ŽÁDOSTI O DOVOLENÉ

Princip

Dovolená, půldenní volno, sick days, nemocenská, náhradní volno (dále jen souhrnně "volno") a nově i home office se evidují a schvalují výhradně prostřednictvím Google kalendáře. Jak? Vytvořením události ve svém kalendáři a přizváním speciálního hosta - dovolenkového kalendáře Tvého nadřízeného.

Výhody řešení 

• Každý zaměstnanec si může v Google kalendáři zobrazit “dovolenkové” kalendáře a hned vidí, kdy jsou spolupracovníci mimo kancelář.

• Princip zadávání “žádosti” o dovolenou nutně vede k tomu, že všechny tyto události má daný zaměstnanec ve svém kalendáři.

• Nadřízený může schvalovat či odmítat “žádosti” o dovolené pouhým kliknutím na odpověď na událost. Tuto pravomoc lze triviálně delegovat na někoho jiného pouhým sdílením kalendáře.

MANUÁL PRO ZAMĚSTNANCE (ENGLISH ver.):

Úvodní nastavení

Pro fungování je třeba přidat do svých kontaktů "dovolenkový kalendář svého nadřízeného". Pokud tento krok neprovedete, vašemu nadřízenému nebudou chodit notifikace do e-mailu:

1. Otevři si stránku s Google kontakty: https://mail.google.com/mail/u/0/#contacts

2. Klikni na "Vytvořit kontakt"

3. Jako jméno kontaktu zvol název dovolenkového kalendáře, podle kterého ho snadno nalezneš - například "Dovolená Field (Petr Dráb)" (doplň sám název svého oddělení a nadřízeného)

4. Jako E-mail zadej "ID kalendáře dovolených" svého nadřízeného a stiskni ULOŽIT. E-mail kalendáře nalezneš zde ve sloupci "ID kalendáře dovolených": https://intranet.nms.cz/other/info/phone-list/

5. ! Vrať se zpět na kalendář a znovunačti stránku se svým Google kalendářem (F5) !

6. Pokud chceš mít možnost vidět výše uvedený kalendář mezi svými kalendáři (např. proto, abys věděl, kdy je (ne)vhodné brát si volno), přidej si výše uvedené ID (adresu) kalendáře mezi "Jiné kalendáře".

Postup - žádost zaměstnance o volno

resp. zpětná evidence sick days / nemocenské:

1. Zaměstnanec vytvoří ve svém kalendáři novou událost s předepsaným názvem (viz níže).

   • Pokud se jedná o půldenní událost, (půldenní NMS volno nebo půlden dovolené), vytvoř ji v časovém rozmezí 9:00 - 13:00 nebo 13:00 - 17:00, podle toho, jedná-li se o dopoledne či odpoledne. Půlden může být jen dovolená. Pokud chcete půlden HO, stačí když si do Intranetu kliknete jako "práce z domova".

   • Celodenní volno / dovolené / sick days označuj jako "celodenní událost" - je možné ji zadat napříč více dny, například i přes víkend či státní svátek. Dovolená bude samozřejmě čerpána pouze v pracovní dny.

2. Jako hosta události vyber kontakt odpovídající dovolenkovému kalendáři svého nadřízeného - do políčka "Přidat: Hosté" začni psát "Dovo.." a objeví se uložený kontakt.

3. Událost ulož.

4. Nadřízenému přijde email s informací o nové události (protože má nastavené notifikace). Nadřízený dovolenou/událost schválí (kliknutím na “Ano, zúčastním se”) nebo odmítne (kliknutím na “Ne, nezúčastním se”).

5. Zaměstnanci přijde email s výsledkem (přijato / odmítnuto).

Od té doby je událost zanesená nejen v osobním kalendáři zaměstnance, ale i v daném kalendáři dovolených a následně se synchronizuje do docházkového systému Intranetu.

Konvence názvosloví

Konvenci je nutno dodržovat kvůli pozdějšímu automatické zpracování Intranetem. Události budou mít název ve tvaru:

[Kód typu] - [Jméno zaměstnance] ([případná poznámka])

Kódy:

• D - dovolená

• SD - sick day

• N - nemocenská

• NPV - náhradní placené volno (svatba, narození dítěte, pohřeb, doprovod)

• NNV - náhradní neplacené volno (svatba, účast u porodu, pohřeb, doprovod, stěhování, ...)

• HO - home office (propisuje se do Intranetu) 

Příklady:

• D - Ondřej Veis (lyžování)

• SD - Lenka Jarošová

• NPV - Adéla Odvárková (svatba)

• NNV - Jan Bernard (účast u porodu)

• HO - Filip Hřebenář

Postup - úprava či odstranění záznamu o dovolené atd.:

1. Zaměstnanec upraví / smaže danou událost.

2. Nadřízenému přijde email s informací o změně / smazání události a může na to reagovat (kontrola, že změna je v pořádku).

