimintansa tukemista varten ottaa vastaan testamentattua tai lahjoitettua omaisuutta, perustaa rahastoja sekä asianomaisella luvalla järjestää keräyksiä ja arpajaisia. Seura voi myös omistaa toimintansa kannalta tarpeellisia kiinteistöjä.
IV Seuran tilit
15 §
Sukuseuran tilit päätetään kalenterivuosittain. Tilinpäätös on laadittava 3 kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Tilinpäätökset on annettava tilintarkastajille tarkastettavaksi viimeistään sen vuoden helmikuussa, jona varsinainen sukukokous pidetään.
Tilintarkastajien lausunnot tilien ja seuran hallinnon tarkastuksesta on annettava hallitukselle viimeistään seuraavan maaliskuun aikana.
V Seuran kokoukset
16 §
Sukuseuran varsinainen sukukokous pidetään hallituksenkutsusta sen määräämässä paikassa ja määräämänä aikana kolmen vuoden välein huti-syyskuun kuluessa. Kokouksesta on ilmoitettava seuran jäsenille vähintään neljä viikkoa aikaisemmin kutsulla, joka on annettu tiedoksi kirjeellä.
Ylimääräiseen sukukokoukseen kutsutaan jäsenet seuran hallituksen toimesta kirjeellä vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta.
17 §
Sukukokoukselle valitaan puheenjohtaja ja sihteeri sekä kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. Kokouksessa todetaan sen laillisuus.
Varsinaisessa sukukokouksessa päätetään seuraavista asioista:
- hyväksytään edellisen toimintakauden toimintakertomus
- hyväksytään kolmen edellisen tilikauden tilit ja päätetään vastuuvapauden myöntämisestä tilivelvollisille,
- vahvistetaan hallituksen laatima alkaneen toimintakauden toimintasuunnitelma ja talousarvio,
- valitaan hallitus,
- valitaan kaksi varsinaista tilintarkastajaa ja kaksi varatilintarkastajaa tarkastamaan alkaneen toimintakauden tilejä ja seuran hallintoa,
- päätetään alkaneena toimintakautena kannettavan jäsenmaksun suuruus, sekä
- päätetään muista kokouskutsussa mainituista asioista.
18 §
Sukukokouksessa on jokaisella sukuseuran läsnä olevalla varsinaisella, ainais- ja kunniajäsenellä, joka on suorittanut edellisen kauden jäsenmaksunsa, yhtäläinen äänioikeus.
Kokouksen päätökseksi tulee se mielipide, jonka hyväksi useimmat äänet on annettu, ellei näissä säännöissä edellytetä määräenemmistöä. Jos äänet menevät tasan, voittaa se mielipide, jonka puolesta kokouksen puheenjohtaja on äänestänyt. Äänten ollessa vaaleissa tasan määrätään tulos arvalla.
VI Sääntöjen muuttaminen ja seuran purkaminen
19 §
Päätös sääntöjen muuttamisesta tai sukuseuran purkamisesta voidaan tehdä vain, jos siitä on kokouskutsussa nimenomaan ilmoitettu.
Päätös sääntöjen muuttamisesta edellyttää, että sitä on kannattanut vähintään kaksi kolmannesta äänestyksessä annetuista äänistä. Sukuseuran purkamista koskevan päätöksen tekemiseen vaaditaan sama äänten enemmistö kahdessa peräkkäisessä sukuseuran kokouksessa, joka pidetään vähintään kahden kuukauden väliajoin.
20 §
Jos sukuseura purkautuu viimeisessä sukukokouksessa on päätettävä seuran omaisuuden käyttämisestä sukuseuran tarkoitusperiä edistävällä tavalla. Sukuseuran arkisto on luovutettava Valtionarkistolle tai Mikkelin maakunta-arkistolle.
21 §
Kaikessa muussa noudatetaan yhdistyslain voimassa olevia säännöksiä.