1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Fenniks ry, bit.ly/fenniks
Nelli Laihinen, alumni.fenniks@gmail.com
2. Rekisterin käyttötarkoitus
Jäsenrekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11. pykälän ja henkilötietolain (523/1999) 10. pykälän vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot.
Henkilö- ja jäsenyystiedot kerätään yhdistyksen toiminnan suunnittelua ja tiedotusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa.
3. Rekisterin tietosisältö ja tietolähteet
Jäsenrekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain vaatimat henkilötiedot, eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi kerätään jokaisen jäsenen valmistumisvuosi ja tutkintonimike sekä sähköpostiosoite ja yhdistykseen liittymisen ajankohta. Näiden lisäksi voidaan kerätä jäsenen syntymävuosi, pääaine, ammatti ja puhelinnumero.
Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäseneltä itseltään. Jäsenellä on oikeus tarkastaa rekisteriin talletetut tietonsa ja velvollisuus ilmoittaa rekisterinpitäjälle tietojensa muuttumisesta. Rekisterinpitäjä oikaisee, täydentää tai poistaa ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai jäsenen aloitteesta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen rekisteritiedon.
4. Rekisteritietojen suojaus
Rekisteritiedot säilytetään luottamuksellisina ja niitä voivat käsitellä vain yhdistyksen hallituksen jäsenet. Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta ulkopuolisille. Tiedot säilytetään sähköisesti ja yhdistys huolehtii tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan.