Grunnskólar Reykjavíkurborgar hafa aðgang að Google lausnum fyrir skólastarfið (e. Google Workspace for Education). Allir nemendur og kennarar eru með aðgang að kerfinu með notendanafni og lykilorði (sem þarf að breyta við fyrstu innskráningu) sem veitir þeim aðgang að kerfinu. Notendur geta sjálfir ákveðið að eyða gögnum hvenær sem er á tímabilinu til dæmis skrám í Google drive.
Kerfið býr til sérstakt vinnusvæði fyrir hvern skóla og flytur inn notendaupplýsingar úr notendagrunni Reykjavíkuborgar.
Mikilvægt er að hafa í huga að Google Workspace aðgangur nemenda í skólastarfi er ekki sambærilegur almennum Google aðgangi fyrir almenning. Í stuttu máli er munurinn eftirfarandi:
Aðgangur nemandans og tilheyrandi gögn njóta verndar með þeim hætti að aðrir notendur geta ekki séð þau. Þess vegna verður nemandi að taka ákvörðun um að deila skjali ef aðrir notendur kerfisins eiga að sjá það. Nemendur geta aðeins deilt gögnum með kennurum og samnemendum sínum.
Google Workspace öðlast ekki eignarhald yfir gögnum nemandans. Nemandinn og grunnskólinn hafa jafnframt fullt forráð yfir gögnunum. Nemandi á rétt á aðgangi að skjölum og gögnum sem hann geymir í skólaumhverfi SFS. Hætti nemandinn í skólanum verður aðgangi og tilheyrandi gögnum eytt að teknu tilliti til þess að hluti gagnanna kann að vera skilaskyldur til Þjóðskjalasafn skv. lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014. Sjá nánar hvernig notendur geta sótt gögn sín úr kerfinu.
Google Workspace for Education er án allra auglýsinga. Það liggur fyrir að gögn nemenda eru ekki notuð í öðrum tilgangi en í skólastarfi, ekki til markaðssetningar, endursölu eða deilt til þriðja aðila.
Tölvuumhverfið byggist á umsjónarkerfinu Google Workspace for Education+, sem er umgjörð utan um námsforrit Google skólaumhverfisins. Google kerfisstjórar upplýsingatæknideildar Reykjavíkurborgar annast alla miðlæga þjónustu, sjá um uppbyggingu, stillingar, tæki og notendur. Í hverjum skóla eru Google kerfisstjórar sem annast daglega notendaþjónustu.
Námsforritin sem tilheyra Google Workspace for Education kerfinu eru sérstaklega skilgreind fyrir verkefnavinnu með nemendum og er öll uppbygging kerfisins miðuð við að slík vinna geti farið fram á öruggan hátt þannig að persónuverndar er gætt.
Nemendur geta notað námsforritin í námi, deilt gögnum og verkefnum hvert með öðru sem og kennurum. Kennarar geta notað námsforritin til að miðla kennsluefni og kennsluáætlunum, leggja fyrir ákveðin verkefni og fá góða yfirsýn yfir nám og námsframvindu nemenda.
Námsforrit Google skólaumhverfisins hjá skóla- og frístundasviði eru:
Google Drif - Gagnageymsla
Google Skjöl - Ritunarviðmót
Google Töflureiknar - Töflureiknir
Google Skyggnur - Glærur og kynningar
Google Eyðublöð – Kannanir
Google Mail – Tölvupóstur (Lokað var fyrir tölvupóstsamskipti utan kerfis)
Google Svæði - Vefsíður (Nemendur geta ekki deilt vefsíðum opinberlega)
Google Dagatal - Dagatal
Google Spjall - Samtalsgluggi (virkar aðeins innan kerfis)
Google Tengiliðir – Tengiliðaskrá
Google Meet – Myndsímtöl (aðeins kennarar geta stofnað til myndsímtala)
Google Keep – Glósur og minnismiðar
Google Classroom – Námsumsjón
Google Chrome - Vefvafri
Nemandi þarf að vera auðkenndur í Chrome vafra til þess að fá aðgengi að stýrðum viðbótum sem hafa verið áhættumetnar og styðja við nám og kennslu allra nemenda. Þegar notandi er auðkenndur í Chrome vafra virkjast allar stillingar ábyrgðaraðila sem hann hefur virkjað eða eftir atvikum óvirkjað og er þannig öryggi persónuupplýsinga gætt.
