Radicar Memorando

Las Comunicaciones Oficiales Internas corresponden al conjunto de documentos generados por las diferentes dependencias de la Entidad en desarrollo de sus funciones con destino interno.

Seleccione la plantilla Memo, Plantillas para documentos

Para radicar el documento seleccione de la pestaña Radicación la opción Interno como se visualiza en el recuadro bordeado en color rojo.

Se despliega el formulario como se visualiza en la imagen, hacer clic en el botón Nuevo como se observa en el recuadro bordeado en color rojo.

Para seleccionar el remitente tener en cuenta las siguientes dos opciones:

1. Seleccione del campo Nuevo con la lista desplegable el destinatario y escriba el nombre del remitente en el campo que tiene el icono en forma de lupa como se observa en el recuadro bordeado en color rojo, en la parte inferior se muestran las coincidencias seleccione el remitente.

Después de seleccionar el remitente tenga en cuenta que no se encuentre ningún espacio en blanco de ser así completar con un NA como se observa en el recuadro bordeado en color rojo para que no genere error al usuario que recibe la información.

2. En el caso de que el remitente no se encuentre creado en el sistema hacer clic botón Nuevo y diligenciar la información que se despliega en la parte inferior como se observa en los recuadro bordeado en color rojo.

Continuar diligenciando la información del formulario utilizando las listas desplegables cuando aplique, tener en cuenta las indicaciones para cada campo:

1. Asunto: Escribir la descripción del radicado sin utilizar caracteres especiales.

2. Medio de recepción / Envió: Seleccionar Internet – Orfeo.

3. Folio: Digitar el número de folios (hojas) incluyendo los anexos que se van a radicar.

4. No. Anexos: Si el documento que se va a radicar contiene uno o varios documentos anexos colocar la cantidad en números, sino digitar “0”.

5. Descripción de anexo: Colocar el nombre a los documentos anexos, sino colocar la palabra Sin Anexos.

6. Dependencia: Para el caso de los radicados internos seleccionar la dependencia a quien va a dirigido.

Para finalizar hacer clic en botón Radicar documento como se observa en la imagen del recuadro bordeado en color rojo.

Seguido se observa el botón Modificar con el número de radicado como se visualiza en la imagen.

Modificar un Radicado

Si se requiere realizar una modificación al documento que se esta radicando hacer clic sobre el botón Modificar como se visualiza en la imagen el recuadro en rojo.

Se habilitara nuevamente la ventana con el Número del radicado como se observa en el recuadro en rojo, realizar las modificaciones que se necesiten.

1. Anexar documento: Anexar documento

2. Asignar TRD: TRD

3. Asignar un expediente: Asignar expediente

4. Enviar al Jefe y si aplica a un informado: Envió radicado