Hvað má og hvað ekki?

Skýjaþjónustur á borð við Google Workspace skólaumhverfið bjóða upp á gríðarlega góð og fjölbreytt verkfæri til að efla verkefnavinnu nemenda.  

Ekki skal setja skjöl eða gögn með viðkvæmum upplýsingum eða upplýsingum viðkvæms eðlis í Google Workspace. Kennarar þurfa að fylgjast með skráningum nemenda og veita leiðbeiningar um eyðingu eftir því sem við á.   

Sérstaklega er bent á að lokaeinkunnir eru dæmi um persónuupplýsingar sem geta verið viðkvæms eðlis þrátt fyrir að þær teljist ekki viðkvæmar persónuupplýsingar. Lokaeinkunnir skulu því ekki settar í Google Workspace skólaumhverfið en leyfilegt er að veita endurgjöf, umsögn eða leiðbeiningar um hvað mætti betur fara.  

Leyfileg gögn

Eftirfarandi gögn hafa verið rýnd og leyfð til vistunar í Google skólaumhverfinu: 

• • Verkefni nemenda   

  • Verkefnabækur  

  • Gagnvirkar kannanir  

  • Vefsíður  

  • Myndir sem hluti af verkefnavinnu nemenda í skólastarfi

  • Myndbönd sem hluti af verkefnavinnu nemenda í skólastarfi

  • Gögn og listar sem innihalda ekki viðkvæm persónugreinanlega gögn eða gögn viðkvæms eðlis 

  • Handbækur   

  • Kannanir og fleira sem kennarar setja inn

Leyfilegt er að setja inn leiðsögn/endurgjöf og/eða leiðbeiningar á verkefnaskil. Ekki er leyfilegt að setja inn lokaeinkunnir nemenda s.s. lokamat og/eða samantektarlista. Kennarar skulu gæta þess að vista eingöngu skjöl er varða verkefnavinnu nemenda á skýinu og gæta þess að vista þau á réttum stöðum.

Nemendum er óheimilt að veita Google endurgjöf, „feedback“. Það á við hvort heldur sem ef birtast um það boð eða að nýttir séu möguleikar kerfisins til að gefa endurgjöf, „feedback“.

Óleyfileg gögn 

Eftirtalin gögn má ekki vista í Google skólaumhverfinu

• • Greiningargögn nemenda  

  • Einstaklingsáætlanir  

  • Einkunnir – lokamat  

  • Ítarlegar persónuupplýsingar – samtengjanlegar  

  • Viðkvæmar persónuupplýsingar  

  • Upplýsingar um uppruna, litarhátt, kynþátt, stjórnmálaskoðanir svo og trúar- eða aðrar lífsskoðanir  

  • Upplýsingar um hvort maður hafi verið grunaður, kærður, ákærður eða dæmdur fyrir refsiverðan verknað  

  • Upplýsingar um heilsuhagi, þ. á m. um erfðaeiginleika, lyfja-, áfengis- og vímuefnanotkun  

  • Upplýsingar um kynlíf manna og kynhegðan  

  • Upplýsingar um stéttarfélagsaðild  

  • Skýrslur sem innihalda viðkvæm persónugreinanleg gögn 

Kennarar geta gefið almennt mat á verkefni í skýjalausn en lokaeinkunnir skal vista í námsumsjónarkerfum s.s. InfoMentor og Námfús, sem eru í notkun skóla.

Hvað verður um gögnin?

Nemendur og kennarar eiga sín gögn sem eru vistuð í skólaumhverfinu. Verkefni nemenda eru varðveitt fram til loka skólaárs nema um sé að ræða gögn sem orðið hafa til við verkefnamiðað nám sem nemendur þurfa að hafa aðgang að til lengri tíma til að tileinka sér þekkingu, skilning og lykilhæfni í rannsóknarvinnu. Í lok hvers skólastigs verður að auki framkvæmd miðlæg eyðing/hreinsun úr gagnageymslum Google - nemendakerfisins. Áður en af því verður fá nemendur/forsjáraðilar tækifæri til að vista verkefni utan Google nemendakerfisins. Notendur geta sjálfir ákveðið að eyða gögnum hvenær sem er á tímabilinu  til dæmis skrám í Google drive.

Þegar nemandi hættir í skóla í Reykjavík er honum veittur kostur á að taka afrit af gögnum sínum og hefur þá 30 daga til afritunar áður en aðgangi hans er læst og svo eytt að 90 dögum liðnum. Hluti gagnanna kann að vera skilaskildur til Þjóðskjalasafns skv. lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014. En öðrum gögnum verður gengið frá skv. leiðbeiningum um skjalavörslu grunnskóla Reykjavíkurborgar.