¿Cómo admitir a los estudiantes inscritos?

Al abrir el proceso de inscripción y posteriormente publicarlo, lo mas normal es que los estudiantes nuevos interesados en matricularse en la institución empiecen a realizar el proceso de INSCRIPCIÓN ¿pero como saben los administrativos de la institución, que estudiantes se han inscrito para solicitud de cupos? A continuación indicaremos paso a paso donde realizar la admisión del estudiante y posteriormente la matrícula del mismo.

Proceso de admisión

El proceso de admisión se realiza en la plataforma SINAI por el administrativo de la institución.

Siga los siguientes pasos.

1. Haga clic en el menú Matrículas y seguidamente seleccione la opción Inscripciones del menú desplegable Estudiantes Nuevos. Aparecerá la lista de todos los estudiantes que han solicitado cupos, con la opción de de filtrar los estudiantes por grados. En esta lista se puede observar la siguiente información de los estudiantes: Grado, Nombre, PIN, Teléfono, Email, Estado, Fecha de registro, Opciones (abrir, matricular, ver datos)

2. Acciones con los estudiantes inscritos: una ves se tiene la lista de estudiantes inscritos se pueden realizar las siguientes acciones: (Abrir, Matricular, Ver datos)

Funcionalidad de la opción Abrir:

En este botón se puede observar la información que el estudiante digitó en el formulario: Información básica, caracterización, acudientes, documentos y admisión.

• Información básica: Se encuentra toda la información relacionada con los datos del estudiante.

• Caracterización: En la caracterización está toda la información socioeconómica, Población víctima del conflicto, Caracterización psicofísica e información de seguridad social.

• Acudiente: Información de la persona responsable del estudiante ante el establecimiento educativo.

• Documentos: Se encuentran todos los documentos requisitos que el estudiante presenta en su inscripción; lo ideal es que el administrativo verifique cada uno de los documentos para poder constatar que estén correctos, tal como la institución los solicita al estudiante.

Verificación de documentos

• En la lista de documentos se visualiza la siguiente información: el nombre del documento, con las observaciones que el aspirante haya registrado, el estado del documento (GUARDADO), Observaciones que posteriormente hace el administrativo al documento del estudiante, y las opciones Abrir y Verificar.

La opción abrir (botón azul): Está diseñado para visualizar el documento requisito.

La opción Verificar (botón verde): se abre una ventana emergente que permite hacer observaciones y/o sugerencias al documento, estas indican al estudiante que el documento fue aceptado o rechazado por la institución.

Botón No admitido (rojo): Las observaciones se registran cuando el documento presente algún dato que corregir o no responda al requisito que la institución solicita; por ejemplo: el estudiante envió el Registro Civil y debía enviar la Tarjeta de Identidad o el documento está borroso, por lo tanto incomprensible. Cuando se presentan este tipo de situaciones se debe registrar observaciones al documento, posteriormente se le da en el botón no admitido para que el estudiante reciba la información de observación del documento y proceda a verificar y/o corregir.

Botón Aceptar (verde): Cuando el documento está en orden, la observación será positiva y el estudiante entenderá que el documento se encuentra correcto.

*Al aceptar o rechazar el documento, el estado de este cambia.

Botón Aceptar

Botón No admitido

Admisión del estudiante

Después de verificar datos del estudiante, información de acudientes y los requisitos, se procede hacer la admisión del estudiante.

Antes de hacer la admisión, la institución debe tener presente las siguientes consideraciones:

• Si existe cupo disponible para la sede y grado que el estudiante solicita.

• Si matricula al estudiantes aún con requisitos pendientes por enviar o corregir.

En esta parte del proceso la institución dependiendo de sus consideraciones puede dejar al estudiante en cualquiera de los siguientes estados: Admitido, Pendiente o No admitido.

Estado Pendiente. El estado pendiente indica que al revisar los datos o los documentos, se encontró algún tipo de faltante o inconsistencia que debe ser corregida. El cupo no está asignado, pero puede volver a modificar los datos y adjuntar modificar los documentos.

Al dejar al estudiante en estado Pendiente, el sistema le manda un correo de notificación, con una alista de los documentos con el estado en que están, indicando que deben ser revisados y corregidos.

Estado No admitido. El estado rechazado indica que no se le asignó un cupo. Generalmente por falta de cupo o porque el mismo aspirante desiste del proceso. No podrá modificar datos ni cambiar el estado. Si se requiere, debe iniciar un nuevo proceso de inscripción. Se le notificará al correo electrónico registrado.

Estado Admitido. Este estado indica que la institución revisó la información y los documentos y le asignó el cupo correspondiente. En este estado tiene el cupo asignado en la sede, jornada y grado pero no se ha definido el grupo específico. Es posible que en este estado se le solicite enviar algún tipo de documento adicional o ir a la institución para formalizar (firmar) el registro de la matrícula.

Una ves se haya realizado el proceso, el estudiante cambia al Estado Admitido, al mismo tiempo recibe un correo donde le notifica el nuevo estado, ya que pasa de Inscrito a Admitido. Cabe aclarar que el estado Admitido no es estado Matriculado. La matrícula es posterior a la admisión del estudiante.

Matrícula del estudiante

Estado Matriculado. El estado matriculado indica que la institución hizo el registro oficial de la matrícula y que se la ha asignado el grupo específico al que el estudiante pertenece. El correo electrónico enviado le informará el grupo que le sea asignado.

En este proceso la institución asigna el grupo en el cuál el estudiante quedará matriculado, así mismo asigna el libro y el folio de matricula del estudiante.

Cambio de estado para varios estudiantes a la ves

El estado Admitido, Pendiente o No admitido, se puede realizar estudiante a estudiante, pero también está diseñada la forma de asignar un estado a varios estudiantes a la ves; tal como se ilustra a continuación: