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Departamento Financiero
Departamento Financiero
Logros
Los principales logros del Departamento Financiero durante el 2025 se describen de la siguiente forma:
Innovación y Tecnificación en la Administración de la Información
Implementación del Rolling Budget como estrategia de planeación financiera enfocada en la gestión del flujo de caja Institucional, generando mayor oportunidad y fiabilidad sobre la situación de caja y la proyección de los siguientes periodos en la metodología del presupuesto rodante, contribuyendo a la toma de decisiones informadas y con conocimiento de riesgos por parte de la Vicerrectoría Administrativa y la Alta Dirección.
Implementación de la matriz institucional de presupuesto, de acuerdo al manual de gestión presupuestal, que permite tener mayor información de nivel ejecutivo para la toma de decisiones informadas por parte de la Vicerrectoría Administrativa y alta dirección.
Se logró la implementación del aplicativo SIMED NUBE aprobado por la Vicerrectoría Administrativa, el cual reemplaza la operación en servidores internos, disminuyendo los riesgos de pérdida de información, y disminuyendo la necesidad presupuestal para mantenerlos, aprovechando los avances tecnológicos en beneficio de la Institución.
Gestión eficiente del riesgo de liquidez y de cartera.
Se logró la renegociación de pasivos de corto plazo (12 meses) a 36 meses, disminuyendo con ello la exigencia de flujo de caja para su pago durante el 2025, lo que contribuyó eficientemente afrontar la crisis temporal generada por la demora en giros de ICETEX.
Se logró la reestructuración de la fuente de pago establecida con el principal acreedor financiero, flexibilizando de 6 meses de cuotas a 3 meses de cuotas el pago anticipado de dichas obligaciones. Esto generó una importante contribución a un cierre de año estable en caja, y permitirá en adelante tener mayor capacidad de maniobra en la planeación financiera con los recursos derivados de la operación.
Implementación de análisis crítico de pasivos operativos para la planeación de gastos eficiente, en función de variables de riesgo financiero y legal.
Implementación de informes de cartera (Icetex y estudiantes) periódicos, que permiten realizar gestiones y campañas internas de cobro preventivo y persuasivo. En esta misma vía, se formalizó convenio con una firma externa de cobro de cartera que al cierre del año generó un importante resultado en recaudo y recuperación.
Implementación de la gestión de control presupuestal
Se implementó la gestión de control presupuestal, lo que permite disminuir los riesgos Institucionales derivados de no tener control sobre los recursos requeridos para la ejecución de las actividades propias de la operación y de los planes y proyectos:
Reenfoque de estructura y funciones de cargos clave a nivel operativo y táctico en el departamento financiero para tener control del gasto, de la facturación de proveedores, de la planeación de caja, y del presupuesto, proceso aprobado por la Vicerrectoría Administrativa.
Implementación del informe trimestral de ejecución presupuestal presentado a Vicerrectoría Administrativa, Rectoría y Comité Financiero.
Implementación de pasos clave en el flujo de aprobación de gastos en las plataformas del sistema de gestión de calidad (paso: Control presupuestal).
Se logró la implementación de la primera etapa para la radicación centralizada de facturas electrónicas a través de la plataforma tecnológica destinada para este fin, con base en la normatividad tributaria vigente, permitiendo su análisis oportuno y eficiente de pertinencia de los gastos, de verificación de las condiciones pactadas, y de centralización de la gestión del gasto.
Mejoramiento de alternativas de financiación para estudiantes
Como medida necesaria para afrontar el riesgo de dependencia de los giros de ICETEX ante el alto índice de estudiantes que tenían esta fuente de financiación, los cuales presentaron demora durante el primer semestre de 2025, se gestionaron a lo largo del año nuevas alternativas de financiación que ofrecen condiciones accesibles en términos de plazo, tasa de interés y beneficios adicionales para los estudiantes, además de poder incursionar en nuevas tecnologías financieras encaminadas a este mismo propósito:
- Sector Cooperativo
o Cooperativa JFK
o FINCOMERCIO
o COASMEDAS
o COOMEVA
- Fintech
o FINKY
o LUMNI
Resultado de las Sinergias
SINERGIA INSTITUCIONAL EN GESTIÓN PRESUPUESTAL
El Departamento Financiero fomentó y aumentó la interacción con todas las áreas y dependencias en la construcción del presupuesto 2025 y en el control permanente y paulatino de su ejecución, contribuyendo a la oportunidad y priorización en toma de decisiones.
SINERGIA CON GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Se consolidó la gestión conjunta y complementaria con la Dirección de Servicios Administrativos, principalmente en el análisis presupuestal previo en negociaciones con proveedores. Esto contribuye al mejoramiento de la eficiencia en la administración de recursos y la consolidación de relacionamiento estratégico con proveedores.
SINERGIA CON GESTIÓN JURÍDICA Y LEGAL
El Departamento Financiero, consciente de la necesidad de administrar conjuntamente los riesgos financieros y los riesgos legales, mantiene un activo, sólido y efectivo canal de comunicación con el Departamento Jurídico, que contribuye a la unificación de criterios legales, financieros, y contractuales, necesarios para la toma de decisiones y para la disminución precisamente de los riesgos derivados de ellas.
SINERGIA EN ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS EXTERNOS DE PROYECTOS
Se logró unificar y consolidar el flujo de comunicación, informes y ejecución pertinentes a la administración de estos recursos, con las áreas que los gestionan a nivel interno y externo como el Departamento de Iniciativas Globales, la Dirección de Investigación y el Ecosistema de Innovación. Esto genera un mayor control de los recursos, permite un mejor direccionamiento hacia el cumplimiento de los objetivos de los proyectos, y aumenta la credibilidad ante los organismos externos que los asignan.
Aspectos por destacar
CON LA AGENDA 2030!
4. Educación de Calidad
4. Educación de Calidad
El presupuesto Institucional mantiene la CALIDAD como componente prioritario en el ejercicio de la gestión educativa y el cumplimiento de los objetivos misionales.
Se prioriza en este, la gestión docente, la investigación, y el bienestar colectivo de las partes relacionadas en el sistema de gestión de calidad.
8. Trabajo decente y crecimiento económico
8. Trabajo decente y crecimiento económico
Pese a la situación nacional, el presupuesto Institucional plantea un crecimiento en su operación y sus ingresos, con una mayor eficiencia en la gestión de gastos que permita lograr una contribución significativa a mantener condiciones laborales estables y con calidad de vida, como premisa Institucional.
17. Alianzas para lograr objetivos
17. Alianzas para lograr objetivos
El Departamento Financiero impulsa iniciativas y alianzas que permite a la Vicerrectoría y la Rectoría la toma de decisiones informadas y estratégicas principalmente en lo referente a la financiación para flexibilizar el acceso de estudiantes y aspirantes a la formación profesional.
Igualmente, se fortalecen relaciones interinstitucionales con otros departamentos financieros a través de las redes en las que se coincide con ella, logrando tener puntos de vista diversos que aportan conocimiento y experiencia para la gestión de circunstancias adversas del entorno y del mercado.
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