Innan sommaren

Gallra filer, e-post och kontakter

Berör elever och personal.

Inför migreringen är det bra om du gallrar bland alla dina filer, dokument, e-postmeddelanden, kontakter och tar bort det som du inte längre behöver behålla.

Ju mindre som behöver kopieras desto snabbare går migreringen och det kan vara ett bra tillfälle att passa på att ta sig tid till att rensa, du har säkert något som du inte längre behöver.

Tidigare har det varit att skolor har haft obegränsat med lagringsutrymme på Google Drive, det är inte så längre och alla skolor har tillsammans 100 TB att dela på.

När det gäller kontakter i Gmail och Outlook, ta bort eller uppdatera alla kontaktuppgifter som innehåller e-postadress som efter migreringen inte längre kommer att vara aktuella, t ex en kontaktuppgift som innehåller ga. i e-postadressen.

Här kan du läsa om hur du blir bättre på att söka och urskilja när du vill rensa i Gmail.
Här kan du läsa om hur du blir bättre på att söka och urskilja när du vill rensa i din Drive på Google Workspace.

Google Classroom

Berör personal.

Det finns inga verktyg för att på ett bra sätt kopiera över befintliga Google Classroom's till en annan Google domän.

Det du kan göra är att bjuda in dig själv, ditt nya Google konto, som hjälplärare till viktiga befintliga klassrum som du äger. Du kan bjuda in dig själv när ditt nya Google konto är skapat, se sidan Datum för när det kommer att vara klart.

Här finns en supportsida om hur man lägger till en hjälplärare i klassen för Google Classroom.

Du kommer då att få tillgång till dina tidigare klassrum när du efter sommaren loggar in med ditt nya Google konto och du kan då göra en kopia av klassrummet som då kommer att skapas i den nya Google domänen. 

Här finns en supportsida om hur man kopierar ett klassrum i Google Classroom.

Det är viktigt att man inte fortsätter att aktivt arbeta i klassrum som ligger i en tidigare domän, dels för att klassrummen till slut kommer att tas bort och då raderas även alla dokument kopplade till klassrummet och för att du inte heller kan vara ägare till ett klassrum som ligger i en annan Google domän och därmed inte heller få tillgång till alla funktioner.

• Innan migreringen startar behöver du gå in i de klassrum som du äger och som du önskar ha tillgång till som en "läskopia" och bjuda in dig själv, du ska bjuda in ditt nya kommande Google konto. 

• Efter migreringen är klar kommer du att logga in med ditt nya Google konto och du ska då hitta inbjudningar från dig själv till klassrummen bland dina e-postmeddelanden och även se inbjudningarna i Google Classroom. 

• När du har tackat ja till dina egna inbjudningar har du tillgång till dina tidigare Google Classroom och kan göra en kopia av dem.

Användarkonton

Berör elever och personal

Nya användarkonton för personal, elever och servicekonton skapas och listor med uppgifter om de nya kontona skickas till rektorn på skolan. Se sidan Datum för när de nya kontona kommer att vara skapade.

När de nya kontona skapas försöker vi få till att du ska få behålla samma adress till vänster om @-tecknet. Har du till exempel idag anders.eriksson@nuvarande.domän försöker vi se till att du får behålla anders.eriksson. Om du flyttar in i en befintlig domän där det redan finns användare kan det vara att den adressen redan är upptagen och du får då en siffra tillagd till din adress, till exempel anders.eriksson1. 

När du får information om att migreringen är klar, ska du logga in i Google/M365 med din nya e-postadress.

E-postadress

Berör elever och personal.

Vilken e-postklient som du kommer att använda efter migreringen beror på till vilken verksamhet ni ska migrera till, se info på Startsidan.

Flera kommer att gå ifrån att använda sig av dubbla e-postadresser och bara ha en enda e-postadress, då kommer tillägget .ga att tas bort från e-postadressen.

När någon skickar ett e-postmeddelande till din tidigare e-postadress skickas det automatiskt ett svar innehållande information om din nya e-postadress och med uppmaningen att skicka om meddelandet till den nya adressen.

Det är bra om du i förväg kontaktar företag och personer som brukar skicka e-postmeddelanden till din nuvarande e-postadress och informerar dem om att du kommer att byta. Det gäller också om du har registrerat dig på webbsidor eller andra online tjänster med din nuvarande e-postadressen, då behöver du uppdatera dina kontaktuppgifter på de platserna.

Delade filer och foldrar

Berör elever och personal.

Det är alltid viktigt att ha en bra struktur för filer och foldrar och ha en god kontroll över utdelningar. Vid en migrering är det extra viktigt för att du inte ska förlora tillgång till delade filer och foldrar. 

Vid migreringen kopieras filer och foldrar från de nuvarande Googlekontona över till de nya Googlekontona och utdelningar återskapas så att samma personer eller grupper får tillgång till dem.

Eftersom det är en kopiering som sker kommer de ursprungliga filerna och foldrarna att ligga kvar med aktiva utdelningar. Efter migreringen kommer de ursprungliga filerna och foldrarna att döpas om och få ett prefix "Migrerad Använd EJ" för att externa användare som har access till både den ursprungliga och kopierade filen eller foldern ska veta vilken fil som ska användas. De ursprungliga filerna och foldrarna kommer ligga kvar under en längre stund och raderas när det är verifierat att kopieringarna och migreringen är helt klar.

Du som går från ett M365-konto till att endast ha ett Google-konto så kommer din eventuella OneDrive-data att migreras till ditt Google-konto och synas i Google Drive.

Det är viktiga att tänka på:

• Filer och foldrar som en person från en annan Googledomän delat till dig kommer du inte ha tillgång till på ditt nya Googlekonto, du behöver be den personen att dela ut till dig igen till ditt nya Googlekonto när det är skapat.

• Utdelade filer och foldrar från personer som slutat hos oss kommer inte att kopieras, du behöver göra en kopia av de filerna innan migreringen startar.