La comanda
LA COMANDA
1.-Definición. Se conoce con el nombre de comanda (del francés commander=pedir) el vale interno que por triplicado efectúa el maître de los manjares y bebidas que los clientes van a tomar. Además va a permitir conocer el destino final de las materias primas y controlar internamente las salidas, pudiendo ser detectadas posibles pérdidas, tendencias de consumo… Servirá para realizarle la factura al cliente.
2.-Formato. Existen diferentes tipos en función de la naturaleza del servicio. Normalmente disponen de un original blanco autocopiativo, una primera hoja de papel de cebolla y de color amarillo también autocopiativa y una segunda de color rosa. En el caso de los postres, si se sirven desde el carro o los vinos servidos desde vitrinas climatizadas, la comanda se puede realizar por duplicado.
No existe un formato uniforme de comanda, pero básicamente deberán tener los siguientes apartados:
a) Numeración de la comanda. Es el número impreso colocado en la parte inferior derecha de un vale de comanda. La numeración de la comanda es relativa.
b) Fecha y número de la mesa que ocupan los clientes
c) Número de habitación. En el caso de un establecimiento hotelero se indica el número de habitación que ocupa el cliente en el hotel. Cuando se trate de un cliente de paso, que no se aloja en el hotel, se escribe la palabra “paso” para indicarlo. Este dato es muy importante para la facturación en los establecimientos hoteleros.
d) Número de comensales que en la misma mesa reciben el servicio.
e) Nombre o número del camarero.
f) Carta-menú. Se especifica en el lado superior derecho del vale comanda.
g) Firma del maître o de quien confecciona la comanda.
h) Tiempos de servicio. También se llama tiempo de pase. Consiste en señalizar mediante una raya horizontal cuando deben pasarse los platos comandados. Por ejemplo un menú formado por tres platos tiene tres tiempos de pase.
3.-Utilidad de la comanda. La comanda es útil debido a:
a) Solucionar malentendidos con el cliente sobre su pedido.
b) Detectar pérdidas: Un género comprado o está en la cámara, cocina, economato, bodega… o se ha vendido y por lo tanto cobrado.
c) Evaluar tendencias de consumo, los platos más demandados con el fin de confeccionar nuestra oferta gastronómica.
d) Conocer qué ha pedido cada cliente sin tener que preguntarle.
e) Atender a las mesas por riguroso orden de llegada.
f) Conocer de manera rápida la persona que tomó la comanda, así como la que atendió la mesa para solucionar posibles reclamaciones o para transmitir felicitaciones.
g) Cumplimentar la correspondiente factura.
4.-Tipos de comanda. Según el tipo de servicio que el cliente demande, pueden existir diferentes comandas:
–De menú o de carta; de vinos, aguas, licores y bebidas en general; de postres; colectiva (banquetes, galas, grupos); provisionales; definitivas; room-service.
5.-Proceso de toma de comanda.
5.1.-Recepción al cliente. Recibir a los clientes es una de las funciones propias del maître e incluso del director, costumbre ésta última más extendida del sector hotelero. En algunos establecimientos se recurre a un equipo de personas encargadas de las relaciones públicas, con el fin de que reciban y atiendan a la clientela en los momentos de mayor influencia. Se suele hacer pasar a los clientes a un bar americano ubicado en las inmediaciones del comedor, donde son invitados a tomar el aperitivo mientras queda alguna mesa disponible. Otros establecimientos instalan un bar americano a la entrada para hacer más llevadera la espera. En este caso es el director o el primer maître quien recibe al cliente y a continuación pasa al comedor para dar órdenes oportunas para el momento en que quede disponible la primera mesa.
Lo más frecuente es que sea el primer maître quien recibe a los clientes y en su defecto el segundo maître o el jefe de sector; en el maître también recae la tarea de atender a los clientes V.I.P. que hayan realizado la reserva.
Cuando se presenten sin previo aviso, es el primer maître el encargado de recibirles mientras que avisan al director para que éste les salude.
Se debe evitar que ante la llegada de un nuevo cliente se abandone la atención que se está dando a otro que llegó con anterioridad.
La recepción del cliente no estriba solamente en el acto como tal. De entrada se le da la bienvenida al establecimiento de una forma correcta y nada aduladora. Si se presenta el caso, se le ayuda a retirar prendas de abrigo o posible equipaje de mano, tales como portafolios y maletines, llevándolos otra persona a guardarropía. Seguidamente se le acompañará a la mesa correspondiente. Los no fumadores se sentarán en el área de no fumar; grupos de personas que hagan mucho ruido deberán ser colocados en salas privadas o en la parte trasera del comedor, de modo que no molesten al resto de clientes. Las personas ancianas o minusválidas pueden desear estar cerca de la entrada para no caminar mucho. Las parejas jóvenes se situarán en lugares silenciosos y con vistas agradables. Se utilizarán las mesas de acuerdo con el número de personas.
