Tres pasos iniciales

El proceso de inscripción tiene esencialmente tres pasos que se definen a continuación: Registro de la inscripción, Diligenciar datos y adjuntar documentos y Confirmar la inscripción.

En la presente guía vera detalladamente los pasos necesarios para realizar el proceso de inscripción. Lea cuidadosamente y siga las instrucciones para mayor claridad.

Estados del proceso de inscripción

El proceso de inscripción pasa por varios estados, los cuales se describen a continuación. Cada vez que se produce un cambio de estado el sistema le enviará un correo electrónico a la dirección registrada indicando el respectivo cambio de estado.

1. BORRADOR. Cuando se acaba de registrar la inscripción y durante todo el proceso de diligenciar los datos y adjuntar los documentos.

2. INSCRITO. Una vez se ha confirmado la inscripción, esta pasa al estado INSCRITO. Permanecerá en este estado hasta tanto la institución educativa realice algún cambio. No puede modificar los datos ni los documentos en este estado.

3. ADMITIDO. Este estado indica que la institución revisó la información y los documentos y le asignó el cupo correspondiente. En este estado tiene el cupo asignado en la sede, jornada y grado pero no se ha definido el grupo específico. Es posible que en este estado se le solicite enviar algún tipo de documento adicional o ir a la institución para formalizar (firmar) el registro de la matrícula.

4. MATRICULADO. El estado matriculado indica que la institución hizo el registro oficial de la matrícula y que se la ha asignado el grupo específico al que el estudiante pertenece. El correo electrónico enviado le informará el grupo que le sea asignado.

5. PENDIENTE. El estado pendiente indica que al revisar los datos o los documentos, se encontró algún tipo de faltante o inconsistencia que debe ser corregida. El cupo no está asignado, pero puede volver a modificar los datos y adjuntar modificar los documentos.

6. NO ADMITIDO. El estado no admitido indica que no se le asignó un cupo. Generalmente por falta de cupo o porque el mismo aspirante desiste del proceso. No podrá modificar datos ni cambiar el estado. Si se requiere, debe iniciar un nuevo proceso de inscripción. Se le notificará al correo electrónico registrado.

La siguiente imagen muestra una breve descripción de cada estado del proceso y las acciones que puede o debe tomar el usuario en cada uno de los estados.

Diagrama del Proceso de Inscripción

En la siguiente imagen se define el diagrama general de los pasos que debe realizar en el proceso de inscripción.

Como puede observar de izquierda a derecha lo primero que debe realizar el usuario es registrar la inscripción. Seguidamente se le pedirá diligenciar los datos básicos y opcionalmente datos adicionales de caracterización, información de acudiente y adjuntar documentos requeridos por la institución y finalmente confirmar la inscripción.

Registrar la inscripción

Se le pedirá que ingrese cuatro datos esenciales que son:

1. Una dirección de correo electrónico. Esta se usará para enviarle la información de registro y mantenerle informado acerca del estado del proceso. Asegúrese que escribe la dirección de correo correctamente y que tiene acceso a esta.

2. Seleccionar la sede. Para facilitar el proceso debe seleccionar una sede de la institución educativa en la que desee ser matriculado en caso de ser admitido.

3. Seleccionar la jornada. Se le pedirá seleccionar una jornada en la que desee ser matriculado en caso de ser admitido.

4. Seleccionar el grado. Se le pedirá seleccionar el grado para el cual debe ser matriculado. Tenga en cuenta que el sistema solo muestra los grados disponibles en la sede y jornada seleccionados. Por lo que, si no ve el grado que desea en la lista, intente cambiando la jornada o la sede.

5. Ingresar el código de seguridad. Por razones de seguridad de la plataforma de inscripciones se le pedirá que ingrese los caracteres de seguridad ("letras extrañas") que aparecen en la parte derecha. Lea cuidadosamente y si no logra comprender, intente generando un nuevo código.

6. Haga clic en el botón Continuar. Una vez haga clic, si todos los datos están correctos, el sistema registrará la inscripción y le enviará a la siguiente ventana. Además le enviará un mensaje de correo electrónico en el que le informa que la inscripción está registrada y se encuentra en estado BORRADOR.

La siguiente imagen muestra el formulario en el que deberá ingresar los datos solicitados.

Diligenciar Datos

El proceso de diligenciamiento de datos se divide en 5 pasos, de los cuales es posible que la institución haya configurado el sistema para que algunos no sean obligatorios.

Registro de Información Básica

La siguiente imagen muestra la ventana de registro de información o datos básicos. Como puede observar, en la parte superior aparecen los pasos del registro y en este caso está resaltado en color azul la opción Información Básica.

Ingrese la información requerida en cada campo. Tenga en cuenta que los campos marcados con * (asterisco) son obligatorios.

Caracterización

En este paso se le pedirán datos acerca de cuatro aspectos: Información socioeconómica, Población víctima del conflicto, Caracterización psicofísica, Información de Seguridad Social.

