Neste Capítulo são informadas as diretrizes para planejamento e procedimentos de entrega dos produtos nos Centros de Distribuição da Privalia, nos seguintes modelos:

•   COMPRA FIRME | COMPRA SEM DEVOLUÇÃO

•   COMPRA COM DEVOLUÇÃO

•   CONSIGNAÇÃO

•   RESERVA

•   PÓS-PRODUÇÃO

As entregas devem ser realizadas de acordo com a data descrita no e-mail do Pedido Oficial (Pedido de Compra). O recebimento das entregas é realizado por ordem de chegada nos Centros de Distribuição da Privalia, sendo, portanto, recomendável que o transportador chegue com a maior antecedência possível, para evitar maiores esperas.

Ao final desta seção, há um modelo de e-mail de pedido de compra, e um exemplo de pedido de compra.

As notas fiscais emitidas, referentes aos pedidos de compra, serão submetidas ao processo de avaliação, devendo, para isso, ser enviadas em formato XML e PDF, para o mesmo e-mail no qual foi recebido o pedido de compra. Caso a nota fiscal não esteja em conformidade com o pedido de compras, ela será reprovada na avaliação fiscal, não sendo autorizado o recebimento das mercadorias.

Procedimentos na entrega

Devido às normas de segurança no trabalho, os funcionários dos transportadores somente poderão entrar nos Centros de Distribuição da Privalia com trajes adequados e equipamentos de proteção individual (EPIs). Devem, obrigatoriamente, usar calçado de segurança com bico de aço, calça longa e camisa ou camiseta e devem estar munidos de sua carteira de habilitação. Não será autorizada a entrada de transportadores trajando camiseta regata, bermuda ou shorts, sapato aberto, camisas de clubes e /ou que façam apologia a sexo, drogas, violência e partidos políticos. Não será permitida a entrada menores de 18 anos.

Para agilizar o descarregamento é imprescindível que sejam enviados ajudantes para apoiar o motorista no descarregamento. Abaixo está indicada regra referencial para a quantidade de ajudantes, ressaltando que é de responsabilidade do parceiro a contratação de tais ajudantes:

§Até 100 volumes = mínimo de 2 ajudantes;

§De 101 a 250 volumes = mínimo de 3 ajudantes;

§Acima de 250 volumes = mínimo de 4 ajudantes.

Importante: Para que pedidos diferentes possam ser entregues em uma mesma data, é obrigatório um alinhamento prévio com a Privalia. Pedidos diferentes não podem ser consolidados ou misturados em uma única nota fiscal, pois eles precisam ter suas respectivas notas fiscais para avaliação individual.

O cumprimento do prazo de entrega, bem como o transporte da mercadoria até os Centros de Distribuição Privalia é de responsabilidade do fornecedor parceiro, excetuando os casos de contratação do nosso serviço de Milk-Run.

O MILK-RUN: Os fornecedores parceiros de algumas regiões do país, e de algumas categorias de produto, tem a opção de utilizar uma transportadora parceira da Privalia, desde que seja previamente solicitado. Neste sistema, a PRIVALIA é responsável por contratar a transportadora que coletará os produtos no armazém do fornecedor parceiro e realizará a entrega nos Centros de Distribuição, após a confirmação de avaliação prévia das notas fiscais e agendamento. A PRIVALIA repassará o custo correspondente aos serviços de transporte ao parceiro. Para maiores informações sobre os detalhes, abrangência e custos deste serviço, por favor envie um e-mail para planejamento.reserva@privalia.com ou planejamento.consultores@privalia.com que retornaremos com as informações relevantes.

Independentemente de utilizar o Milk-Run, ou qualquer outra transportadora, é obrigatório o atendimento do prazo estipulado de entrega, podendo ser no máximo 5 dias corridos para a região de São Paulo, e no máximo sete dias corridos para região Santa Catarina, por exemplo.

A entrega da mercadoria deve ser feita em sua totalidade dentro do prazo estipulado no e-mail do Pedido de Compras (sempre em dias corridos). A data limite deve ser respeitada para que a realização da campanha, o cadenciamento da operação e o atendimento aos clientes sejam cumpridos conforme planejado.

Caso haja qualquer problema para cumprimento das condições previstas no pedido de compras, comunique a Privalia, através do e-mail planejamento.odp@privalia.com, planejamento.reserva@privalia.com ou planejamento.consultores@privalia.com.

