|
Polisi
Diogelu Data
1.
Mae’r
polisi hwn yn esbonio sut mae Cymdeithas Gorawl Aberystwyth yn ymdrin â data
personol.
2.
Mae’r
canlynol, sy’n dal swydd fel aelod o Bwyllgor Cymdeithas Gorawl Aberystwyth,
yn cadw data personol ar ran y Gymdeithas: Cadeirydd, Ysgrifennydd,
Trysorydd, Swyddog Cyhoeddusrwydd, Llyfrgellydd, Ysgrifennydd Cymdeithasol,
Ysgrifennydd Cymorth Rhodd, Ysgrifennydd y Noddwyr ac Arweinwyr Adran.
3.
Mae
Cymdeithas Gorawl Aberystwyth yn casglu data personol aelodau, noddwyr, y
cyfryngau a gwasanaethau proffesiynol eraill, hysbysebwyr, ac ati. Mae’r
Gymdeithas yn cadw gwybodaeth o’r fath ar gyfer ei defnydd ei hun yn unig, er
enghraifft, i weinyddu tanysgrifiadau aelodaeth, i gysylltu ag aelodau a
noddwyr, i roi gwybodaeth am ddyddiadau a lleoliadau ymarferion,
gweithgareddau cymdeithasol ac, yn achlysurol, am ddigwyddiadau cerddorol
lleol.
4.
Mae
aelodau yn cyflenwi data personol pan fyddant yn ymuno â’r Gymdeithas bob
blwyddyn: enw, cyfeiriad, cyfeiriad e-bost, rhif ffôn cartref a ffôn symudol.
Cedwir eu manylion cyswllt ar restrau gweithredol o’r aelodaeth am flwyddyn
wedi iddynt ymuno â’r Gymdeithas, ond gellid eu cadw am hyd at bum mlynedd i
bwrpas gwahodd cyn-aelodau i ailymuno mewn rhai achosion. Cedwir data
personol noddwyr sy’n cyfrannu’n rheolaidd at y Gymdeithas ar restr
weithredol o noddwyr cyhyd â’u bod yn dal i gyfrannu, ond gellid eu cadw am
hyd at bum mlynedd wedyn er mwyn gwneud ceisiadau pellach am gefnogaeth.
5.
Mae
Cymdeithas Gorawl Aberystwyth yn rhannu data personol gyda Chyllid a Thollau
EM i hawlio ad-daliadau Cymorth Rhodd a chyda’r Comisiwn Elusennau i roi
manylion cyswllt Ymddiriedolwyr (aelodau’r Pwyllgor).
6.
Mae
Cymdeithas Gorawl Aberystwyth yn dal data yn unol â safonau arfer da ynghylch
diogelwch data personol teuluol. Nid yw data yn cael eu hamgryptio. Mae
aelodau’r Pwyllgor yn cadw data yn eu cartrefi, naill ai ar bapur neu ar eu
cyfrifiaduron neu eu dyfeisiau personol. Ni anfonir e-byst grŵp at aelodau na
noddwyr gyda’r cyfeiriadau yn agored, hynny yw, lle mae cyfeiriad e-bost un
derbynnydd yn weladwy i un arall.
7.
Gall
unrhyw un sydd wedi cyflwyno data personol i Gymdeithas Gorawl Aberystwyth
dynnu yn ôl eu caniatâd i ddefnyddio neu i gadw’r data hynny ar unrhyw adeg
drwy roi gwybod i swyddog o’r Gymdeithas (gweler paragraff 2 uchod), er
enghraifft, trwy ofyn am gael tynnu eich enw oddi ar y rhestr e-bostio. Yn
ogystal, gellir cysylltu â’r Cadeirydd a’r Ysgrifennydd drwy e-bost drwy
gyfrwng y dolenni ar wefan y Gymdeithas:
https://sites.google.com/site/aberystwythchoralsociety/home
29 Mai 2018
|
Data
Protection Policy
1.
This policy describes how Aberystwyth
Choral Society handles personal data.
2.
The following, who hold
office as Committee members of the Aberystwyth Choral Society, hold personal
data on behalf of the Society: Chair, Secretary, Treasurer, Publicity
Officer, Librarian, Social Secretary, Gift Aid Secretary, Patrons Secretary
and Section Leaders.
3.
Aberystwyth Choral Society
collects personal data of members, patrons, media and other professional
services, advertisers, etc. The Society holds such
information solely for its own purposes, for example, to administer
membership subscriptions, to communicate with members and patrons, to provide
information about rehearsal dates and venues, social activities and,
occasionally, local musical events.
4.
Members provide personal data
when they join the Society each year: name, address, email address, landline
and mobile telephone numbers. Their contact details are held on active
membership lists for a year after they join the Society, and may be retained
for up to five years for the purposes of inviting former members to rejoin in
certain instances. The personal data of patrons who make regular donations to
the Society are held on an active patrons’ list for as long as they are
making donations, and may be retained for up to five years afterwards for possible
further appeals for support.
5.
Aberystwyth Choral Society
shares personal data with HM Revenue & Customs to claim Gift Aid
repayments and with the Charity Commission to provide contact details of
Trustees (Committee members).
6.
Aberystwyth Choral Society
holds data in accordance with good practice standards of personal domestic
data security. Data are not encrypted. Committee members store data in their
homes on paper records, computers or personal devices. Group emails to
members or patrons are not sent as open address emails, that is, where the
email address of one recipient is visible to another.
7.
Anyone who has given personal
data to Aberystwyth Choral Society may withdraw consent to use or hold that
data at any time by informing a Society officeholder (see paragraph 2 above),
for example, by asking to be removed from an email mailing list. In addition,
the Chair and Secretary can be contacted by email through links on the
Society’s website: https://sites.google.com/site/aberystwythchoralsociety/home
29 May 2018
|