Lors d'un rendez-vous, d'une formation ou en lisant un courrier administratif, il est fréquent de rencontrer des mots que l'on n'ose pas toujours demander.
Cette page rassemble les principaux termes utilisés dans la gestion d'une entreprise. Les définitions sont volontairement simples afin de vous aider à comprendre l'essentiel.
Une facture électronique n'est pas un PDF envoyé par e-mail.
Il s'agit d'une facture contenant des données structurées, lisibles automatiquement par les logiciels. Elle peut être contrôlée, transmise et intégrée en comptabilité sans ressaisie.
Exemple : votre client reçoit la facture et son logiciel enregistre automatiquement les principales informations.
L'e-invoicing correspond à l'échange de factures électroniques entre entreprises assujetties à la TVA.
Toutes les entreprises concernées devront progressivement utiliser ce système selon le calendrier fixé par l'État.
Certaines opérations ne passent pas par une facture électronique.
L'e-reporting consiste à transmettre automatiquement certaines informations à l'administration fiscale.
Exemple : une vente à un particulier.
Factur-X est un format de facture électronique.
Il ressemble à un PDF classique mais contient également des données que les logiciels peuvent lire automatiquement.
Une seule facture est ainsi utilisable à la fois par une personne et par un ordinateur.
Une PDP est une plateforme agréée par l'État.
Elle reçoit, contrôle, transmet et suit les factures électroniques entre entreprises.
C'est elle qui assure les échanges entre les différents logiciels.
Le PPF est le portail public mis en place par l'État.
Il participe notamment à l'annuaire des entreprises et à certaines transmissions de données.
L'annuaire permet d'identifier vers quelle plateforme une entreprise souhaite recevoir ses factures électroniques.
Sans cette information, une facture ne peut pas être correctement acheminée.
Une facture électronique évolue selon différents statuts.
Par exemple :
déposée
envoyée
reçue
refusée
acceptée
mise en paiement
payée
Ces informations permettent de suivre précisément son traitement.
Une facture électronique doit respecter un format normalisé.
Contrairement à un PDF classique, elle contient des informations organisées selon des règles précises afin d'être interprétées automatiquement.
Le XML est le langage informatique utilisé pour structurer les données.
Le dirigeant n'a pas besoin de le lire : son logiciel s'en charge.
UBL est l'un des formats techniques autorisés pour les factures électroniques.
Il organise les informations selon une structure commune.
CII est un autre format normalisé de facture électronique.
Comme UBL, il permet aux logiciels d'échanger automatiquement les données.
Une facture doit comporter un certain nombre d'informations imposées par la réglementation.
L'absence d'une mention obligatoire peut entraîner un rejet ou une sanction.
Une facture électronique n'est plus simplement « envoyée ».
Son statut évolue tout au long de son traitement.
Cela permet au vendeur comme à l'acheteur de connaître son avancement.
L'objectif est de simplifier les échanges entre entreprises, d'améliorer le suivi des factures et de lutter contre la fraude à la TVA.
Pour les entreprises, cette évolution représente aussi une occasion de moderniser leur organisation.
Le chiffre d'affaires correspond au montant total de vos ventes avant de déduire les dépenses.
Exemple : vous avez vendu 80 000 € sur l'année. Votre chiffre d'affaires est de 80 000 €, même si vous avez ensuite payé des charges.
Le bénéfice est ce qu'il reste après avoir payé l'ensemble des dépenses de l'entreprise.
C'est le véritable résultat de votre activité.
Exemple : 80 000 € de chiffre d'affaires, 68 000 € de charges : le bénéfice est de 12 000 €.
Lorsque les dépenses sont supérieures aux recettes, l'entreprise enregistre une perte.
Une perte ponctuelle n'est pas toujours inquiétante, mais si elle se répète, elle mérite une analyse.
La marge correspond à ce que vous gagnez réellement sur une vente après avoir retiré son coût direct.
Elle permet de savoir si vos prix couvrent suffisamment vos dépenses.
Exemple : vous achetez un produit 80 € et le revendez 120 €. Votre marge est de 40 €.
