Protokoll konstituerande styrelsemöte i Porsöbergets samfällighetsförening
Dag: 2020-05-24
Tid: 14:00
Plats: Granitstigen 1
Närvarande: Johan Wenngren, ordförande
Stefan Marklund
Andreas Jönsson
Peter Sundström
1. Ordförande öppnar mötet.
Johan hälsar alla välkomna och öppnar mötet.
2. Godkännande av dagordning.
Dagordningen godkännes.
3. Val av ordförande, kassör, sekreterare och ledamot.
Styrelsen beslutar enligt följande
· Ordförande: Johan Wenngren
· Kassör: Stefan Marklund
· Sekreterare: Andreas Jönsson
· Ledamot: Peter Sundström
4. Firmatecknare.
Styrelsen beslutade att ordförande, Johan Wenngren, och kassör, Stefan Marklund, är firmatecknare var för sig.
5. Nästa möte.
Ordförande kallar till möte tisdag den 2 juni kl 18 hos Johan på Gnejsstigen 45.
6. Övriga frågor.
Skogsskötselplan
Beslutas att Peter kontaktar fackmannen för två alternativa dagar minst två veckor framåt i tiden för genomgång av ytorna tillsammans med berörda fastighetsägare. Mall ska tas fram för överenskommelse mellan grannar samt utskick till fastighetsägare om dag för genomgång.
7. Ordförande avslutar mötet.
Ordförande tackar för övningarna och avslutar mötet.
Vid protokollet Justeras
Andreas Jönsson Johan Wenngren
Sekreterare Ordförande
Protokoll styrelsemöte i Porsöbergets samfällighetsförening
Dag: 2020-06-03
Tid: 14:00
Plats: Gnejsstigen 45
Närvarande: Johan Wenngren, ordförande
Stefan Marklund
Andreas Jönsson
1. Ordförande öppnar mötet.
Johan hälsar alla välkomna och öppnar mötet.
2. Godkännande av dagordning.
Dagordningen godkännes.
3. Snötippning på samfällighetens mark
Årsstämman gav styrelsen i uppdrag att arbeta för att åtgärda detta. Beslutas att Stefan kontaktar entreprenör för att uppmärksamma att så inte får ske.
4. Inför avverkning.
Styrelsen har av årsstämman fått i uppdrag att ta in pris/anbud från tre entreprenörer. Beslutas att Johan hör med Peter om han har möjlighet att ombesörja detta. Planeras att hålla ett nytt möte innan juni månads utgång för att fatta beslut utifrån anbuden och inkomna önskemål i samband med rundvandringen med skogskonsulten.
5. VA-ärenden.
Ett ärende rörande dagvattenledning har inkommit rörande problem med avrinning från tomt. Beslutas att Stefan inspekterar detta för att avgöra om det handlar om styrelsens ansvar.
6. Övriga ärenden
En fråga har inkommit angående pilträd som planterats. Konstateras att det inte framgår om det är på samfällighetens eller på privat mark planteringen skett. Om det är på samfällighetens mark konstateras att trädet bör tas bort med hänsyn till riskerna med att rotsystemet kan komma att påverka ledningar m m. Beslutar att Johan tittar närmare på detta.
7. Obetalda medlemsavgifter
Det behöver redas ut med tidigare ordföranden om vilka som ej betalt avgiften. Beslutas att Peter får titta på detta och återkomma till Johan.
8. Övriga frågor.
En årsplanering bör tas fram för samfälligheten och styrelsearbetet. Johan och Peter tar fram detta.
Notering inför nästa års vårstädning: se över om det går att fördela/organisera arbetet på något sätt för att det ska bli mer effektivt. Samt att det kan vara värt att överväga två containrar.
Styrelsearvoden för föregående år är ej utbetalda. Vad gäller revisorerna är det ej utbetalt sedan två år tillbaka. Stefan tittar på detta och håller kontakt med Johan.
9. Nästa möte
Ordförande kallar till nytt möte 25/6 kl 18 hos Johan på Gnejs 45.
10. Ordförande avslutar mötet.
Ordförande tackar för övningarna och avslutar mötet.
Vid protokollet Justeras
Andreas Jönsson Johan Wenngren
Sekreterare Ordförande
Protokoll styrelsemöte i Porsöbergets samfällighetsförening
Dag: 2020-06-25
Tid: 18:00
Plats: Gnejsstigen 45
Närvarande: Johan Wenngren, ordförande
Stefan Marklund
Peter Sundström
Andreas Jönsson
1. Ordförande öppnar mötet.
Johan hälsar alla välkomna och öppnar mötet.
2. Godkännande av dagordning.
Dagordningen godkännes.
