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Avec le mandataire OViA, vous rester décisionnaire mais n'êtes pas seul(e).
Recherche d'auxiliaire, élaboration du contrat de travail, organisation et planification des interventions, gestion des remplacements, gestion de l'équipe d'assistants,...
OViA vous assiste et effectue pour vous les démarches tout au long de la relation de travail !
Voie intermédiaire entre le recours à un service prestataire et l'emploi direct des aides à domicile, le service mandataire OViA permet à ses clients :
de rester seuls décisionnaires et de garder toute la maîtrise sur leur aide humaine
de confier la gestion et l'organisation de leurs aides à domicile
Vous pouvez faire le choix des missions que vous souhaitez confier au service. Le service mandataire vous conseille et/ou peut intervenir, en votre nom et avec votre accord, tout au long de la relation de travail avec vos aides à domicile, pour vous simplifier cette gestion.
Le service OViA est un service de proximité, vos interlocuteurs s'adaptent à votre situation et à vos projets. La régularité des entretiens (conseils, accompagnement aux projets, etc.) comme les missions confiées peuvent évoluer au gré de vos projets. OViA se veut être un service facilitateur pour la gestion et l'organisation de votre vie quotidienne.
Simplifier et sécuriser l'aide à domicile
Les missions de gestion du mandataire OViA
MENU DÉROULANT :
1- Recrutement et mise en place des aides à domicile
Recrutement des assistants :
Proposition de candidats, rédaction et publication des offres d'emploi auprès de nos partenaires,
Pré-évaluation des candidats, selon les critères définis en amont avec vous,
Organisation des entretiens de candidature, nous vous assistons lors des entretiens si vous le souhaitez,
Conseil et stratégie vous permettant de gérer au mieux vos prestations et aides (PCH, APA, MTP, etc.), tout en proposant une rémunération attractive aux candidats.
Contractualisation :
Conseil sur les différentes possibilités de contractualisation, selon votre situation et vos besoins,
Collecte des éléments contractuels (documents administratifs, etc.) auprès de vos futurs assistants de vie,
Rédaction des contrats de travail et mise en œuvre de la signature,
Assistance pour vous et vos futurs assistants de vie tout au long de la procédure de recrutement,
Enregistrements liés à l'embauche (URSSAF, médecine du travail, etc.).
Mise en place effective de vos aides à domicile :
Organisation de réunions avec l'équipe en vue de la mise en place des interventions,
Accompagnement dans la définition d'une organisation adaptée à votre situation et vos besoins,
Organisation des formations de vos assistants si nécessaire,
Assistance continue pour vous et vos aidants en cas de besoin (conseil, questions liées au contrat ou à la relation de travail, etc.),
2- Gestion administrative
Relation contractuelle de travail :
Suivi des contrats de travail, avec l'appui juridique de nos partenaires (FEPEM, Fédération Mandataire) et des délais légaux (périodes d'essai, préavis, CDD, etc.),
Élaboration des bulletins de salaire,
Déclarations des salaires (URSSAF),
Enregistrement et suivi de vos assistants à la médecine du travail,
Gestion administrative des arrêts de travail (déclarations CPAM lors d'arrêts maladie, etc.).
Financement de votre aide humaine :
Conseils et stratégies de gestion concernant vos prestations et aides (PCH, MTP, APA, indemnisation d'assurance, etc.),
Tenue d'un tableau comptable de financement de votre assistance,
Accompagnement à la mise en œuvre de vos droits (demande de PCH, etc.),
Assistance lors de vos déclarations (crédits d'impôts, contrôles d'effectivité, etc.).
Fins de contrats et gestion des remplacements :
Assistance lors des fins de contrat (fin de CDD, ruptures conventionnelles ou licenciement, etc.),
Déclarations et élaboration des documents de fin de contrat, transmission aux salariés dans les délais réglementaires,
Gestion administrative des remplacements (déclarations des remplaçants, élaboration et suivi des CDD, etc.),
Élaboration et envoi des courriers obligatoires avant, durant et pendant la relation de travail.
3- Organisation et suivi des interventions
Organisation des interventions :
Élaboration des plannings de vos aides à domicile en accord avec vous,
Gestion des remplacements avec votre équipe,
Gestion des congés et éventuels arrêts maladie et organisation des remplacements,
Assistance dans la gestion managériale :
Accompagnement employeur-salariés tout au long de la relation de travail (vos référents échangent régulièrement avec vous et vos assistants, à la demande, et vous conseillent pour gérer de la meilleure manière la relation avec vos aides à domicile),
Assistance lors des entretiens individuels, suivi individuel des assistants de vie,
Possibilité de groupes d'analyse des pratiques avec vos assistants de vie.
Gestion du travail d'équipe :
Mise à disposition d'outils pour la gestion et l'organisation du travail en équipe :
Communication entre les intervenants,
Collecte des heures d'intervention,
Aide à la gestion du quotidien et des tâches confiées aux assistants (transmission d'informations entre vous et vos intervenants, rappels sur les tâches à accomplir par vos aides à domicile, etc.)
Points d'étapes réguliers, individuels et collectifs (mise en place de réunions d'équipe, intermédiation entre vous et votre équipe d'aides à domicile si besoin, etc.).
4- Soutien à l'employeur
Conseils et informations relatives à l'emploi de vos intervenants :
Conseils et informations sur les rôles, missions et obligations du particulier employeur,
Convention collective de la branche du secteur des particuliers employeurs et de l'aide à domicile du 15 mars 2021,
Veille et informations juridiques en appui avec nos partenaires (services juridiques de la FEPEM et de la Fédération Mandataire).
Délégations liées au mandat avec le service OViA :
Nous accomplissons pour vous, avec votre accord et sous votre contrôle, les formalités obligatoires de l'employeur :
Déclarations (enregistrement de vos intervenants, déclaration des heures, élaboration des bulletins de salaire, attestations de fin de contrat, etc.)
Rédaction et envoi des courriers en lien avec la situation de vos intervenants (début et fin de contrat de travail, arrêts maladies, procédures de licenciement, etc.),
Enregistrement et suivi des salariés auprès du service de santé au travail.
Défense du particulier employeur :
Lors d'éventuelles situations complexes avec vos assistants de vie, le service OViA est à vos côtés pour vous soutenir :
Médiations,
Appui conseil juridique, par le biais de nos partenaires (services juridique de la FEPEM et de la Fédération Mandataire)
Accompagnement lors d'éventuelles procédures et mise en relation avec nos partenaires (juristes, avocats spécialisés).
Dans vos relations avec les éventuels services financeurs (Conseil Départemental, Caisse d'assurance maladie, Compagnies d'assurance, etc.) nous vous accompagnons pour soutenir vos intérêts :
Conseil sur l'utilisation de vos prestations (PCH, APA, MTP, indemnisation d'assurance, etc.),
Accompagnement lors de demandes d'ouverture de droit (MDPH, etc.),
Pair-accompagnement avec nos partenaires (associations de particuliers employeurs en situation de handicap, associations de défense des personnes en situation de handicap),
Mise en relation avec nos partenaires (juristes et avocats spécialisés).
Proximité - Polyvalence - Réactivité
Au-delà des missions propres aux services mandataires, OViA propose à ses clients un véritable service de proximité et un suivi au long cours, spécifiquement pensé pour accompagnement des personnes dîtes "très dépendantes".
Nous sommes engagés dans développement de la Vie Autonome des personnes en situation de handicap. Les professionnels exerçants au service mandataire OViA sont aussi et avant tout militants pour la Vie Autonome, telle qu'elle est définie par la Coordination Handicap Autonomie (CHA). Nous avons fais le choix de nous spécialiser dans l'accompagnement de personnes en situation de grande dépendance. La gestion, l'organisation de l'aide humaine et la relation de travail, sont tout à fait spécifiques lorsque l'on est très dépendant.
Être assisté 24h/24, avoir "sa vie entre les mains" des assistants, devoir composer avec une équipe de 4 à 6 intervenants et mener une vie la plus ordinaire qu'il soit (partir en week-end, aller au restaurant sur un coup de tête, recevoir des amis, vivre en couple, participer à un déplacement professionnel, etc...) est une situation particulière.
Les services d'aide humaine traditionnels sont souvent dimensionnés pour répondre à des situations, les plus fréquentes, qui ne nécessitent "que" d'aides ponctuelles : une aide ménagère quelques heures par semaine ou quelques heures par jour pour la préparation des repas, l'aide aux transferts, à l'habillage... Hors, ces situations, si elles requièrent également un accompagnement de qualité, sont incomparables avec celles des personnes que nous accompagnons : les enjeux sont différents. Vivre 24h/24 avec des assistants de vie et dépendre d'eux pour se gratter, boire ou se moucher est très différent d'une situation de vie nécessitant l'aide d'un tiers 2 ou 3h par jour.
Dimensionné pour l'accompagnement de personnes ayant un besoin important d'assistance à domicile, les missions du service mandataire OViA ont été pensées autour de la proximité, de la polyvalence et de la réactivité :
Proximité : Le service est "à taille humaine". Nous n'accompagnons que peu de particuliers employeurs et l'accueil de nouveaux clients est anticipé, préparé et pensé en équipe. L'objectif est de pouvoir maintenir une grande proximité avec tous nos clients. C'est à dire être en mesure de répondre très rapidement, de conserver une régularité et une fréquence vis-à-vis des rendez-vous physiques à domicile (plusieurs fois par semaine lorsqu'elle en exprime le besoin). C'est à dire aussi de bien connaître chaque personne accompagnée (ce qu'elle souhaite, ce dont elle a besoin, sa situation, le contexte dans lequel elle vit, ses projets, les aléas qu'elle rencontre, etc.) et d'entretenir une relation de confiance. C'est cette proximité qui permet un accompagnement de qualité et adapté à chaque personne.
Polyvalence : Il n'y aurait aucun sens mettre de côté la polyvalence dans notre accompagnement. La Vie Autonome est faite de rebondissements, les projets évoluent, les envies aussi, le contexte souvent. Ne pouvoir répondre qu'à des missions strictement bordées ne serait pas cohérent avec nos valeurs. Nous sommes à même d'imaginer avec nos clients des solutions à chaque nouvelle situation, c'est un travail de collaboration. Par exemple, un projet nouveau peut amener à penser de nouveaux outils pour l'équipe d'assistants de vie ; un besoin nouveau peut amener à adapter le logement, mettre en place de nouveaux équipements, etc. Si ces missions dépassent celles des services mandataires traditionnels, OViA veut pouvoir y répondre (coordination de projet / conseil et expertise) dans la limite de ses autorisations.
Réactivité : Dans la vie, de nouvelles situations se présentent chaque jour ou presque. Parfois, elles nécessitent une réponse rapide. Être réactif est un enjeu important pour le service OViA. Nous avons conscience que la temporalité est importante pour nos clients, trop souvent contraints d'attendre après les acteurs impliqués dans leur vie (délais d'instruction des administrations, etc.). Comment gérer seul(e) l'arrêt maladie soudain d'un assistant de vie ? Ou plus simplement, comment organiser seul(e) un déplacement dans deux jours ? Il y a une multitude de situations ou la réactivité du service peut soulager, et rendre possible, tel ou tel projet ou répondre à tel ou tel aléas. En ayant fait le choix d'accompagner peu de personnes, nous sommes à même d'être plus réactifs que d'autres services traditionnels.
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