Modelos Compra com ou sem devolução | Consignação

Para esses modelos, somente será aplicada a penalidade de “NO-SHOW” caso o fornecedor não cumpra o agendamento confirmado, sem que a Privalia seja avisada com antecedência mínima de 48 horas úteis, através do e-mail planejamento.odp@privalia.com.

Esta penalidade está detalhada no Capítulo 10 – Tabela para nível de serviço e penalidades.

Modelos Reserva | Pós-Produção | Dropshipping

Para esses modelos, poderão ser aplicadas 2 penalidades por atraso na entrega

a.    NO-SHOW: caso a entrega não ocorra na data programada, sem que a Privalia seja avisada com antecedência mínima de 24 horas úteis, através do e-mail planejamento.reserva@privalia.com.

b.    ATRASOS: mesmo que a Privalia seja avisada com a antecedência mínima, nestes modelos será aplicada a penalidade por atraso no lead-time de entregas

Ambas as penalidades estão detalhadas no Capítulo 10 – Tabela para nível de serviço e penalidades.

Modelos Reserva | Pós-Produção | Dropshipping

A Privalia utiliza o conceito de ruptura sempre que um cliente deixa de ter seu pedido atendido plenamente, em decorrência da não entrega da mercadoria pelo parceiro ou da entrega de produtos com defeito, fora dos padrões de qualidade ou diferente do que foi pedido (diferenças de cor, tamanho, modelo, etc.).

Esta penalidade está detalhada no Capítulo 10 – Tabela para nível de serviço e penalidades.

Todos os modelos (exceto Dropshipping)

Os produtos entregues pelos fornecedores parceiros devem seguir padrões físicos de qualidade para armazenagem e expedição, conforme Capítulo 12 deste manual. Qualquer custo adicional nos Centros de Distribuição gerado pela necessidade de manuseio ou retrabalho não esperado, será repassado aos fornecedores parceiros, seguindo os valores descritos no Capítulo 10.

Todos os modelos (exceto Dropshipping)

a.    Recebimento (conferência de volumes)

No ato do recebimento nos Centros de Distribuição da Privalia, será conferida a quantidade e a integridade dos volumes ou caixas recebidas, de acordo com o que consta na respectiva nota fiscal. O fornecedor parceiro deve estar ciente que a conferência peça a peça não ocorrerá no ato da entrega, e que a Privalia poderá contestar e comunicar qualquer irregularidade dos produtos recebidos, após a conferência total de todas as unidades, dentro do prazo estipulado em contrato.

b. Check-in (conferência peça por peça)

Conforme programação de nossa operação, dentro do prazo estipulado em contrato, a Privalia realiza a conferência de cada uma das unidades de produto recebidas. Para que o check-in possa ser realizado com qualidade, confiabilidade e agilidade é imprescindível que todos os produtos recebidos estejam embalados individualmente e possuam o código de barras, em nível sku (referência + cor + tamanho), visível. Caso o parceiro não disponha de código de barras em nível SKU, é imprescindível informar a Privalia, para que sejam disponibilizados os códigos de barras necessários.

Ao final de cada processo de check-in a Privalia faz a conciliação entre estoque físico e a nota fiscal recebida. O relatório desta conciliação é enviado ao fornecedor parceiro através do e-mail nomeado “Avaliação de Check-In”, conforme abaixo, reportando as diferenças encontradas, podendo ser classificadas como:

§  Faltas/Rupturas: produto consta na nota fiscal, mas não foi entregue fisicamente nos Centros de Distribuição;

§  Sobras: produto consta na nota fiscal, mas foi entregue em quantidade maior do que o solicitado no pedido de compra;

§  Avarias: produto consta na nota fiscal, mas foi entregue em não conformidade / avariado, impossibilitando o envio ao cliente final;

§  Genéricos: produto não consta no pedido de compra.

Abaixo temos um exemplo de como são envidas as informações de avaliação do check-in.

Nos casos de divergências de quantidades, a equipe de Qualidade da Privalia realizará auditorias nos processos de recebimento e check-in, emitindo um conjunto de documentos chamado “Dossiê de Campanha”, onde constam relatórios com os resultados das auditorias, comprovantes de entrega e conferências de volumes assinados pelos responsáveis, relatório de bipagem das etiquetas de volumes (conferência cega e eletrônica), avaliação de peças classificadas como sobras e genéricos e relatório de possíveis retrabalhos nas peças enviadas (etiquetas, embalagens, etc.).

