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ALCANCE DEL PROCESO
ALCANCE DEL PROCESO
Este proceso aplica para todo tipo de evento de la ONG. Tanto para Eventos de Recaudación de Fondos, como para un Evento sencillo de un Programa.
Desde que surge la necesidad de realizar un evento hasta el balance final del mismo.
Incluye:
Proponer la Idea del Evento, verificando el Lugar y Fecha
La contratación de los Servicios que requiera el Evento
El armado, desarrollo y desarme del Evento
Las Campañas y Venta de Entradas
NO incluye:
La contratación y pago de los proveedores de los servicios para el Evento
La facturación y cobranza de las entradas (para consultar esas operaciones, navegar N2 - Facturación y Cobranzas
NO se desarrolla:
La generación del contenido del Evento
La difusión del contenido del Evento
Actores del Proceso
Actores del Proceso
Área que requiere el evento
Área o Programa de la ONG que requiere realizar un evento.
Responsable del Desarrollo de Fondos
Responsable del Desarrollo de Fondos de la ONG. Desarrolla las campañas para difundir el evento tanto para Instituciones como para Donantes Particulares. Es quien tiene contacto directo con las Instituciones para gestionar auspicio, sponsoreo y/o presencia de instituciones en el evento.
Responsable del Evento
Figura que planifica, gestiona y realiza el seguimiento del Evento.
Responsable de Comunicación
Responsable de la difusión del Evento
Azafatas
Responsables de recepcionar y guiar a los asistentes durante el Evento
Proveedores de Servicios
Proveedores contratados para brindar servicios (catering, artística, ambientación/mobiliario, equipamiento técnico, etc.)
Donante Empresa / Institución
Donante Persona
Pasos del Proceso
Pasos del Proceso
El área o programa que necesita realizar un evento
Propone la "Idea" del Evento para una fecha aproximada.
Estima el presupuesto disponible para realizar este "Evento"
Y opcionalmente puede proponer un lugar.
¿Qué es la Idea?
¿Para qué hago el evento?
¿A quién va dirigido?
¿A quién voy a invitar?
¿Cómo será el evento?
Analizar características:
Artística
Equipamiento Técnico
Ambientación / Mobiliario
RRHH
Branding
Catering
El Responsable del Evento verifica si es posible realizar la Idea en el lugar propuesto. Para ello debe analizar cómo hacer rendir mejor el lugar para llevar adelante la "idea de evento" que estamos pensando. Y lograr que la ecuación "Lugar + Idea" estén en equilibrio con el presupuesto.
Estrategia de Campaña
Estrategia de Campaña
El área de Comunicación define cuál será la estrategia de Campaña para difundir este evento.
El responsable de Desarrollo de Fondos se encarga de generar las Campañas para sumar a Instituciones (Empresas) y/o Particulares al Evento en función de la Estrategia definida.
Se realiza la Venta de Entradas (normalmente por Mercado Pago)
Nota: La factuación y cobranza de las Entradas no forma parte de este proceso
El responsable del Evento solicita cotizaciones a los distintos proveedores de Servicios y realiza las contrataciones.
Generar Contenido para el evento
Generar Contenido para el evento
El área o programa que solicitó el evento genera el Programa Borrador del mismo (base para generar el itinerario del evento) y todo el contenido que desea compartir durante el evento. Por ejemplo, un video con las principales actividades que se desarrollaron en el año, videos con testimonios, discursos, charlas, etc.
El Responsable del Evento diseña la Agenda del Evento que debe contener:
Rutina de Armado del Evento (indicando el horario y tarea en el que cada proveedor del servicio debe participar y cómo)
Itinerario del Evento (donde se desarrolla el paso a paso del evento, con horario, responsable, tarea, etc.)
Rutina de Desarme del Evento (indicando el horario y tarea en el que cada proveedor del servicio debe "desarmar")
El Responsable del Evento monitorea el armado del evento de acuerdo a la Agenda de armado
Se lleva adelante el evento propiamente dicho. El Responsable del Evento monitorea el desarrollo del evento en función del Itinerario establecido.
Generación Contenido
Generación Contenido
El área de Comunicación de la ONG genera contenido registrando distintos momentos del evento
El Responsable del Evento monitorea el desarme del evento de acuerdo a la Agenda de desarme
Balance 'a boca de urna'
Balance 'a boca de urna'
Mientras los distintos proveedores realizan el "desarme" del evento, el equipo de la ONG que participó del Evento junto con el Responsable del Evento, realizan un Balance "a boca de urna" para analizar aspectos destacados del evento, etc. etc.
Difusión Contenido
Difusión Contenido
El área de Comunicación realiza la difusión del contenido del Evento a través de distintos canales, de acuerdo a la estrategia de comunicación de la ONG.
Balance final del Evento
Balance final del Evento
Luego de que pasaron unos días del evento, se realiza un balance final donde se analiza si se cumplieron los objetivos del evento.
En este balance / reunión podrían participar:
El área/programa que solicitó el evento (quien tiene claro los objetivos del evento)
El Responsable de Desarrollo de Fondos (quien tiene claro los objetivos de fondeo)
El Administrativo (para aportar los datos de los ingresos, egresos del evento)
El área de Comunicación (para aportar las repercusiones del evento en redes sociales)
Botones para navegar el Proceso
Botones para navegar el Proceso
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