MANUÁL PRO HR / NADŘÍZENÉ:

Úvodní nastavení

Kromě "úvodního nastavení zaměstnance" je nutné vytvořit si svůj "kalendář dovolených" (může dělat jak nadřízený, tak HR)

Vytvoření kalendáře:

1. V kalendáři klikni na Moje kalendáře / Vytvořit nový kalendář

2. Název uveď ve tvaru  Dovolená [oddělení] ([jméno schvalovatele]), např. Dovolená IT (Jan Bernard)

3. Nastav sdílení kalendáře následovně:

   • Zaškrtni "Sdílet tento kalendář se všemi v organizaci NMS Market Research s.r.o. (Zobraz všechny podrobnosti událostí)"

   • Pokud jsi HR, a vytváříš kalendář pro nadřízeného, nasdílej kalendář danému nadřízenému v režimu "Provádět změny A ZÁROVEŇ spravovat sdílení"

   • Musí být nastaveno "Automaticky do tohoto kalendáře přidat všechny pozvánky". 

   • Každý kalendář musí být zároveň nasdílen se speciálním uživatelským účtem nms-intranet-production@nms-gplus-136210.iam.gserviceaccount.com

   •  v režimu "Zobrazit všechny podrobnosti událostí" - jedná se o servisní účet pro přístup z Intranetu.

4. Pro HR: Klikni u kalendáře na šipku vpravo => Nastavení kalendáře, vyhledej ID Kalendáře a celé, včetně "@group.calendar.google.com" ho nastav v Intranetu danému nadřízenému na kartě zaměstnance, záložka "Profesní údaje". Nenech se zmást a nevkládej žádný prefix "nms.cz_" před to, pouze vlož celé ID kalendáře do Intranetu, o vše ostatní se postará systém. A zkopíruj celý link vč. na začátku písmenka a podtržítka. Možná uvidíš u starších účtů, že je tam prefix "nms.cz_", to jsou starší účty a od určitého data systém nevkládá tyto prefixy. 

Nastavení notifikací (pro všechny nadřízené, resp. delegované zástupce, kteří schvalují dovolenou):

1. Přidej si svůj dovolenkový kalendář mezi "Jiné kalendáře"

2. Klikni u kalendáře na šipku vpravo => Nastavení kalendáře

3. Na záložce "Upravit oznámení" zaškrtni, že chceš dostávat oznámení o "Nové události", "Změněné události", "Zrušení události".

Postup - vložení záznamu za zaměstnance jeho nadřízeným:

1. Nadřízený, resp. správce dovolenkového kalendáře vytvoří událost ve svém dovolenkovém kalendáři s daným názvem (např. D - Misa Hovorkova) a přizve k ní zaměstnance (michaela.hovorkova@nms.cz) (přizvání zaměstnance je důležité kvůli pozdějšímu automatickému zpracování Intranetem)

Postup - delegování práv na schvalování dovolených atd.

• Nadřízený, který se např. chystá na delší dovolenou, nasdílí svůj dovolenkový kalendář vybranému zástupci (v režimu “může upravovat události”).

• Zástupce si nastaví notifikace na tento kalendář (viz výše).

FAQ - situace

Jsem nadřízený a nechodí mi e-mailem pozvánky ke schválení dovolených od mých podřízených

• zkontrolujte si, že máte v Intranetu (HR nebo IT kdo má oprávnění Vás editovat) u sebe vložený link na ID kalendáře - to je takový ten dlouhý e-mail asdfljasdlfjasldjfklůasjdflkajsdfl@group.calendar.google.com.

• ověřte, že nemáte nastavený nějaký filtr/štítek, který by mohl ovlivnit příchozí e-maily z calendar.google.com a koukněte do SPAMu.

• máte odběr na váš kalendář - měl by být buďto v sekci Moje kalendáře nebo Jiné kalendáře.

Jsem bývalý nadřízený nebo současný nadřízený jiného týmu a chodí mi notifikace, které nechci

• ověřte, zda máte vypnutý odběr od kalendáře týmu, u kterého nechcete, aby chodily notifikace

• ověřte, že Vám byl odebrán přiřazený kalendář v Intranetu (v Telefonním seznamu např.)

Tým složený z nadřízeného ze SR/HU a podřízený z CZ (anebo opačně), co je třeba nastavit? 

• v Nastavení kalendáře nastavit: Přístupová oprávění kalendáře - Zpřístupnit veřejnosti. 

• zkontrolovat, že se sdílí se správnými lidmi  a ti mají správná oprávnění k zápisu (Provádět změny a spravovat sdílení).