Le taux de marge mesure la rentabilité de vos ventes.
Il permet de comparer vos performances dans le temps ou avec celles de votre secteur.
Une entreprise rentable génère suffisamment de bénéfices pour couvrir ses charges et dégager un résultat positif.
On peut avoir beaucoup de clients sans être rentable.
Le seuil de rentabilité correspond au chiffre d'affaires minimum nécessaire pour couvrir toutes les charges.
En dessous, l'entreprise perd de l'argent.
Au-dessus, elle commence à générer un bénéfice.
Le point mort est la date à laquelle votre entreprise atteint son seuil de rentabilité.
À partir de cette date, chaque vente contribue au bénéfice.
La trésorerie représente l'argent réellement disponible sur vos comptes.
Une entreprise peut être rentable mais manquer de trésorerie si ses clients paient tard.
Le BFR correspond à l'argent dont l'entreprise a besoin pour fonctionner entre ses dépenses et l'encaissement de ses ventes.
Plus vos clients paient tard, plus votre besoin en trésorerie peut être important.
Le fonds de roulement représente les ressources financières disponibles pour assurer le fonctionnement courant de l'entreprise.
Il contribue à maintenir une trésorerie équilibrée.
L'EBE mesure la performance de l'activité avant les éléments financiers, fiscaux et exceptionnels.
Il permet d'apprécier la capacité de l'entreprise à générer de la richesse grâce à son activité.
Le résultat d'exploitation montre si l'activité principale de l'entreprise est bénéficiaire ou déficitaire, sans tenir compte des éléments exceptionnels.
Le résultat net correspond au bénéfice ou à la perte finale après prise en compte de toutes les charges, des produits, des impôts et des éléments exceptionnels.
C'est l'un des indicateurs les plus suivis.
Le cash-flow représente les liquidités générées par l'activité.
Il permet notamment de financer les investissements, de rembourser des emprunts ou de faire face aux imprévus.
Les charges fixes sont les dépenses qui restent identiques, même si votre activité diminue.
Exemples : loyer, assurances, abonnements.
Les charges variables évoluent en fonction de votre activité.
Plus vous produisez ou vendez, plus elles augmentent.
Exemples : matières premières, emballages, commissions.
La masse salariale correspond au coût total des rémunérations versées par l'entreprise, charges sociales comprises.
La capacité d'autofinancement représente les ressources générées par l'entreprise pour financer son développement sans recourir à un emprunt.
Le chiffre d'affaires est souvent le premier chiffre regardé… mais il ne suffit pas à mesurer la santé d'une entreprise.
La rentabilité, la trésorerie, la marge et le seuil de rentabilité apportent des informations tout aussi essentielles pour piloter une activité.
Le bilan est une photographie de votre entreprise à une date précise, généralement à la clôture de l'exercice.
Il présente ce que possède l'entreprise (matériel, banque, créances...) et ce qu'elle doit (emprunts, dettes fournisseurs, dettes fiscales...).
Le bilan permet d'évaluer la solidité financière de l'entreprise.
Le compte de résultat retrace toute l'activité de l'entreprise sur une période.
Il compare les recettes et les dépenses afin de déterminer si l'entreprise réalise un bénéfice ou une perte.
Contrairement au bilan, il raconte ce qui s'est passé pendant l'année.
L'actif représente tout ce que possède l'entreprise.
Il peut s'agir d'un véhicule, d'un ordinateur, d'un stock, d'argent sur le compte bancaire ou encore de factures que les clients doivent payer.
Le passif représente ce que l'entreprise doit.
On y retrouve notamment les emprunts, les dettes fournisseurs, les dettes fiscales et sociales ainsi que les capitaux apportés par les associés.
Les capitaux propres représentent les ressources appartenant durablement à l'entreprise.
Ils sont constitués notamment du capital social, des bénéfices conservés et des réserves.
Ils traduisent la solidité financière de l'entreprise.
Le capital social correspond aux apports réalisés lors de la création de la société ou au cours de son développement.
Il peut être constitué d'argent ou de certains biens.
Une immobilisation est un bien destiné à être utilisé plusieurs années.