Námsforritin er hægt að nýta til að búa til og dreifa stafrænum skjölum, auka samskipti og samvinnu á milli nemenda og kennara. Öll gögn eru geymd í skýi sem eru aðgengileg hvar og hvenær sem er, þar sem er nettenging. Sjá nánar: Google skólaumhverfið kynning fyrir foreldra.
Í kerfinu er lokað fyrir viðbótarþjónustu Google (e. Additional Google Services) en út frá kennslufræðilegum áherslum hafa nemendur takmarkaðan aðgang að eftirfarandi hugbúnaði:
Youtube - Streymisveita myndskeiða (nemendur geta ekki verið innskráðir með notandaaðgangi @gskolar.is og þar af leiðandi eru engar persónuupplýsingar skráðar og þeir geta aðeins horft á myndskeið sem kennari deilir með þeim í Google Classroom og/eða í Google Slides)
Lokað er fyrir möguleika notenda til þess að sækja viðbætur, innbætur og smáforrit/öpp í kerfið. Starfsfólk getur sótt um að bæta hugbúnaði við kerfið og fer það þá í gegnum áhættumatsferli UTR og SFS.
Tvær viðbætur hafa verið samþykktar til notkunar í Google Chrome vafranum hvorug safnar persónugreinanlegum upplýsingum.
Read aloud text to speech er vefþula sem les upphátt fyrir notendur texta sem opnaðir eru í Google Chrome vefvafra. Vefþulan getur lesið á 244 mismunandi tungumálum þar á meðal íslensku.
Open dyslexic viðbótin breytir leturgerð á síðum sem notandi opnar. Letur þetta getur hjálpað einstaklingum sem eru greindir með dyslexíu (lesblindu).
Athygli er vakin á því að þetta eru ekki öll forrit eða þjónustur frá Google heldur aðeins kjarnaforrit Google Workspace For Education skólaumhverfisins og þær sem hafa verið samþykktar af persónuverndateymi SFS. Það nær því almennt ekki yfir viðbætur eða alfa- eða beta útgáfur nema þær hafi farið í gegnum matsferli persónuverndarteymis SFS.
Tilgangurinn með því að taka stafræna skólaumhverfið í notkun er sá sami og á við um skólagöngu nemenda almennt, það er að uppfylla skólaskyldu og veita nemendum kennslu í samræmi við ramma aðalnámskrár grunnskóla sem meðal annars útlistar hvaða þekkingu, leikni og hæfni stjórnvöld telja mikilvæg til framtíðar.
Google Workspace for Education er tekið í notkun í skólastarfi til að bjóða nemendum upp á heildræna notkunarmöguleika sem styðja við þjálfun flestra hæfniviðmiða í upplýsinga- og tæknimennt aðalnámskrár grunnskóla. Það er fyrst og fremst hugsað sem verkfæri við vinnslu skólaverkefna nemenda og nýtist vel til að vinna verkefni í tölvum og öðrum tækjum sem tengjast netinu. Það auðveldar nemendum aðgang að tilteknum námsforritum sem stuðla að auknum samskiptum og samvinnu nemenda og kennara.
Í Google Workspace geta nemendur unnið með texta, myndir, myndbönd og hljóð, búið til kynningar, svo dæmi séu nefnd. Þeir geta vistað verkefni á heimasvæði sínu og skilað til kennara þegar þeim er lokið. Öll vinnsla er bundin við verkefnavinnu nemenda í skólastarfi og háð aðgangsstýringum upplýsingatæknideildar Reykjavíkurborgar (hér eftir UTR) svo að einungis nemendur og eftir atvikum kennarar hafa aðgang að efninu. Google notast við undirvinnsluaðila innan Evrópu sem hafa aðgang að upplýsingum vegna tæknilegrar aðstoðar við kerfið en nánar má lesa um undirvinnsluaðila hér.
Aðalnámskrá er leiðarvísir sem stýrir allri menntun og kennslu í skólastarfi sjá nánar á vefsíðu aðalnámskrár grunnskóla sjá nánar á vefsíðu aðalnámskrár grunnskóla.
Ráðherra menntamála gefur út aðalnámskrá og í henni er meðal annars að finna meginmarkmið náms og kennslu.
