Bestanden delen: een link maken en delen

Hoe werk je samen met collega's en leerlingen via Google Workspace?

Je moet weten dat samenwerken in Google Workspace verloopt via het delen van links (dit in plaats van bestanden als een bijlage in een mail versturen bijvoorbeeld).

Via een link kunnen meerdere personen met de juiste rechten in één bestand samenwerken, zélfs tegelijkertijd. Zo werk je niet langer in verschillende versies van bestanden die telkens moeten geüpload worden als bijlage (en die dan nog vaak vergeten wordt ook). Wat iemand met jouw document of bestand kan doen, stel je als eigenaar volledig zelf in.

Er zijn verschillende plaatsen waar je de rechten kan instellen, maar de manier waarop je een bestand deelt, is steeds dezelfde. Je kan dit doen via:

• Delen met mensen en groepen

• Link ophalen

Bestanden delen tijdens het aanmaken

Bestanden deel je rechtstreeks vanuit het document of bestand zelf (tijdens het aanmaken). Onderstaande instructiefilmpje toont je:

• hoe je een deellink maakt van je Googlebestanden

• hoe je deze link dan gebruikt op Smartschool door deze als hyperlink (= achter een woord of zin, in blauw onderlijnd) te versturen in een bericht of Smartschoolvak.

Betanden delen vanuit Google Drive

De centrale plaats van waaruit je bestanden of mappen deelt, is Google Drive. Iets delen doe je door rechts te klikken op de map/het bestand. Als je op de Chromebook het touchpad gebruikt i.p.v. een muis klik je met twee vingers op het bestand. Je krijgt dan hetzelfde venstertje om de deelrechten in te stellen. Bekijk het filmpje hieronder om te leren hoe je een bestand deelt vanuit Google Drive.

Link ophalen

Je kan ook bestanden delen door de link op te halen. Je kan drie soorten links aanmaken:

• Beperkt: de link van dit bestand zal enkel kunnen geopend worden door de mensen of groepen die je toevoegde.

• Sint-Augustinusinstituut Aalst: de link van dit bestand kan enkel geopend worden door mensen met een @sai-aalst.be account. Die personen moeten dus aanmelden of aangemeld zijn om het bestand te kunnen bekijken.

• Iedereen met de link: de link kan door iedereen op het internet gebruikt worden om het bestand te bekijken, ook door mensen zonder @sai-aalst.be-account (bv. ouders van leerlingen)

Opgelet, je moet telkens ook een rol aanduiden:

• Lezer: het document kan enkel gelezen worden en niet bewerkt

• Reageerder: bewerkingen die je doet worden als suggestie of reactie aan het document toegevoegd waarna de eigenaar van het document dit kan aanvaarden of weigeren

• Bewerker: het document kan volledig bewerkt worden

De link die je hebt aangemaakt kan je doorsturen in een bericht of als hyperlink plaatsen op Smartschool (bijvoorbeeld in jouw Smartschoolvak). Het handige hieraan is dat je de bestanden kan blijven aanpassen zonder steeds opnieuw een nieuwe versie te moeten uploaden. De link blijft namelijk dezelfde. Als je dus iets wijzigt in jouw Google Document, zal dit op alle plaatsen meteen gewijzigd worden.