Exemples :
véhicule,
ordinateur,
machine,
mobilier,
bâtiment.
L'amortissement permet de répartir le coût d'une immobilisation sur sa durée d'utilisation.
Au lieu d'enregistrer toute la dépense la première année, elle est répartie sur plusieurs exercices.
Une provision correspond à une charge ou une perte probable que l'entreprise anticipe.
Elle permet de tenir compte d'un risque connu avant qu'il ne se réalise.
L'exercice comptable est la période sur laquelle sont établis les comptes de l'entreprise.
Dans la majorité des cas, il dure douze mois.
La clôture marque la fin de l'exercice comptable.
Elle permet d'établir le bilan, le compte de résultat et les documents obligatoires.
La balance reprend l'ensemble des comptes utilisés par l'entreprise avec leurs soldes.
Elle permet notamment de vérifier que la comptabilité est équilibrée.
Le grand livre rassemble toutes les écritures comptables classées compte par compte.
Il constitue un document de référence en cas de contrôle ou de recherche d'information.
Le journal comptable enregistre chronologiquement toutes les opérations réalisées par l'entreprise.
Chaque achat, chaque vente ou chaque règlement y figure.
Toute écriture comptable doit être justifiée.
Une facture, un ticket de caisse, un relevé bancaire ou un contrat peuvent constituer une pièce justificative.
Une créance correspond à une somme que l'on doit à votre entreprise.
Par exemple, lorsqu'une facture est émise mais n'est pas encore réglée.
Une dette correspond à une somme que votre entreprise doit payer.
Il peut s'agir d'un fournisseur, d'un emprunt, de cotisations sociales ou d'impôts.
Une écriture comptable enregistre chaque opération réalisée par l'entreprise.
Elle permet de suivre précisément tous les mouvements financiers.
Le plan comptable est la liste officielle des comptes utilisés en comptabilité.
Chaque opération est enregistrée dans un compte correspondant à sa nature.
L'inventaire consiste à recenser les biens, les stocks et certains éléments de l'entreprise afin de vérifier qu'ils correspondent à la comptabilité.
La comptabilité ne sert pas uniquement à répondre aux obligations légales.
Bien comprise, elle constitue un véritable outil de pilotage qui permet de suivre la santé financière de l'entreprise, d'anticiper les difficultés et d'aider à la prise de décision.
TVA
La taxe collectée pour le compte de l'État.
Franchise en base de TVA
Le régime qui permet, sous certaines conditions, de ne pas facturer la TVA.
TVA déductible
La TVA récupérable sur certains achats professionnels.
Le statut juridique détermine notamment :
le fonctionnement de l'entreprise ;
les responsabilités du dirigeant ;
le régime social ;
le régime fiscal ;
les modalités de prise de décision ;
les possibilités d'accueillir des associés.
Le choix dépend de votre activité, de vos objectifs et de votre situation personnelle.
La micro-entreprise est un régime simplifié destiné aux entrepreneurs individuels.
Elle facilite les démarches administratives et le calcul des cotisations sociales.
En contrepartie, certaines règles s'appliquent, notamment des plafonds de chiffre d'affaires.
Convient souvent à :
une activité qui démarre ;
une activité complémentaire ;
un indépendant seul.
L'entreprise individuelle permet d'exercer en son nom propre.
Depuis la réforme de 2022, le patrimoine professionnel est, dans la plupart des cas, séparé du patrimoine personnel.
L'entrepreneur prend seul les décisions.
L'EURL est une SARL avec un seul associé.
Elle permet de créer une société tout en restant seul à bord.
Le fonctionnement est très proche de celui d'une SARL classique.
La Société à Responsabilité Limitée est constituée de deux associés ou plus.
Elle convient souvent aux entreprises familiales ou aux projets portés par plusieurs personnes.
Les règles de fonctionnement sont largement définies par la loi.
La SASU est une SAS avec un associé unique.
Elle offre une grande liberté d'organisation.
Le président relève du régime général de la Sécurité sociale (hors assurance chômage, sauf situations particulières).
