Étapes
Le diagramme ci-dessous présente les principales étapes à suivre pour produire des prévisions budgétaires.
Les étapes à suivre portent spécifiquement sur la saisie des données et la production des états financiers prévisionnels.
A. PRÉREQUIS
Pour utiliser Gestion Budgétaire,
1. Il est essentiel d’utiliser EXCEL WINDOWS, version 2000 et plus;
2. L'utilisateur devra être familiarisé avec le chiffrier EXCEL WINDOWS.
3. Le fichier original peut être copié selon les besoins de l’entreprise mais ne peut être donné ni revendu.
B. ACCÉDER au Gestion Budgétaire
Pour accéder au Gestion Budgétaire, utiliser la commande d’EXCEL WINDOWS :
Fichier - Ouvrir
Sélectionnez le répertoire et le nom du fichier : Gestion Budgétaire;
L’identification du Gestion Budgétaire et le bouton Menu principal apparaîtront à l'écran de votre ordinateur.
C. VISUALISER LES MODULES
Avant de commencer à entrer des données, il est recommandé de vous familiariser avec les différents modules en cliquant, dans le menu principal, sur les boutons identifiant les modules ou en déroulant la feuille de haut en bas et de gauche à droite.
D. DÉFINIR LES PARAMÈTRES
Dans un premier temps, spécifiez les paramètres des prévisions budgétaires et les options de configuration du Gestion Budgétaire.
Lorsque les options de configuration ont été choisies, enregistrez le fichier sous un nom différent.
E. SAISIR LES DONNÉES
Saisissez les données dans les espaces blancs de chacun des modules en utilisant les boutons du menu principal ou en déplaçant le curseur.
Les données peuvent être entrées dans n’importe quel ordre. Ce qui est important, c’est de s’assurer que le bilan d’ouverture balance. Si le bilan ne balance pas, un message apparaîtra en bas du bilan indiquant la différence entre l’actif et le passif. S’il n’y a pas de message, cela signifie que le bilan balance. S’il ne balance pas, vérifiez vos données dans les modules, vous avez possiblement oublié d’entrer une donnée. Par exemple, si vous faites l’acquisition d’immobilisations d’une valeur de 100 000 $, cette acquisition doit être financée soit par un emprunt long terme ou par du capital actions ou les deux.
Il est recommandé, au début, de commencer avec un cas simple fictif dans le but de connaître le logiciel. Par la suite, il sera toujours possible d'entrer les cas les plus complexes.
Les modules "Détails" peuvent servir à détailler les modules financiers. Si c'est nécessaire, vous pouvez créer d'autres modules "Détails" ou d'autres fichiers pour entrer de l'information additionnelle.
Vous entrez les données mensuelles de la première année puis, par la suite, vous pouvez entrer les données annuelles des années suivantes en utilisant les boutons du menu principal.
F. VISUALISER LES RÉSULTATS
Lorsque les entrées des données sont terminées, vous pouvez visualiser les tableaux et les graphiques pour voir les résultats et apporter des modifications dans vos données. Vous utilisez les boutons du menu principal.
G. ENREGISTRER LE FICHIER
Il est recommandé d’enregistrer régulièrement vos données dans le fichier et de modifier le nom du fichier si vous désirez conserver des versions selon vos différents scénarios.
H. IMPRIMER LES TABLEAUX ET LES GRAPHIQUES
Pour imprimer les tableaux et les graphiques, vous utilisez les raccourcis clavier Ctrl du menu principal.
I. TRANSFÉRER LES SOLDES POUR L'ANNÉE SUIVANTE
Si vous désirez préparer des prévisions mensuelles pour une deuxième année, vous transférez les soldes de fin d’année de la première année au début de la deuxième année en utilisant le raccourci clavier Ctrl indiqué au menu.
Après avoir transféré les soldes, il est important d’enregistrer les données dans un fichier différent.
Si vous désirez remettre à zéro les données des différents modules, vous utilisez le raccourci clavier tel qu’indiqué au menu principal.
J. QUITTER GESTION BUDGÉTAIRE
Avant de quitter le logiciel, enregistrez vos données. Pour quitter Gestion Budgétaire, utilisez la commande EXCEL :
Fichier – Quitter