Saisies

Gestion Budgétaire contient trois groupes de modules: des modules pour saisir les données mensuelles, des modules pour saisir les données annuelles et des modules pour produire les états financiers prévisionnels (tableaux et graphiques). Le terme mensuel sert pour désigner aussi les 13 périodes égales.

A. LES MODULES POUR SAISIR LES DONNÉES MENSUELLES

Les données sont saisies dans les cases blanches (cellules) appropriés et les calculs sont effectués automatiquement. (La cellule est l'endroit de jonction entre une colonne et une ligne sur la feuille de travail)

Certaines cellules sont protégées (sections grises), d'autres ne le sont pas (cases blanches). Les cellules protégées sont celles qui contiennent des formules mathématiques et dans lesquelles on ne peut entrer des données. Les cellules non protégées (cases blanches) sont celles dans lesquelles on peut entrer des données.

Pour des raisons particulières, il est possible d’enlever la protection de la feuille à l’aide du menu d’EXCEL.

Le module d'entrée dispose d'un certain nombre de lignes (cinq lignes par section). Cependant, il est possible d'ajouter ou d'éliminer des lignes selon les besoins à l’aide du menu d’EXCEL. Si vous ajoutez des lignes, il est important d’enlever la protection de la feuille, d’ajouter les lignes dans les différentes sections du module, de copier toute la ligne au-dessus et de coller les formules sur la nouvelle ligne. Si vous supprimez des lignes, il est important de supprimer les lignes dans les différentes sections du module.

1. DÉFINITION DES PARAMÈTRES

Ce module contient les informations suivantes:

- Le nom de l’entreprise ou du projet;

- L'année. Ex: 2013;

- La date de préparation des prévisions. Ex: 27 juillet mars 2013;

- Les taux d’impôt selon les niveaux de bénéfices;



2. IMMOBILISATIONS

Le module des immobilisations comprend trois parties dont une pour entrer les acquisitions ainsi que les dispositions d'actifs, une partie pour le calcul des soldes et une partie pour le calcul des amortissements.

La première partie qui sert à entrer les immobilisations comprend trois sections: la section 1 sert pour les immobilisations concernant les frais d'opération, la section 2 sert pour les immobilisations concernant les frais de mise en marché, la section 3 sert pour les immobilisations concernant les frais d'administration. Les amortissements seront alors calculés et distribués dans chaque section des dépenses.

Dans chacune des sections du module des immobilisations, il est important d'entrer, pour chaque catégorie d'immobilisations, la description de la catégorie, le taux d'amortissement et le montant du solde à la date d'ouverture. Ce dernier montant est inscrit dans la colonne SOLDE.

Dans les colonnes mensuelles, il est possible d'entrer des acquisitions additionnelles ou des dispositions d’actifs.

Les acquisitions additionnelles sont inscrites sur la même ligne si le taux d'amortissement est le même ou sur des lignes différentes si le taux d'amortissement est différent. Dans ces derniers cas, il est important d'inscrire le taux d'amortissement correspondant aux nouveaux montants.

Les dispositions ou ventes d’actifs sont inscrites sur la même ligne que la catégorie concernée. Pour inscrire les dispositions, le montant de disposition doit correspondre au solde du mois de la disposition (valeur nette comptable) et être inscrit en négatif.

Les soldes mensuels et les amortissements sont calculés automatiquement. Advenant une vente d’actifs, cliquer F9 (calculer) le nombre de fois requis pour remettre à zéro les soldes mensuels de l’actif vendu.

Les amortissements sont calculés sur le solde dégressif annuel réparti également par mois.

Si l'amortissement doit être linéaire, la protection des cellules doit être enlevée et les montants mensuels doivent être inscrits manuellement.

3. EMPRUNTS À LONG TERME

Le module des emprunts à long terme comprend quatre parties dont une partie pour entrer les emprunts, une partie pour le calcul des soldes, une partie pour le calcul des intérêts et une partie pour le calcul des remboursements sur le capital.