Al llegar el cliente a la mesa acompañado por el maître, el jefe de rango irá hacia la misma, así como el camarero o ayudante, con el fin de facilitar el acomodo de los clientes, retirando las sillas para que éstos se puedan sentar. A veces, en un grupo mixto, los hombres ayudarán a las mujeres a sentarse.
Una vez acomodados, el maître presentará la carta a cada cliente, siempre por la derecha, para que pueda examinar los diferentes manjares que figuran en ella y el menú del día, y se decida a hacer su elección. En este momento se recomendará alguna elaboración que nos interesa vender, bien porque así lo haya ordenado cocina o por su extraordinaria calidad. También se le advertirá de bajas que existan en la carta, si hay, caso frecuente al trabajar con cocinas de mercado. No se debe recomendar sistemáticamente los productos más caros por el simple hecho de que sean los que más beneficio dejan a la empresa. En algunos restaurantes al gerente le agrada que los camareros den su nombre a los clientes y les haga saber que será él quien les atenderá.
Una vez que los comensales tienen en sus manos la carta, el maître se retira discretamente unos pasos de la mesa y se deja un cierto tiempo prudencial para que los clientes puedan leer con detenimiento la carta y hacer su elección sin agobio. Es frecuente comprobar que los componentes de una mesa comenten entre ellos los platos que se ofrecen o que se van a elegir. El anfitrión o anfitriona de una fiesta puede desear hacer la orden por sus huéspedes. Él o ella es portavoz y se dirigirá al camarero por todo el grupo. En principio el camarero se aproximará desde el lado derecho del anfitrión, y si esta persona no desea ordenar por todo el grupo, entonces se empieza a tomar la comanda por la persona que corresponda.
El maître se limita a tomar nota de lo solicitado por los comensales, sin intervenir ningún momento en la elección que realice el cliente. Únicamente, en el caso de solicitarlo el cliente, le aconsejará ante cualquier duda y le recomendará aquello que más se ajuste a la idea que ha expuesto.
El sumiller tomará nota de los vinos escogidos por el cliente. En principio, en la elección de uno u otro vino no deberá participar el sumiller ni su ayudante, y solamente, en caso de pedirlo el cliente, se le aconsejará sobre el tipo de vino que más se adecúa a los platos solicitados.
5.2.-Protocolo. El aspecto que diferencia un buen servicio de uno mediocre es la aplicación de protocolo ordinario, el cual marca los siguientes aspectos en la preferencia del servicio:
a) Sexo: Tienen preferencia las mujeres a los hombres
b) Edad: Primero las personas de mayor edad y posteriormente las más jóvenes.
Estas son las directrices que marca el protocolo, pero también deben tenerse en cuenta otros aspectos como:
a) El anfitrión es el último en ser servido, independientemente de que sea hombre o mujer y su pareja será la última de las de su sexo.
b) Si existe un invitado, será el primero en ser atendido, sin hacer caso a su sexo o edad.
c) A los niños se les servirá lo antes posible.
d) Si hay algún homenajeado, éste será el primero en ser servido.
e) En un banquete nupcial los novios son los anfitriones y homenajeados al mismo tiempo, por este motivo, son los primeros en ser servidos.
Con respecto a los vinos, el anfitrión lo prueba y después de servir a sus invitados se le sirve a él.
En las comidas familiares o de amigos se alternan hombre y mujeres en la mesa, si es posible, se situará a las mujeres frente a los hombres. Se evitará colocar parejas juntas.
En comidas más protocolarias se seguirán las normas reseñadas:
a) Cuando se aplica una distribución en mesa formal francesa, los anfitriones se colocan en el centro de la mesa, uno enfrente de otro y compartiendo presidencia con los invitados de honor. Las cabeceras de las mesas no se utilizan. En la actualidad es el más usado.
b) Cuando se emplea la mesa formal inglesa los anfitriones se sientan en los extremos; el hombre de frente a la entrada y la mujer frente al acceso del personal de servicio.
c) Los sitios de honor para las mujeres son por orden de preferencia a la derecha y después a la izquierda del anfitrión. Las señoras de mayor edad se sitúan a los lados del anfitrión excepto en los homenajes e invitaciones.
d) Los sitios de honor para los hombres son por orden de preferencia a la derecha y después a la izquierda de la anfitriona.
e) Los puestos más alejados de la presidencia se destinan en su caso a los invitados más jóvenes o a aquellas personas de más confianza o cercanía.