Las siguiente imagen muestran la ventana con la información que deberá diligenciar. En esta ventana la mayoría de los datos son opcionales.

Información del Acudiente

En esta ventana se registran los datos de la persona que será el acudiente del estudiante. Teniendo en cuenta que es posible que un acudiente ya se encuentra registrado en el sistema porque también es acudiente de otro estudiante, lo primero que se debe hacer es una búsqueda del acudiente.

Buscar Acudiente

1. Escriba el número del documento de identidad del acudiente en el campo Buscar acudiente registrado y haga clic en el botón Buscar.

2. Si el acudiente ya está registrado aparecerán sus datos en la ventana y un mensaje indicando que el acudiente fue encontrado.

3. Revise los datos y realice las correcciones que considere necesarias. No olvide seleccionar el parentesco del acudiente con el estudiante.

4. Haga clic en el botón Guardar o Continuar.

Registrar y guardar datos del acudiente

Si al buscar el acudiente, este no se encuentra registrado, puede proceder a registrar los datos y finalmente hacer clic en el botón Guardar o Continuar.

La siguiente imagen muestra la ventana de registro de acudientes.

Adjuntar Documentos Requeridos por la Institución

La lista de documentos puede variar entre una y otra institución educativa, según sea configurado por cada una. A continuación, se muestra el procedimiento básico para adjuntar los documentos.

Adjuntar un documento.

1. Seleccione el tipo de requisito. Puede elegir un tipo de requisito en la lista y ver su descripción haciendo clic en el botón Descripción que aparece al lado derecho de la lista desplegable. Esta descripción es asignada por la institución y es la que indica qué condiciones debe cumplir el documento.

2. Seleccione el archivo. Para seleccionar el archivo haga clic en el botón Seleccionar archivo. Tenga en cuenta que este nombre puede variar dependiendo del navegador que esté utilizando. Si está en un dispositivo móvil podrá tomar la fotografía directamente del documento.

3. Escribir observaciones o comentarios. Si considera pertinente puede escribir algún comentario u observación adicional acerca del documento.

4. Haga clic en el botón Agregar documento para cargar el documento seleccionado.

5. Repita los pasos 1 a 4 para cada tipo de documento hasta completar todos los documentos requeridos. Cuando haya terminado haga clic en el botón Continuar.

IMPORTANTE!

Tenga en cuenta que solo podrá cargar archivos de un tamaño máximo de 5MB (5 mega bytes) y que solo se admiten imágenes en formato png, jpg, jpeg y documentos en pdf.

La siguiente imagen muestra la ventana de registro de documentos o requisitos de la inscripción.

Ver documentos cargados

Para ver un documento que está cargado haga clic en el botón Descargar.

Modificar un documento

Cuando ha cargado un documento y desea modificarlo, simplemente cargue un nuevo documento teniendo seleccionado el tipo de requisito correspondiente.

Eliminar un documento.

Para eliminar un documento haga clic en el botón Eliminar. Se le pedirá que confirme la eliminación.

Importante!

Solo podrá modificar y eliminar documentos mientras la inscripción se encuentre en estado BORRADOR o PENDIENTE. Una vez confirmada la inscripción no podrá modificar ni eliminar un documento.

La siguiente imagen muestra la apariencia de la ventana en la que se ven los documentos adjuntos. El estado GUARDADO indica que aun no ha sido revisado y aceptado por la institución.

Confirmar Inscripción

Antes de confirmar la inscripción, asegúrese que ha diligenciado correcta y completamente todos los datos y que ha adjuntado todos los documentos que exige la institución educativa. Los documentos deben ser legibles.

El paso para confirmar la inscripción es muy sencillo. A continuación, se explica este procedimiento.

1. Verifique la sede, la jornada y el grado para el cual desea confirmar la inscripción.

2. Si el estudiante viene de otro establecimiento educativo, escriba el nombre completo de dicho establecimiento y seleccione la situación académica en la que terminó el último grado cursado en dicho establecimiento.

3. Si tiene algún comentario u observación adicional regístrela en el cuadro de texto correspondiente.

4. Haga clic en el botón Confirmar. Aparecerá una ventana emergente que le preguntará si está seguro que desea confirmar la inscripción.

La siguiente imagen muestra la ventana en la que se confirma la inscripción.

Finalizar proceso de inscripción

Si la confirmación fue exitosa deben suceder dos cosas.

Primero. Aparecerá una ventana similar a la que se muestra en la siguiente imagen, con la información registrada. Debe guardar estos datos, en especial el PIN de registro para futuras consultas del proceso.

Segundo. Llegará un mensaje de correo electrónico informando que la inscripción cambio exitosamente al estado INSCRITO. En este mensaje hay información importante que debe conservar durante todo el proceso de inscripción.

Si esto sucedió así, has finalizado con éxito tu proceso de inscripción.