Dans la partie pour entrer les emprunts, il y a deux sections: une section pour les emprunts dont le remboursement du capital est fixe et les intérêts sont en sus; la deuxième section concerne les versements qui sont faits sous la forme d'une annuité i.e. que les versements mensuels sont égaux et comprennent les intérêts et le remboursement du capital. L'utilisateur choisit la section du module selon le type d'emprunt.

Dans chacune des sections, l'utilisateur inscrit la description de l'emprunt, le montant original, le taux d'intérêt annuel de l'emprunt, la durée en année de l'emprunt et le solde de l'emprunt à la date d'ouverture (colonne SOLDE).

Les emprunts additionnels sont inscrits dans les colonnes mensuelles concernées. Ceux-ci peuvent être sur la même ligne que l'ancien emprunt si les taux et la durée sont les mêmes. Si ceux-ci sont différents, le nouvel emprunt doit être entré sur une nouvelle ligne dans la colonne appropriée en prenant soin d'indiquer le taux, la durée de l'emprunt et le montant dans la colonne "Montant original".

S'il y a un remboursement global ou partiel d'un emprunt (suite à un refinancement), le montant du remboursement global ou partiel est inscrit en négatif dans la colonne du mois concerné et sur la même ligne que l'emprunt original.

Les soldes, les intérêts et les remboursements du capital sont calculés par le logiciel.

4. VENTES ET RECETTES

Ce module comprend deux parties dont une pour entrer les ventes et une deuxième pour calculer les recettes à partir du mode d'encaissement des ventes.

Dans la première partie de ce module, l'utilisateur entre les ventes mensuelles exprimées en dollars. S'il désire avoir plus de détails tels que par exemple: des pourcentages de ventes répartis mensuellement, des quantités mensuelles et des coûts unitaires, il entre ces données dans le module "Détails" et établit un lien avec les données de la partie pour entrer les ventes.

Dans la deuxième partie du module, le mode d'encaissement des ventes doit être indiqué. Ce mode s'inscrit en pourcentage correspondant à la proportion des ventes perçues durant le mois courant, après 30 jours, après 60 jours, après 90 jours. Le pourcentage total doit correspondre à 100%.

Le calcul des recettes et des comptes clients est fait automatiquement et tient compte du mode d'encaissement.

5. COÛT DES MARCHANDISES VENDUES

Ce module sert uniquement pour les entreprises manufacturières et les entreprises commerciales. Ce module comprend plusieurs types d'entrées dont:

a. L'entrée du % du coût des marchandises vendues

Ce pourcentage par rapport aux ventes est inscrit dans la colonne précédant les colonnes mensuelles et le logiciel le reproduit à chaque mois. Si l'utilisateur désire changer le pourcentage d'un mois en particulier, il doit enlever la protection de la cellule et modifier le pourcentage.

b. L'entrée du % des stocks variables par rapport aux ventes

Ce pourcentage est inscrit dans la colonne précédant les colonnes mensuelles et le logiciel le reproduit à chaque mois. Si l'utilisateur désire changer le délai d'un mois en particulier, il doit enlever la protection de la cellule et modifier le chiffre.

c. L'entrée des montants pour les stocks variables et fixes

Les montants des stocks variables et fixes à la date d'ouverture doivent être entrer manuellement. Le logiciel calculera automatiquement les montant des stocks variables et fixes de chaque mois. Cependant, si l'utilisateur désire les modifier, il enlèvera la protection de la cellule et modifiera les montants.

d. L'entrée du mode de paiement

La dernière entrée de ce module consiste à préciser le mode de paiement des achats. Ce mode de paiement est exprimé en pourcentage correspondant à la proportion du montant à payer dans le mois courant, après 30 jours, après 60 jours, après 90 jours. Le total doit correspondre à 100%. Les déboursés seront calculés automatiquement.

6. DÉPENSES ET DÉBOURSÉS

Ce module est divisé en deux parties: une partie pour les dépenses et une partie pour les déboursés; chaque partie comprend trois sections: une section pour les frais d’opération, une section pour les frais de mise en marché et une section pour les frais d'administration.