5.3.-Toma de la comanda. Una vez que los comensales estén sentados en la mesa, veamos que se han decidido y nosotros hayamos establecido el número 1, se cumplimentan los espacios en blanco de la comanda mencionados en el epígrafe 2. Se tomará de forma individual, dividiendo la comanda en dos partes con una raya horizontal, anotando en la parte superior los primeros platos y en la inferior los segundos. El nombre del plato debe anotarse en su totalidad (dependiendo si el nombre es muy largo), y con buena letra para evitar confusiones en cocina, salvo que se establezca un código de abreviaturas o numérico (muy utilizado para platos combinados de cafetería), poniendo a la derecha de cada plato el número de orden en la mesa del cliente que lo haya pedido (normalmente si son más de tres comensales) y a la izquierda el número total de elaboraciones solicitadas por los clientes.
En la comanda, para establecer el orden en el servicio, se puede tomar como referencia a la persona que está enfrente de la puerta de entrada, pero todo depende de la política de la empresa. Partiendo de esa persona, el servicio se realiza en sentido contrario al que giran las manecillas del reloj.
Otro método es realizar un pequeño croquis de la mesa, sobre todo cuando se trate de un número elevado de comensales.
Como se ha mencionado, se extiende por triplicado. En algunos casos, si son “extras” que el cliente pagará directamente, puede emplearse la segunda copia para efectuar su cobro.
Cuando se tome la comanda, se deberán realizar algunas preguntas como las que siguen para facilitar el trabajo en la cocina o cafetería:
-Si las bebidas deben servirse con hielo, qué aderezo desean para las ensaladas, el cocinado de la carne, la preparación de los huevos, en qué momento se debe servir el café…
Las comandas se llevarán a la cocina de forma escalonada para evitar que entren muchas de golpe, con el desbordamiento de trabajo que ello conlleva.
El sistema para comunicar la orden al personal de cocina varía según el restaurante. En algunos se informa al chef acerca de las elaboraciones que se requieren, que transmitirá a distintas partidas. En otros, la orden se coloca en ruedas giratorias o tableros, de modos que cada una de ellas tenga su turno.
El personal de la cocina avisará de diferentes formas cuando su pedido esté listo. Se lo puede indicar una señal luminosa con números sobre la pared o bien el jefe de cocina se encargará de notificárselo oralmente. Algunos camareros utilizan un artefacto electrónico que les da una señal cuando pueden ser retiradas sus órdenes.
Una vez recibida, se compara con lo que tiene escrito para verificar que no falta nada.
5.3.1. Detalles a cuidar en la toma de la comanda. Durante la toma de la comanda al cliente, lo que se está haciendo es iniciar y promover la venta del establecimiento, que finalizará cuando éste abone su factura. Por este motivo, es muy importante cuidar todos los detalles, para conseguir una venta positiva, tanto para el establecimiento como para el cliente, adoptando una postura correcta y de total disposición al cliente, orientándole y sugiriéndole en todas las cuestiones que sea necesario. Para ello se observarán las siguientes normas y consejos:
–Adoptar una actitud positiva hacia el cliente
–Cuidar la presencia de las cartas. Siempre deberán mantener una vista impecable, desechando las manchadas o usadas. También se evitarán faltas de ortografía o inexistencias de los platos que figuren en la carta, haciéndoselo saber al cliente.
–Situarse siempre a la derecha del cliente con el que se hable.
–Si se habla para el colectivo de la mesa, situarse en una zona central o de fácil visión y audición para todos los comensales
–Tanto el bloc de notas como las cartas se mantendrán en posición de escritura.
–Si las manos están libres, mantenerlas recogidas en una posición natural a su espalda. No se gesticulará con ellas, ni se mantendrán los brazos cruzados ni en posición de jarra.
–Acercarse lo suficiente a la mesa para que sea perfecta la comunicación con los clientes, pero sin apoyarse en la misma.
–No provocar prisas a los comensales en su elección.
–Orientar y ayudar a los clientes en todo lo referente a la composición de platos…
–Emplear siempre palabras como gracias, por favor…
–Utilizar términos y palabras sugestivos para las recomendaciones.
-Ofrecer otros productos que armonicen bien con lo elegido por el cliente, como vinos o ensaladas.
-Mantener un tono positivo en sus temas de conversación y comentarios. Se puede mencionar alguna buena opinión acerca de alguna elaboración…
-Para responder preguntas, el personal deberá conocer los horarios y la dirección del establecimiento, el menú y los ingredientes de cada elaboración, así como las sugerencias, datos históricos o de interés acerca de su restaurante y su comunidad y eventos y actuaciones de cualquier tipo que haya en su ciudad o región.
