När det gäller stughyra så är det främst enskilda individer upp till ett par familjer som kommer till oss för att stanna en eller två nätter. I vissa fall handlar det om längre vistelser, men de hör till ovanligheterna. Gårdens stora inkomstkälla är gruppbokningar och därför bör man inte ta emot enskilda bokningar förrän tidigast vårvintern samma år. Kommer frågor om nästa år, så ber man att de återkommer i början av det nya året. Anledningen är att enskilda gästbokningar kan komma mellan vissa typer av grupper som behöver mycket plats.

Vistelse

Incheckning under bemannade tider - Hälsa gästen välkommen och visa dem till stugan

Incheckning obemannade tider - …

Betalning - De flesta grupper skall faktureras och det görs i Fortnox.n och glöm inte att dra av bokningsavgiften.

Utcheckning - Kunden checkar ut senast 12:00

Bokningsförfarande

Kolla igenom instruktionsfilmerna för att veta hur man loggar in på FileIT och lägger in bokningar.

Det finns tre typer av kanotgäster. svenskar, tyskar och holländare med grannländer samt SNP. Kanotsäsongen är baserad på när vi har sommarpersonal. Därför försöker vi att inte boka in kanotstarter efter 20 augusti. Det börjar dessutom bli kallare på nätterna då. Hänvisa i sådana fall kunden till Arvika Kanotcenter eller Glaskogen.

Svenskar: Oftast vill de hyra över dagen och är sällan ute längre än 6h. Istället för att ta betalt per timma, så tar vi 250kr/halvdag (6h). Ibland kan det komma någon som vill övernatta på en ö i Värmeln. Det är väldigt ovanligt att de tar en längre tur som Jösse, Köla eller Värmeln runt. I vissa fall har de efterfrågat en delsträcka med utkörning av kanoter och hämtning av kanoter. Vi kan göra det i mån av tid.

Tyskar och holländare: Mejlar oftast direkt eller via hemsidan, men ringer gärna också. Inte ovanligt att de vill få råd om vilken tur som passar deras sällskap bäst.

SNP: SNP är vår holländska samarbetspartner. Det är en resebyrå som specialiserat sig på “äventyrs”-resor. SNP har speciellt avtalade priser med oss och lägger sedan på sin egen marginal. Ibland får vi gäster som tittat på SNP, men sen insett att de kan boka direkt hos oss, inget konstigt med det.

Ankomst av Kanotgäst

Incheckning och betalning - Hälsa gästen välkommen.

Utrustning och Tältplats - …

Brifeing och Avfärd - …

Gästen kommer tillbaka och åker hem

Hämtning - När kanotturen är över så brukar det vara hälften som vill ha en hämtning, oftast Arvika, Ingestrand eller Hungvik. Gästen ska helst ha bokat in hämtningen dagen innan. 

Ankomst - När gästen kommer till gården, antingen via en hämtning eller att de paddlat hela vägen tillbaka, så får de gärna stanna en natt utan kostnad på gården och kampa. Om det finns stugor lediga, så går det bra att hyra. 

Återlämning - All utrustning skall lämnas tillbaka och ställas utanför kanotboden, så vi kan hänga saker på tork. Allt skall vara rengjort och även kanoten skall tvättas ut med hjälp av svampen och ställas upp på sin plats.

Utcheckning - Stäm av att allt gått bra och om det var några problem på vägen. Passa på att fråga om utrustningen är intakt. Ingen är betalningsskyldig för normalt slitage. Önska dem en trevlig hemresa och att de är välkomna åter. Glöm inte att bocka i “Kund utcheckad” i systemet.

Bokningsförfarande

Kolla igenom instruktionsfilmerna för att veta hur man loggar in på FileIT och lägger in bokningar.

Grupp

Gruppbokningar är den största inkomstkällan för Sandvikengården. Vi har varje år flera grupper som är återkommande och de har förprioritet i bokningarna de kommande åren då de är en säker inkomstkälla. Det är inte storleken på gruppen som avgör hur många stugor de använder, utan syftet med deras besök. 

Här är några av de vanligaste grupperna:

Sommarläger: Vi har ett par organisationer som återkommer varje år med barn- och/eller ungdomsläger och i vissa fall familjeläger. De har en längre historik av att ordna läger och har varit hos oss i många år. I vissa fall upp till 20 år. Oftast nyttjar de Läsarstugan och Lägerstugan. En del behöver även en egen stuga för ledare och nyttjar då Kollerudstugan och/eller Sandbolstugan. Det är bra att stämma av med dem inför varje år och boka in de enskilda stugorna. Det är lätt att det blir dubbelbokning annars när man hyrt ut Kollerudstugan till en familj och det förväntas av lägret att kunna nyttja den. Några av grupperna: Astma- och allergiförbundet, Diabetesförbundet och Bufff (ja, det ska vara 3 “f”)

Konfahelg: Det här är en av de vanligaste helgbokningarna vi har. Det är församlingar och pastorat i stiftet som bokar in sig för en helg med sin konfagrupp. Det kan vara allt från 20 personer till 50 personer. Vanligast är det med det lägre antalet och tyvärr minskar de i storlek. Det har förts dialog med församlingar och pastorat under några år om att de skulle kunna samköra med varandra och våren 2024 så kommer Arvika Pastorat genomföra en konfahelg med flera. Angående Konfagrupper. I den här gruppen finns det många små grupper (mindre än 20) som vill komma och det är svårt att få ihop ekonomin när man tar emot en liten grupp. Därför kan det vara en god idé att Sandvikengården avsätter en helg och bjuder in mindre grupper för att de ska kunna komma på läger också. Börja med en helg på våren.

Församlingshelg: Det här är en blandad grupp som kommer och har antingen självhushåll eller helpension. Tyvärr har dessa grupper också minskat i storlek och antalet dagar de kommer. I vissa fall stannar man bara över lördagen och har ingen övernattning. En idé är att de som bokar in så måste kunna ge utrymme för en övernattande grupp på 20-30 personer eller betala en avgift för att få vara själva.

Retreat: Ordnas av både stiftet och församlingar. Det brukar vara ett maxtak på antalet deltagare och det rimmar med hur många enskilda rum det finns på gården. Brukar vara mellan 20-15 deltagare. Stiftet brukar vilja ha 3-4 tillfällen per år, men de har svårt att få ihop några större grupper än 10.

Skolklass: Kommer kanske ett par på våren och hösten som stannar en natt. Oftast vardagar.

Familjeträff: Det här är ibland en återkommande grupp, men oftast enskilda tillfällen när någon vill anordna en större släktträff. Det är en grupp som många gånger är ovan att ordna läger och därför kommer det mycket frågor och gärna vill de komma för en inspektion för att se om vi duger.

Utbildningsdagar: Oftast Stiftet eller en organisation som ordnar utbildningsdygn under ett par vardagar.

Självhushåll: Hit kan flera grupper tillhöra, men oftast är det församlingsläger över en helg.

Vistelse

Incheckning - Hälsa gästen välkommen och gå igenom dokumentet “Tänk på Gruppankomst för att stämma av allt med tider och mat.

Utcheckning - Ge gruppens deltagare en frivillig utvärdering. Fråga om allt gått bra och om det varit några problem. Stäm av deltagarantalet, och åldersfördelning på barnen. Passa på att boka in nästa vistelse

Betalning - De flesta grupper skall faktureras och det görs i Fortnox.n och glöm inte att dra av bokningsavgiften.

Bokningsförfarande för Grupper

Kolla igenom instruktionsfilmerna för att veta hur man loggar in på FileIT och lägger in bokningar.