טיפים ודרכים להשתמש בג'ימייל בצורה יעילה יותר:
תוויות.
מה זה? כל מייל או שרשור (שיחה) ניתן לסמן בעזרת תווית צבעונית. למשל- כל מה שמתקבל בנושא עבודה יקבל תווית "עבודה" בצבע כחול. דואל מהמשפחה- בתווית כתומה. וכן הלאה. הצבעים עוזרים לארגן באופן יעיל את תיבת הדואל ולסייע בטיפול בדברים החשובים.
איך? ניתן לבחור כמה שיחות, ולהחיל עליהן את התווית באופן ידני. (ללחוץ על כפתור התווית שנמצא בשורת הכפתורים העליונה) ניתן כמובן ליצור כמה תוויות שרוצים, ולשנות את הצבע שלהן. התוויות הקיימות מופיעות בצד, וליד כל אחד ריבוע הצבע שלה. לחיצה על הצבע תאפשר החלפתו.
חיפוש- יצירת מסנן.
כדי שהתוויות יופיעו באופן אוטומטי, יש ליצור "מסנן". המסנן הוא תנאי - למשל: אם מגיע מייל מאת "אמא"- החל תווית "משפחה". או: אם מגיע מייל עם המילה "פרסומת"- העבר לאשפה. ועוד. כדי ליצור מסנן, כותבים את המילה בחלונית החיפוש בראש העמוד. לחיצה על החץ הקטן בצד החלונית תפתח אפשרויות חיפוש, ולמטה בקטן יש אפשרות ליצור מסנן שהתנאי שלו מתאים לחיפוש זה. את המסנן ניתן להחיל גם אחורנית, אם מסמנים V ליד "החל מסנן גם על X שיחות המתאימות לחיפוש זה".
*טיפ: ניתן להגדיר חיפוש הכולל רק שיחות עם קבצים מצורפים. סמנו V באפשרויות החיפוש הנוספות.
אנשי קשר- יצירת קבוצות, ייצוא וייבוא.
ג'ימייל שומר באופן אוטומטי את כתובות המייל שכתבת וקיבלת מהם (אך לא את המכותבים האחרים שמוזכרים בתוך דואל). אנשים אלו מופיעים בתוך קבוצה "אנשי הקשר שלי".
את אלו כדאי לסדר בקבוצות, כך שאם יש קבוצה שאתם מכתבים באופן תכוף, לא תצטרכו לכתוב בכל פעם את כולם (ולשכוח חלק...).
יצירת קבוצה:
נכנסים אל "אנשי קשר" (בלחיצה על החץ ליד הכותרת "Gmail").
מסמנים V ליד כל האנשים ששייכים לקבוצה הרצויה. בשורת הכפתורים מופיע כפתור הקבוצות.
לוחצים ויוצרים קבוצה חדשה.
ניתן לשייך איש קשר אל קבוצות רבות.
ייצוא וייבוא קבוצה:
יצרת קבוצה? מישהו צריך את הכתובות הללו? ניתן להעביר את הכתובות בשלמותן, כך שהמקבל לא יצטרך להכין כל איש קשר מחדש.
לוחצים על הכפתור "עוד", ובתפריט שנגלל- "ייצא".
בוחרים את הקבוצה שרוצים לייצא (!! שימו לב לא לשלוח בטעות את כ--ל אנשי הקשר שלכם!)
הקובץ נוצר ויורד למחשב שלכם.
עכשיו שולחים אותו במייל למי שצריך את הקבוצה.
הוא מצידו פותח את אנשי הקשר, > "עוד" > "ייבא" ומעלה את הקובץ שקיבל.
וזהו, הקבוצה החדשה מופיעה אצלו.
הגדרות
ניכנס להגדרות כדי:
לשנות עיצוב (יש גם עיצובים מגניבים שמשתנים לפי שעת היום, או העונה; אפשר לבחור תמונות משלך לרקעים)
לשלוט בשפה,
לגוון כוכביות (כדי לסמן הודעות חשובות מסוגים שונים)
להפעיל חתימה קבועה שתופיע בסוף כל מייל שנשלח. אפשר לשכלל אותה עם תמונות, קישורים ועוד. אפשר להכין אותה עם עורך WYSIWYG אחר ולהעתיקה.
להפעיל מענה אוטומטי "מענה חופשה".
לנהל תוויות.
לשנות סיסמא.
הזרמת דוא"ל או חלק ממנו לתיבת מייל אחרת. (למשל כשהתיבה עמוסה ופותחים חשבון חדש)
לשנות הגדרות לצ'אט.
המעבדה- lab.
פונקציה חשובה היא המעבדה. במעבדה אפשר לאפשר לתיבת הדואר שלנו התנהגויות מועילות וטריקים נחמדים.
הבעיה- המעבדה מתחבאת!
כדי להגיע אליה נגדיר את השפה לאנגלית, נמצא אותה בsettings - היא נקראת labs,
[בסוף אחרי שנשנה מה שרצינו- נחזור לעברית].
נסייר בין היישומונים, ונאפשר (enable) כל יישום שמעניין אותנו. בהמשך תמיד ניתן לבטל את זה.
>> מה במעבדה?
w שליחה ברקע. כן, לא צריך לחכות עד שהדואל יישלח כדי להמשיך לקרוא מיילים חדשים. בסיסי.
w הוספת תמונה. אחרי שמאפשרים את זה, יופיע סמלון התמונה בסרגל עריכת הדואל, וכך ניתן לשלוח תמונה בגוף המייל ולא רק כצרופה.
w סמן כנקרא. נמאס לפתוח דואל שאתם יודעים (או לא רוצים לדעת) מה כתוב בו, רק כדי שיפסיק לבלוט שם? זה הפתרון. כפתור חמוד ושימושי.
w התקדם לשיחה הבאה. במקום לחזור ל"דואר נכנס" אחרי שטיפלתי בשיחה אחת- נגיע לשיחות הבאות באופן אוטומטי.
w ועוד המון- המון... תצוגות מקדימות וגאדג'טים, רגשונים נוספים ותצוגה כמה מיילים טרם נקראו.
תוספים- attachment me, בומרנג.
תוספים הם יישומונים דומים למעבדה, אך הם מסופקים ע"י גורם חיצוני, שצריך לאפשר לו גישה אל המייל כשמתקינים. יש כאן פירצת אבטחה אפשרית, ולכן כדאי להיזהר.
המומלצים-
בומרנג- מאפשר מעקב אחרי מייל שנשלח, ומעדכן אם נקרא ע"י הנמען או לא.
אטצ'מנט מי- מאפשר חיפוש של הקבצים המצורפים למיילים. שולח קבצים ישירות מהדוא"ל אל אחסון הענן שלך (דרופבוקס, בוקס, גוגל דרייב, סקיי דרייב).
גוגל גרופ
משימות