Il est à noter que dans ce module le logiciel ne tient pas compte des amortissements et des intérêts. Ceux-ci sont calculés dans les modules des immobilisations et des emprunts et sont inscrits automatiquement dans l'état des résultats prévisionnels.

Cependant, si l'utilisateur prévoit utiliser des pourcentages ou des coûts unitaires pour calculer certaines dépenses qui sont proportionnelles aux ventes, il peut entrer ces données dans la colonne précédant les colonnes mensuelles (en précisant le format) et, dans les colonnes mensuelles, il doit inscrire les formules pour indiquer les montants mensuels.

Dans la deuxième partie, les déboursés sont programmés pour correspondre aux dépenses du mois courant. Cependant, l'utilisateur peut modifier la formule pour permettre le paiement à des mois différents en enlevant la protection de la feuille.


Les calculs des déboursés et des comptes fournisseurs sont faits automatiquement.

7. VARIATION ET GESTION DE L’ENCAISSE

Dans la première partie du module de la variation de l'encaisse, la plupart des données sont calculées automatiquement par le logiciel sauf les données portant sur les avances des actionnaires, le capital actions, les impôts et les dividendes.

Si l'utilisateur prévoit des avances des actionnaires ou du capital action additionnel, celles-ci sont entrées dans la section des entrées de fonds, dans la colonne du mois concerné.

Le paiement des impôts et des dividendes est entré manuellement dans la section des sorties de fonds.

Les lignes "Autres" servent à entrer d'autres types de données. Ces lignes sont reliées au bilan.

Dans la deuxième partie du module, on retrouve la section portant sur la gestion de l'encaisse. Lorsque les différentes données sont entrées et calculées, l'utilisateur entre, selon les besoins d'encaisse, les emprunts bancaires additionnels ou les remboursements d'emprunts bancaires, les placements ou des diminutions de placements.

La marge de crédit théorique est calculée en tenant compte des pourcentages des comptes clients et des stocks couverts par la marge de crédit. Ces pourcentages sont entrés dans les colonnes appropriées.

Les taux d'emprunts bancaires et des placements sont entrés dans la colonne précédant les colonnes mensuelles et le logiciel les reproduit à chaque mois. Cependant, si l'utilisateur désire changer un taux dans un mois, il enlève la protection et change le taux.

8. BILAN D'OUVERTURE

Dans le module du bilan, on retrouve le bilan d'ouverture et les bilans mensuels prévisionnels.

Dans le bilan d'ouverture, certaines données proviennent des autres modules et certaines données doivent être entrées manuellement.

Les données qui proviennent des autres modules concernent: les immobilisations, les dettes à long terme, les stocks, les travaux en cours.

Les données à entrer manuellement dans le bilan d'ouverture comprennent (selon les besoins): l'encaisse, les comptes clients, les placements, les emprunts bancaires, les comptes fournisseurs, les impôts à payer, les avances des actionnaires, le capital-actions, les bénéfices non répartis et tout autre actif ou passif.

Il est possible d'ajouter ou d'éliminer des lignes selon les besoins en enlevant la protection de la feuille. Cependant, les lignes doivent être ajoutées avant d'être éliminées.

Il est très important que le bilan d'ouverture balance si l'on désire que les bilans mensuels balancent. Les bilans mensuels prévisionnels sont calculés automatiquement par le logiciel.

9. OBJECTIFS DE RATIOS FINANCIERS

Dans la deuxième partie du module des ratios financiers, il est possible de fixer des objectifs concernant les ratios financiers.

10. DETAILS

Des modules de détails ont été conçus pour détailler les modules financiers tels que les immobilisations, les emprunts à long terme, les ventes, les frais d’opération, les frais de mise en marché, les frais d’administration.

B. LES MODULES POUR SAISIR LES DONNÉES ANNUELLES

Vous procédez de la même façon que pour la saisie des données mensuelles. Vous entrez les données annuelles dans les cases blanches.