Hur gör vi saker

Vad händer en dag på gården!

Telefon

Alla som jobbar skall var inloggade på Telavox-appen och kunna ta emot samtal. Svara med frasen "Välkommen till Sandvikengården du talar med ditt namn". Andvänd den trådlösa telefonen för att ringa till nån från gården. Om du använder din telefon, så syns ditt privata nummer och det vill du inte.

Om någon frågar efter Thomas, så är det inte säkert att det behöver vara specifikt till honom. Fråga personen vad saken gäller och om ni kan hjälpa dom innan ni försöker lämna över till Thomas.

Mejl

Mejlen behöver man gå igenom varje dag. En god ide kan vara att kolla igenom den direkt på morgonen, efter lunch och en timma innan stängning. Många bokiningsförfrågningar kommer in den vägen. Frågar dom om bokning för nästa år, så får ni be dom återkomma till hösten om det är privatpersoner. Är det grupper, så hänvisa att Thomas tar kontakt med dom. När ett mejl är klart så sortera in det under Klar och väntar man svar, så lägg det under Inväntar Svar. Ta hjälp av varnda om det är svårt att svara på ett mejl eller skicka tillbaka frågor som gör det lättar att hjälpa gästen.

Fakturor på mejl

Ibland kommer det in fakturor via mejl. Dom skall vidarebefordras till inbox.lev.235486@arkivplats.se med pdf-fakturan bifogad, så tar vår ekonomiavdelning hand om det. Se längre ner angående brevfakturor

Bokningar (från förfrågan till hemfärd)

Kanot

Det finns tre typer av kanotgäster. Svenska, Tyskar & Holländare med grannländer och SNP. Säsongen är baserad på sommarpersonal. Därför försöker vi att inte boka in kanotstarter efter 20 augusti. Det börjar dessutom bli kallare på nätterna då. Hänvisa till Arvika Kanotcenter eller Glaskogen till den kunden.

Svenska: Oftast vill dom hyra över dagen och är sällan ute längre än 6h. Istället för att ta betalt per timma, så tar vi 250kr/halvdag (6h). Ibland kan det komma någon som vill övernatta på en ö i Värmeln. Det är väldigt ovanligt att de tar en längre tur som Jösse, Köla eller Värmeln runt. I vissa fall har de efterfrågat en delsträcka med utkörning av kanoter och hämtning av kanoter. Vi kan göra det i mån av tid.

Tyskar & Holländare: Mejlar oftast direkt eller via hemsidan, men ringer gärna också. Inte ovanligt att de vill få råd om vilken tur som passar deras sällskap bäst.

SNP: SNP är vår Holländska samarbetspartener. Det är en resebyrå som specialiserat sig på “äventyrs”-resor. SNP har speciellt avtalade priser med oss och lägger sedan på sin egen marginal. Ibland får vi gäster som tittat på SNP, men sen insett att de kan boka direkt hos oss, ingetv konstigt med det.

Inga kanotbokningar efter 20 augusti.
Inga hämtningar och körningar utanför arbetstid.
Kanotister som skall hämtas efter tur måste hämtas innan 16:30.
Tänk på att förvarna att det kan bli strömt vid mycket regn.
Undvik att paddla vid starkare vindar än 5m/s.
Hämta inte i onödan d v s få gästen att ta en dag utan att paddla om det blåser mycket eller regnar mycket.
Försök att bara boka Jösse mån, ons och fre. Köla tis, tor och lör

Bokningsförfarande Kanot

Kolla upp den efterfrågade perioden så att det finns kanoter och att de startar på rätt dag för efterfrågad tur.
1. Jösse - måndag, onsdag och fredag.
2. Köla - tisdag, torsdag och lördag.
3. Värmeln - fri start från Sandvikengårdens strand.
Skapa en bokning genom att trycka på “Ny” ordinarie kanotgäster. Välj knappen “SNP” för den typen av bokning.
Välj rätt uppgifter om start- och slutdatum, antal deltagare, mm mm
Markera lediga kanoter för bokningen
Fyll i artikelraderna
Välj sedan bekräftelse för att skapa en PDF som skickas till kunden på mejl

Ankomst av Kanotgäst

Incheckning och betalning - Hälsa gästen välkommen.

Utrustning och Tältplats -

Brifeing och Avfärd -

Gästen kommer tillbaka och åker hem

Hämtning - När kanotturen är över så brukar det vara hälften som vill ha en hämtning, oftast Arvika, Ingestrand eller Hungvik. Gästen ska helst ha bokat in hämtningen dagen innan.

Ankomst - När gästen kommer till gården, antingen via en hämtning eller att de paddlat hela vägen tillbaka, så får de gärna stanna en natt utan kostnad på gården och kampa. Om det finns stugor lediga, så går det bra att hyra.

Återlämning - All utrustning skall lämnas tillbaka och ställas utanför kanotboden, så vi kan hänga saker på tork. Allt skall vara rengjort och även kanoten skall tvättas ut med hjälp av svampen och ställas upp i på sin plats.

Utcheckning - Stäm av att allt gått bra och om det var några problem på vägen. Passa på att fråga om utrustningen är intakt. Ingen är betalningsskyldig för slitage. Önska dem en trevlig hemresa och att dem är välkomna åter. Glöm inte att bocka i “Kund utcheckad” i systemet.

Bokningsförfarande Stuga

Kolla upp den efterfrågade perioden så att det finns stugor för de dagar de vill bo hos oss
Skapa en bokning genom att trycka på “Ny”.
Välj rätt uppgifter om ankomst och avfärd, antal gäster, mm mm
Markera stugan/stugorna för bokningen
Fyll i artikelraderna
Välj sedan bekräftelse för att skapa en PDF som skickas till kunden på mejl (håll in "option" för att öppna pdf direkt)

Bokningsförfarande Grupp

Lämna gruppförfrågningar till Thomas

Gäster som vill äta

Kolla med köket om det finns mat så det räcker och säg hur många som vill äta. Ta betalt för måltid. Uppmärksamma gästen om vilken tid maten står framme, så de inte tror man kan komma när som helst. OBS! Under Astma- & Allergilägret kan vi inte ta meot måltidsgäster.

Tidningar, brev och fakturor

Kolla brevlådan varje dag. Tidningar som inte är hämtade av kökspersonalen skall läggas ut på borden i foajén och de gamla kan läggas vid veden som tändmaterial.

Alla brev som kommer in skall öppnas. Oftast är det fakturor och skall hanteras som det står beskriver här nere. Brev som inte är uppenbar reklam samlas på samma plats, så Thomas kan hantera dom när han är på plats igen.

Rutiner för fakturor

Pappersfakturor

Pappersfakturor skall skannas in på den stora kopiatorskrivaren. Gör så här:

Lägg en faktura i taget i dokumentmatsningsfacket ovanpå "locket", om fakturan är flera sidor, så lägger man all i inmatningen. Framsidan skall vara uppåt så man ser texten.
Skrivaren piper till och skärmen lyser upp
Tryck på "Skanna"
Välj "Fortnox" som mottagare och tryck på "start"-knappen
Upprepa för alla fakturor
När skanningen är klar, så skriver man betaldatum med bläck uppe i högra hörnet och gör hål med en hålslagare om det inte finns redan.
Sätt in fakturorna i betaldatumordning i den svarta pärmen märkt "Ver 2023"

Mejlfakturor

Page updated

Report abuse