3. Uppmärkning av samfällighetens mark
På flertal ytor är det svårt att se gränserna bl a utifrån att järnrör/gränsmarkeringar försvunnit med tiden. Beslutas att kontakta Lantmäteriet för att sätta upp nya markeringar. Stefan ombesörjer detta och delegeras rätten att lägga beställning hos Lantmäteriet.
4. Olovlig trädfällning samt grillplats på samfällighetens mark.
Fem aspar har fällts utan godkännande från styrelsen. Därtill har en grillplats uppförts på samfällighetens mark. Ordförande har varit i kontakt med fastighetsägaren rörande detta. Beslutas att
- Återställning ska ske och fastighetsägaren ska stå för kostnaderna
- Johan meddelar fastighetsägaren att grillplatsen ska vara avlägsnad och att marken där grillplatsen uppförts ska vara återställd senast 30 september 2020
- Stefan kontrollerar preliminära kostnader för återplantering av ”halvstora” träd innan slutgiltigt beslut fattas kring detta.
5. Komposter på samfällighetens mark.
Det förekommer att fastighetsägare har anlagt löv- och riskompost på samfällighetens mark. Beslutas att efter trädfällning och röjning göra en rundvandring för att se vad som behöver avlägsnas.
6. Inspektion av dagvattenledningar och VA-instick från gator till hus
Stefan har kartlagt dagvattenbrunnar. Beslutas att inspektera dagvattenledningarna samt ta in kostnadsförslag för inspektion av ”insticken”. Johan ombesörjer detta med stöd av Stefan.
7. Obetalda medlemsavgifter
Peter skickar underlag på obetalda avgifter till Johan som därefter går ut med påminnelser till dem det berör.
8. Trädfällning.
Rundvandringen gav 29 träd (orangemarkerade) som rekommenderades av skogskonsulten att tas ned och 31 träd (blåmarkerade) som det fanns önskemål från boende att ta ned.
Området gås igenom, uppmärkta önskemålsträd vid rundvandringen jämförs med inkomna skriftliga handlingar om önskemål. Blåmarkering tas bort vad gäller träd som det ej inkommit skriftlig handling kring samt i de fall handlingen inte är komplett och tydlig, vilket också återkopplas till den som lämnat in önskemålet.
Blåmarkering tas även bort för de träd som bedöms ska vara kvar med hänsyn till de av årsstämman beslutade riktlinjerna.
Beslutas att
- Peter tar in priser från tre entreprenörer för fällning av ca 55-58 träd samt slyröjning där det behövs (gäller främst Gnejsstigen). Entreprenören som anlitas ska ha Ansvarsförsäkring.
- Johan och Peter fattar beslut om vem som får uppdraget utifrån offererade priser, med inriktning att genomförande av trädfällning preliminärt sker i augusti.
9. Nästa möte
Ordförande kallar till nytt möte i september.
10. Ordförande avslutar mötet.
Ordförande tackar för övningarna och avslutar mötet.
Vid protokollet Justeras
Andreas Jönsson Johan Wenngren
Sekreterare Ordförande
Protokoll styrelsemöte i Porsöbergets samfällighetsförening
Dag: 2020-10-13
Tid: 18:00
Plats: Gnejsstigen 45
Närvarande: Johan Wenngren, ordförande
Stefan Marklund
Peter Sundström
Andreas Jönsson
1. Ordförande öppnar mötet.
Johan hälsar alla välkomna och öppnar mötet.
2. Godkännande av dagordning.
Dagordningen godkännes.
3. Uppföljning sedan föregående möte
a. Avverkning
Tre offerter har tagits in. Johan och Peter har gjort klart med en entreprenör; Naturkraft i Lappland. Den totala offerten uppgick till ca 153 tkr exkl moms vilket var det billigaste alternativet. Jobbet har påbörjats. Entreprenören arbetar upp budgeterad summa (100 tkr enligt stämmobeslut) under 2020 och tar resterande under 2021 under förutsättning att stämman så godkänner.
b. Uppmärkning av samfälld mark
Gränsstolpar är uppsatta. Det finns några specialfall, ex-vis där gränsen går i vägen, som inte går att göra så mycket åt.
c. Olovlig bebyggelse och olovliga åtgärder på samfälld mark
Konstateras att det finns viss olovlig bebyggnad och vissa olovliga åtgärder såsom stensprängning för altanbygge på samfällighetens mark.
Beslutas att
- styrelsen går ut med information till medlemmarna att det inte är okej att bygga eller vidta åtgärder på samfällighetens mark samt uppmärksamma detta på årsstämman. Byggs det på eget initiativ på samfällighetens mark görs detta med risk för åläggande om återställning, bl a utifrån att ansvaret faller på markägaren.