O “Dossiê de Campanha” será considerado como documento comprobatório e final dos resultados apurados nos processos de recebimento e check-in, para que sejam realizados os ajustes fiscais das faltas e devoluções das sobras.

O parceiro deverá programar, junto à Privalia, a coleta de sobras, produtos genéricos e avarias, de acordo com as condições e prazos estabelecidos em contrato, sob pena das multas previstas no Capítulo 10.

Abaixo vemos alguns exemplos de informações enviadas pela Privalia aos fornecedores parceiros:

a.  E-mail de Pedido Oficial de Compra 

Caro parceiro,

Segue anexo o Pedido Oficial de Compra, com informações sobre referência, quantidades e valores para faturamento da Campanha XXXXXX encerradas em dd/mm/aaaa.

Caso sua empresa esteja enquadrada no Regime de Substituição Tributária, será necessária a leitura do anexo "Carta Fornecedores Privalia" para adequação do seu processo.

Aguardamos a emissão da nota fiscal (DANFE e XML) até no máximo dd/mm/aaaa.

A nota fiscal deverá ser emitida em SKU, conforme pedido, especificando referência + cor + tamanho.

Os produtos somente poderão ser entregues em nossos Centros de Distribuição após a validação da nota fiscal, que deverá ser enviada antecipadamente em formatos XML e DANFE, através do e-mail planejamento.reserva@privalia.com ou planejamento.odp@privalia.com, para avaliação.

Caso apresente qualquer divergência, a nota fiscal será recusada e a entrega não poderá ser realizada.

Importante: no arquivo XML existem campos específicos para informar o número do pedido de compra. Estes campos permitirão a identificação do destinatário.

Campo xPed: deverá ser preenchido o número do pedido referente a nota.

Campo nitemPed: deverá ser preenchido o número do item do fiscal.

A entrega deverá ser realizada, conforme acordado, sendo que o agendamento somente será liberado após a validação da Nota Fiscal. Vale ressaltar que os veículos serão descarregados por ordem de chegada.

O endereço de entrega e CNPJ para faturamento dos lotes de produtos é o que está no pedido:

Ao chegar ao centro de distribuição, o motorista responsável deve se cadastrar e apresentar os documentos. Somente terão acesso a empresa funcionários que apresentem o RG ou CNH e a nota fiscal.

Por normas de segurança, os transportadores somente poderão entrar no CD com trajes e EPIs adequados: calçado de segurança com bico de aço, calça longa e camiseta ou camisa, munidos de sua carteira de habilitação.

Não será autorizada a entrada de funcionários trajando camitas regatas, bermuda/shorts e sapato aberto, trajando camisas de time e/ou que façam apologia a sexo, drogas, violência e partidos políticos e/ou acompanhados por menores de 18 anos.

Ao chegar à doca de recebimento, o motorista deve calçar as duas rodas do veículo e entregar a chave do veículo para o responsável pela doca. É proibido elevar a niveladora de doca com pessoas sobre a niveladora, dormir debaixo dos caminhões, desrespeitar o lay-out, excesso de brincadeiras e pular as docas.

REGRAS BÁSICAS PARA O NÚMERO DE AJUDANTES

Até 100 volumes = mínimo dois ajudantes.

De 101 a 250 volumes = mínimo de três ajudantes.

Acima de 250 volumes = mínimo de quatro ajudantes.

Informações adicionais:

Todos os produtos individuais devem estar acondicionados conforme Manual de Parceiros Privalia.

O fornecedor deve enviar a carga paletizada e organizada em caixas acondicionadas no veículo, para que não chegue com avarias. Volumes violados ou molhados serão recusados. A altura máxima para paletização é de 1,70m.

As caixas devem possuir obrigatoriamente uma etiqueta padronizada com nome do fornecedor, descrição do produto, código do produto, peso da caixa, número do volume/número total de volumes, data, número da nota fiscal.

É importante salientar que qualquer custo extra gerado por entrega feita fora dos padrões serão repassados ao parceiro responsável.

Em caso de dúvidas, favor entrar em contato com a área de Planejamento, através do e-mail planejamento.reserva@privalia.com ou planejamento.odp@privalia.com.

b.  Pedido de Compa (versão em PDF)

c.    Pedido de Compra (versão em Excel)

d.    “Follow-Pre” – e-mail com informações e programação dos pedidos de compra