Ein af áherslum aðalnámskrár er að nýta margvíslegar leiðir við öflun þekkingar með notkun tæknimiðla og upplýsingatækni:
„Nemandi þarf að búa sig undir virka þátttöku í nærsamfélagi jafnt sem alþjóðasamfélagi, þar sem samskipti, samvinna og alþjóðatengsl gegna mikilvægu hlutverki. Nemandi þarf að þekkja helstu leiðir að öruggum netsamskiptum og standa vörð um gott siðferði í öllu námi. Með því að veita hverjum nemanda heildstæða sýn og þjálfun í vinnubrögðum, í tengslum við flest svið samfélagsins, s.s. vísindi, listir og fræði, eykst hæfni hans til að bregðast við síbreytilegu umhverfi.“ (Aðalnámskrá grunnskóla, 2011).
Í Aðalnámskrá segir meðal annars að nemendur þurfi að læra að nýta tæknina, að samþætta eigi upplýsinga- og tæknimennt við aðrar námsgreinar, bæta aðgengi allra að námi við hæfi og stuðla að fjölbreytni í kennsluháttum. Enn fremur eru þar talin upp ákveðin hæfniviðmið sem nemendur eiga að hafa náð við lok grunnskólagöngu. Sem dæmi eiga nemendur að geta nýtt rafrænt og gagnvirkt námsefni, eiga að geta nýtt rafrænar leiðir og samskiptamiðla af ábyrgð og farið eftir reglum um ábyrga netnotkun, eiga að geta nýtt hugbúnað við ritunar- og tölfræðiverkefni, við vefsmíði, forritun, myndvinnslu, hljóðvinnslu og myndbandagerð og svo mætti lengi telja.
Reykjavíkurborg og öll önnur sveitarfélög landsins hafa unnið að innleiðingu á upplýsingatækni inn í skólastarf með það að markmiði að fræða og þjálfa nemendur í samræmi við ramma aðalnámskrár með því að nýta örugg kennslukerfi og námforrit. Tekið hefur verið tillit til persónuverndar og sérstaka áherslu á mikilvægi persónuupplýsinga barna sem kemur fram í persónuverndarlögum.
Google Workspace nýtist vel til:
Að koma til móts við mismunandi þarfir nemenda og einstaklingsmiðað nám.
Að gera verkefnasamstarf nemenda í og utan skóla mögulegt.
Að bæta aðgengi að námsgögnum óháð tækjabúnaði og staðsetningu.
Að þjálfa nemendur í notkun samvinnukerfa.
Að þjálfa nemendur í stafrænni borgaravitund.
Að auka fjölbreytni í kennsluháttum með því að nýta veflausnir til að uppfylla markmið aðalnámskrár.
Að þjálfa nemendur í að nýta veflausnir og fylgja nýjungum.
Að búa til öruggan veflægan samstarfsvettvang kennara og nemenda grunnskóla borgarinnar þar sem hægt er að skoða og sækja gögn, deila og vinna saman verkefni.
Hægt er að hafa samband við þjónustuver tölvudeildar Reykjavíkurborgar í síma 411 1900 eða með því að senda póst á utr@reykjavik.is
Í flestum skólum eru Google kerfisstjórar sem hafa aukin réttindi í kerfinu sem geta leyst úr einföldum málum.
Aðgangur nemenda er virkur og varðveittur þar til skólagöngu lýkur. Verkefni nemenda eru varðveitt fram til loka skólaárs nema um sé að ræða gögn sem orðið hafa til við verkefnamiðað nám sem nemendur þurfa að hafa aðgang að til lengri tíma til að tileinka sér þekkingu, skilning og lykilhæfni í rannsóknarvinnu. Í lok hvers skólastigs verður að auki framkvæmd miðlæg eyðing/hreinsun úr gagnageymslum Google - nemendakerfisins. Áður en af því verður fá nemendur/forsjáraðilar tækifæri til að vista verkefni utan Google nemendakerfisins.
Þá er Reykjavíkurborg skylt að afhenda Þjóðskjalasafni, hluta af verkefnavinnu nemenda sem hluta af gögnum sem unnið er með til varðveislu.
Þegar nemendur hætta skólagöngu er stuðst við eyðingaferli UTR; 30 dögum eftir að nemandi hættir er aðgangur hans gerður óvirkur, 90 dögum síðar er aðgangi og gögnum eytt úr lausninni, 20 dögum eftir það verða aðgangur og gögn óafturkræfanleg með öllu. Það getur tekið allt að 180 daga fyrir gögnin að eyðast endanlega úr Google lausninni.
Starfsfólk skólanna hefur aðgang hópi á Workplace þar sem fara fram umræður um notkun þessara verkfæra í skólastarfinu og hvetjum starfsfólk til að skrá sig í þann hóp.