- ett mindre intrång som ej är av stadigvarande konstruktion lämnas där hän så länge närboende medlemmar inte har synpunkter. Om intrånget/konstruktionen innebär risk för personskada ska dock konstruktionen tas bort.
- fastighetsägaren som sprängt sten meddelas särskilt kring detta och att vad som är bebyggt på samfällighetens mark ska tas bort samt marken återställas.
d. Inspektion dagvatten
Stefan återrapporterar. Arbetet med att få fram korrekta ledningsritningar fortlöper.
4. Inkomna frågor
Inget att notera.
5. Beslut avseende olovlig trädfällning.
Stefan har utrett kostnaden för återplantering av träd. Beslutas att 2 st björk i dimensionen minst 12 cm diameter på 1 meters höjd ska återplanteras samt att stubbar kan komma att behöva fräsas bort för planteringen. Vidare att:
- fastighetsägaren får alternativet att på egen bekostnad ombesörja detta eller betala samfälligheten 30 000 kr för att ordna med återställningen.
- om fastighetsägaren väljer att själv ombesörja återställning, inhämta styrelsens godkännande för vilka träd som ska köpas in och var de ska planteras.
- grillplatsen som ligger på vår mark kan ej godkännas, men i och med att det inte är en stadigvarande konstruktion så får den vara kvar så länge som inte någon medlem har synpunkter.
- Johan och Andreas tar kontakt med fastighetsägaren angående beslutet.
6. Aktivitetslista 2020/2021
En årskalender håller på att tas fram av Johan vilken kommer att föreslås för styrelsen.
7. Övriga frågor
Inget att notera.
8. Nästa möte
Ordförande kallar till nästa möte, preliminärt 3:e veckan i januari.
9. Ordförande avslutar mötet.
Ordförande tackar för övningarna och avslutar mötet.
Vid protokollet Justeras
Andreas Jönsson Johan Wenngren
Sekreterare Ordförande
Protokoll styrelsemöte i Porsöbergets samfällighetsförening
Dag: 2021-04-28
Tid: 19:00
Plats: Zoom
Närvarande: Johan Wenngren, ordförande
Stefan Marklund
Peter Sundström
Andreas Jönsson
1. Ordförande öppnar mötet.
Johan hälsar alla välkomna och öppnar mötet.
2. Godkännande av dagordning.
Dagordningen godkännes.
3. Uppföljning sedan föregående möte
a. Uppföljning avverkning samt nästa steg
Större delen av det som ska avverkas är gjort och ska städas upp. Resterande del görs efter stämmans beslut på årsmöte.
b. Uppföljning av ärenden; olovliga åtgärder på samfälld mark m m
Beslutas att informera om hur styrelsen resonerar kring byggnation på samfälld mark.
4. Årsmöte 2021 och städdag
Årsmötet behöver anpassas till rådande covid-situation.
Beslutas att hålla årsmötet digitalt torsdagen den 27 maj kl 19.00-20.00, samt att starta mötet 30 min innan för eventuella osäkra användare som vill testa tekniken och få möjlighet till hjälp.
Johan ordnar kallelse och styrelsen delar ut på var sin gata innan 13 maj. Anmälan om deltagande sker till Johan. Peter ordnar balans- och resultaträkning. Stefan har förberett verksamhetsberättelse som han skickar till styrelsen för påseende.
Beslutas att städdagen utgår men uppmuntra medlemmarna att på frivillig basis städa i sitt närområde där så behövs. Ingen container hyrs, eventuellt städavfall faller under eget ansvar att forsla bort.
1. Avvattningsärende Gnejsstigen
Johan och Stefan har tittat på detta och konstaterat att det inte faller under samfällighetens ansvar.
2. Inspektion av avlopp samt dagvattenhantering
Beslutas att skjutas på framtiden.
3. Samfällighetens hemsida
Google har uppdaterat hemsidans format. Föregående årsmötes och styrelseprotokoll är inlagda.
4. Aktiviteter under våren
Inget ytterligare planerat än årsmötet.
5. Inkomna frågor
Inget inkommet i parksamfällighetens brevlåda.
6. Aktivitetslista för året
Diskuteras att en överlämningspärm bör sättas ihop så att ny ledamot/ordförande lättare kan sätta sig in, samt ett årshjul för arbetet. Stefan tar på sig att sätta ihop ett förslag.
7. Övriga frågor
Inget att notera.
8. Nästa möte
Ordförande kallar till nästa möte.
9. Ordförande avslutar mötet.
Ordförande tackar för övningarna och avslutar mötet.
Vid protokollet Justeras
Andreas Jönsson Johan Wenngren
Sekreterare Ordförande