Panduan Ejen Chatbot

Chatbot PKPS adalah sistem chat menggunakan e-borang (forms) untuk mendapatkan input daripada pengguna. Dengan itu Chatbot menggantikan sistem e-aduan PKPS. Laman web rasmi PKPS mempunyai 13 Chatbot mengikut channel

Kebaikan Chatbot

• Pengguna tidak perlu daftar,login as guest seperti pada sistem e-aduan yang lama. Fungsi Chatbot adalah sama seperti e-aduan, bagi mendapatkan respon daripada pengguna.

• Input/respon pengguna dihantar secara email ke Google Groups PKPS mengikut channel

• Ejen Chatbot boleh reply email pengadu di google groups dan Gmail PKPS setelah mendapat email notifikasi

• Ejen Chatbot tidak perlu login mana-mana Dashboard untuk reply email aduan kerana semuanya di Gmail masing-masing

• Chatbot telah di integrasi dengan Google Groups untuk melabel tugasan dengan label (Complete atau Pending)

• Di Googe Groups, memudahkan ejen yang ramai berinteraksi dan beri tugas (assign task) pada ejen yang berkenaan

Berikut adalah bagaimana email notifikasi sampai ke Gmail Ejen Chatbot secara pukal:

Channel Chatbot > Soalan Chatbot > Respon Pengguna > Google Groups > Email Ejen Chatbot

Perhatian: Ejen Chatbot tidak akan mendapat email notifikasi dan aduan tidak akan direkod sekiranya pengadu tidak melengkapkan soalan di Chatbot. Ini bagi mengelakkan bot spamming atau aduan palsu berganda. 

Tajuk Email yang akan diterima: Nama Channel Chatbot + Perkara pertanyaan/aduan

Screenshot contoh tajuk:

Fail gambar juga akan dipaparkan di attachment Gmail sekiranya pengadu memuat naik (pilihan)

Ejen Chatbot akan menerima email di Gmail, dengan data email atau nombor telefon yang diberikan, boleh lah reply secara langsung menggunakan gmail dengan hanya klik pada email mereka seperti screenshot di atas. 

Di Google Groups, Ejen Chatbot boleh melihat semua Email Notifikasi bersama members yang lain sama seperti list email

1. Pilih email notifikasi yang berkaitan

2. Pilih butang Label

3. Dropdown akan menunjukkan Label 'Complete' dan 'Pending' , pilih satu

4. Label yang dipilih akan dipaparkan sebelah Tajuk Email tersebut supaya mudah di lihat

5. Anda boleh menambah label baru sendiri selain yang telah diberikan

1. Pilih butang 'Assign to someone' 

2. Taipkan email staf PKPS member group ini ,jika bukan group ini, klik email tersebut dan forward kepada penerima

3. Tuliskan nota pada mereka yang dipilih supaya mereka faham tugas yang diberikan