-Discreción para evitar que el resto de comensales conozcan información personal como regímenes, no sorprendiéndonos del pedido, por inusual que parezca.
-Dominio de al menos de una lengua extranjera, siendo recomendable el conocimiento de otra, así como expresarse en la propia con corrección.
5.4.-Situaciones imprevistas.
a) Retour o devolución. Son términos que sirven para indicar a todas aquellas personas que utilizan la comanda que lo que figura a continuación ha sido devuelto por el cliente ya que no desea consumirlo; así, para cocina, significará el reingreso de un plato que anteriormente había salido con otra comanda; para el facturista o cajero, servirá para indicarle que el plato, bebida o postre que figura en la misma deberá ser descontado de la factura, si ya se había cargado a la nota de la mesa correspondiente.
b) Las palabras “suite” o “seguido” se pueden utilizar en dos acepciones: una, para indicar que la comanda corresponde a un nuevo cliente que se incorpora a una mesa en la cual ya había sido solicitada la comanda, de tal forma, que al figurar la palabra” suite” al comienzo de la comanda, el facturista ya sabe que lo que figura en la misma deberá ser incorporado a la factura de la mesa. La otra acepción también significa continuidad, pero en este caso se aplica a un cliente o comensal, el cual, después que se le haya tomado la comanda, solicita de nuevo otro plato, vino o postre y por lo tanto deberá ser incorporada a la factura.
c) Las palabras “por”, “en place” o “en lugar de” se utilizan para indicar que es el cambio de algún plato ya pedido y elaborado en cocina. En la factura se realizará el cambio correspondiente.
d) En el caso de que tengamos una mesa que queramos que tenga un trato privilegiado (inspectores de guías gastronómicas, turísticas, agentes de viajes…) se hará constar en la comanda con la abreviatura internacional V.I.P. (Very Important Person) obrando con discreción, dado el agravio comparativo que puede suponer para otros clientes.
e) En las comandas de carnes se deben tener en cuenta los puntos de elaboración de la misma.
Existen numerosas expresiones para indicar los puntos de las carnes, de las cuales indicamos algunos ejemplos
M.P.H. (muy poco hecho), P.H. (poco hecho), M.H. (medio hecho), H (hecho), MP (muy pasado).
¼ (poco hecho), ½ (medio hecho), ¾ (entre medio hecho y muy hecho), B.H. (bien hecho).
P poco hecho), ½ (medio hecho), ¾ (entre medio hecho y muy hecho), B.H. (bien hecho).
— (muy poco hecho), -(poco hecho),.(punto), +(hecho), ++(muy hecho)
6.-Itinerario de una comanda. El movimiento de una comanda de restaurante puede representarse gráficamente como sigue:
–La persona encargada toma por triplicado, dándosela al jefe de rango, éste se queda la segunda copia y manda al ayudante a facturación, donde entrega la primera copia y le sellan el original, llevándola a continuación al departamento expendedor donde comienza la preparación de las elaboraciones solicitadas por el cliente. Este sistema, al implicar a varias personas de distintos departamentos, minimiza el riesgo de pérdidas.
El facturista, una vez recibida la primera copia, abre una mano corriente para confeccionar, al acabar el servicio, la correspondiente factura si es un restaurante o un cliente de paso en un hotel, o remitirá todas las comandas de la mesa a recepción si el cliente está alojado en el mismo.
Una vez acabado el servicio, todas las copias se remiten a intervención que valorará su coincidencia, dará de baja en los relevés los géneros consumidos y procederá a su archivo.
7.-Terminología utilizada en el proceso de entrega de comanda.
Existe un vocabulario técnico entre el personal de la sala y el de cocina sobre las comandas, al objeto de determinar el momento en que la cocina nos debe proporcionar las viandas. Las voces para pedir en cocina son:
a) Si hay tres platos:
1.-Jefe o cocina marcha mesa “x”.
2.-Empieza la mesa “x”.
3.-Sigue la mesa “x”.
4.-Termina la mesa “x”.
b) Si sólo hay dos platos:
1.-Jefe o cocina marcha mesa “x”.
2.-Empieza la mesa “x”.
3.-Sigue y termina la mesa “x”.
Algunos profesionales utilizan también el término “pasa” indistintamente por empieza, sigue y termina.
Cuando el cliente esté próximo a finalizar cualquiera de sus platos, debe comunicarse a cocina a la voz de marcha, el tipo de plato (entrantes, primeros, postres…), consiguiendo así que el cliente no espere entre plato y plato y los deguste los más recién elaborados posibles.