La Société par Actions Simplifiée est très appréciée pour sa souplesse.
Les associés définissent librement de nombreuses règles dans les statuts.
Elle est fréquemment choisie pour les projets appelés à évoluer ou à accueillir de nouveaux associés.
La Société Civile Immobilière permet de détenir et de gérer un ou plusieurs biens immobiliers à plusieurs.
Elle est souvent utilisée pour organiser un patrimoine immobilier, faciliter sa transmission ou gérer des biens en commun.
Une SCI n'a pas vocation à exercer une activité commerciale, sauf exceptions prévues par la réglementation.
Une association est créée pour poursuivre un projet d'intérêt collectif ou un objet non lucratif.
Elle peut employer des salariés, recevoir des subventions, développer des activités économiques dans certaines conditions et signer des contrats.
L'absence de but lucratif ne signifie pas qu'elle ne peut jamais réaliser d'excédent financier.
Une holding est une société qui détient des participations dans une ou plusieurs autres sociétés.
Elle peut servir à organiser un groupe d'entreprises, préparer une transmission ou centraliser certaines fonctions.
L'associé détient une partie du capital de la société.
Selon les statuts, il participe aux décisions importantes.
L'actionnaire possède des actions dans une société par actions, comme une SAS.
Il bénéficie de droits liés au nombre d'actions qu'il détient.
Le gérant dirige une SARL ou une EURL.
Il assure la gestion quotidienne de la société et représente celle-ci auprès des tiers.
Le président dirige une SAS ou une SASU.
Ses pouvoirs sont définis par les statuts.
Le capital social correspond aux apports réalisés par les associés lors de la création ou de l'évolution de la société.
Ces apports peuvent être en numéraire (argent) ou en nature (matériel, véhicule, immeuble, etc.).
Les parts sociales représentent la participation des associés dans une SARL, une EURL ou une SCI.
Les actions représentent la participation des actionnaires dans une SAS ou une SASU.
Le pacte d'associés est un contrat signé entre tout ou partie des associés.
Il complète les statuts et organise notamment :
les conditions de sortie ;
l'entrée de nouveaux associés ;
les modalités de vote ;
les engagements de chacun.
L'assemblée générale réunit les associés afin de prendre les décisions importantes concernant la société.
Certaines décisions doivent obligatoirement être votées en assemblée.
Le procès-verbal est le document qui retrace les décisions prises lors d'une assemblée générale.
Il constitue une preuve juridique des délibérations.
Il n'existe pas de « meilleur » statut dans l'absolu. Chaque forme juridique répond à des besoins différents : exercer seul, s'associer, protéger son patrimoine, gérer un patrimoine immobilier ou développer une activité avec plusieurs partenaires.
Le choix d'un statut mérite d'être réfléchi en tenant compte des aspects juridiques, fiscaux, sociaux et patrimoniaux.
La plupart des litiges ne naissent pas d'un conflit, mais d'un document incomplet, mal rédigé ou absent.
Un devis, un bail ou des conditions générales permettent de fixer les règles avant qu'un problème ne survienne.
Le devis décrit les travaux ou prestations proposés, leur prix, les délais et les conditions d'exécution.
Lorsqu'il est signé par le client, il vaut généralement contrat.
À vérifier :
identité des parties ;
description précise de la prestation ;
prix HT et TTC ;
durée de validité ;
délai d'exécution ;
modalités de paiement.
Le bon de commande confirme officiellement la commande d'un produit ou d'un service.
Il engage les parties sur les éléments qui y figurent.
La facture est un document comptable et fiscal obligatoire.
Elle constate une vente ou une prestation réalisée.
Elle doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires.
L'acompte engage définitivement les deux parties.
Le client ne peut pas annuler librement sa commande.
Le professionnel est également tenu d'exécuter la prestation.
Les arrhes permettent plus facilement de renoncer au contrat.
Le client perd les arrhes versées s'il annule, sauf dispositions particulières.
Le professionnel peut également devoir restituer le double des arrhes dans certains cas s'il se désiste.
Un avoir est un document qui vient corriger ou annuler tout ou partie d'une facture déjà émise.
Les CGV fixent les règles applicables aux ventes.
Elles précisent notamment :
les modalités de commande ;
les délais de paiement ;
les pénalités de retard ;
les garanties ;
les modalités de livraison ;
les conditions d'annulation.
Elles constituent souvent un élément déterminant en cas de litige.
Les CGS concernent principalement les prestations de services.
Elles détaillent les conditions de réalisation des missions, les responsabilités de chacun et les modalités d'intervention.
Les CGU définissent les règles d'utilisation d'un site internet, d'une plateforme ou d'une application.
Elle permet au vendeur de rester propriétaire du bien vendu tant que celui-ci n'a pas été intégralement payé.
Elle prévoit à l'avance les conséquences financières en cas de non-respect du contrat.
Elle interdit la divulgation de certaines informations échangées entre les parties.
Elle limite, sous certaines conditions, l'exercice d'une activité concurrente.
Sa validité dépend notamment de sa durée, de son périmètre géographique et de son objet.
Elle prévoit la résiliation automatique du contrat en cas de manquement prévu par celui-ci.
Le bail commercial concerne principalement les activités commerciales, artisanales et industrielles.
Sa durée est généralement de neuf ans, avec une possibilité de résiliation tous les trois ans selon les conditions prévues.
Il ouvre notamment droit, sous conditions, au renouvellement du bail.
Le bail professionnel est destiné principalement aux professions libérales.
Sa durée minimale est de six ans.
Son fonctionnement est plus souple que celui du bail commercial.
Le bail d'habitation concerne les logements destinés à la résidence principale ou secondaire.
Il répond à des règles spécifiques différentes des baux professionnels.
Le droit au bail correspond à la valeur attachée au droit d'occuper un local commercial selon les conditions du bail en cours.
Le fonds de commerce regroupe l'ensemble des éléments permettant l'exploitation d'une activité commerciale :
clientèle ;
enseigne ;
nom commercial ;
matériel ;
droit au bail.
Le local lui-même ne fait pas partie du fonds de commerce.
Le pas-de-porte est une somme versée lors de l'entrée dans un local commercial.
Selon sa nature juridique, son traitement peut être différent.
Le bail précise les activités autorisées dans le local.
Exercer une activité non prévue peut nécessiter une modification du bail.
La mise en demeure est un courrier demandant officiellement à une personne d'exécuter ses obligations dans un délai déterminé.
Elle constitue souvent une étape préalable à une action en justice.
L'injonction de payer est une procédure permettant de demander au juge le paiement d'une créance lorsque certaines conditions sont réunies.
La prescription correspond au délai au-delà duquel une action en justice n'est plus possible.
Ce délai varie selon la nature du litige.
La médiation consiste à rechercher une solution amiable avec l'aide d'un tiers neutre.
Elle permet souvent d'éviter une procédure judiciaire.
La conciliation est une autre procédure amiable destinée à trouver un accord entre les parties.
Elle s'applique lorsqu'une partie ne respecte pas les engagements prévus dans un contrat.
Elle oblige une personne à réparer les dommages causés à un tiers.
La force majeure désigne un événement imprévisible, irrésistible et extérieur qui empêche l'exécution normale d'un contrat.
Un contrat ne sert pas uniquement lorsqu'un litige survient. Il permet avant tout de sécuriser la relation entre les parties en définissant clairement les droits et les obligations de chacun.
SIREN
Le numéro qui identifie votre entreprise.
SIRET
Le numéro qui identifie chacun de vos établissements.
Code APE
Le code correspondant à votre activité principale.
Responsabilité civile professionnelle
Elle couvre les dommages causés à un tiers dans le cadre de votre activité.
Garantie homme-clé
Elle protège financièrement l'entreprise lorsqu'une personne essentielle à son fonctionnement est indisponible.
Perte d'exploitation
Garantie permettant de compenser certaines pertes financières après un sinistre couvert.
Les termes techniques évoluent régulièrement avec la réglementation.
Ce lexique est enrichi au fil des questions qui me sont posées par les entreprises, les associations et les indépendants.