LEAN & 5S Methode "Een foutje is zo gemaakt en hersteld!".

Een foutje is zo gemaakt….

Dat geldt al helemaal wanneer een werkomgeving niet gericht is

op het voorkomen van fouten (of zelfs ongelukken).

Een niet geoptimaliseerde werkplek heeft onder andere een

terugslag op de producten die er vervaardigd worden.

Wanneer het ontbreekt aan overzicht en schoonheid van werkplekken,

is het veel moeilijker om producten van hoge kwaliteit te leveren.

Mijn naam is Joost Jongen, vestigingsmanager verpleeghuizen in Goor

en 5S was voor mij dé manier om onze kwaliteit te verbeteren.

- Wat is 5S

5S staat voor 5 Japanse stappen waarvan het kernwoord met een S begint. Deze methodiek geeft een logisch stappenplan om een functionele, schone en verzorgde werkplek te krijgen en te houden.

Let op! Wat mij betreft is het doel van 5S een georganiseerde werkplek waarin alles de plaats heeft die past bij de betekenis ervan voor het werk dat gedaan wordt.

1. Seiri

Sorteer op nodig en overbodig en verwijder overbodig (schiften)

2. Seiton

Structureer plaats en aantal (schikken)

3. Seiso

Maak schoon en doe (preventief) onderhoud (schrobben)

4. Seiketsu

Systematiseren. Standaardiseer, maak afspraken en visualiseer

5. Shitsuke

Stabiliseer de toekomst (standaardiseer alle voorgaande stappen) en zelfdiscipline

Geschiedenis

De eigenlijke oorsprong van 5S is niet bij Toyota in Japan maar bij Ford in de VS. Ford had een programma dat hij CANDO noemde. Ieder van de letters van CANDO stond voor een activiteit die we ook terugvinden in de 5S-methodiek. Dus ere wie ere toekomt.

- Hoe ben je ermee in aanraking gekomen

Onze Business Unit bestaat uit 9 vestigingen en met de vestigingsmanagers komen we maandelijks bij elkaar. Hier bespreken we onder leiding van onze BU Manager Rob van den Besselaar de voorgaande maand, actuele zaken en laat Rob ondersteunende afdelingen spreken om ons te informeren. Omdat we ook van elkaar kunnen leren, hebben we destijds afgesproken de bijeenkomsten op diverse locaties te houden, zo kun je bij elkaar in de spreekwoordelijke keuken kijken. Dit kan zijn bij een collega, maar ook in combinatie met een interessant bedrijfsbezoek.

Op donderdag 10 december 2015, exact 2 jaar geleden!, vond de bijeenkomst plaats bij een bedrijf genaamd Bosal gelegen in Vianen. De Nederlandse Bosal groep produceert en levert uitlaten, katalysatoren, dieselpartikelfilters en trekhaken.

Bosal is in 1923 in Alkmaar opgericht, het hoofdkantoor zit tegenwoordig in Lummen, België" The BOSAL Group" heeft tegenwoordig 4.900 medewerkers werken in 29 productiefabrieken en 18 distributiecentra, gelegen verspreid over de gehele wereld.

Hun jaarlijkse omzet bedraagt circa €700 Miljoen.

Het was tijdens de rondleiding van dit bedrijfsbezoek dat ik erg onder de indruk was van de rust die er heerste. Daarnaast was er geen rotzooi, de productieruimte was overzichtelijk en schoon. Elke productie medewerker werkte in zijn eigen eiland, een “werk-eiland” waar alles voor elkaar was voor de werkzaamheden die op die plek benodigd waren.

Na de rondleiding kregen we een presentatie over hoe het bedrijf jaren geleden de cultuur omslag gemaakt heeft met 5S. Dit bezoek heeft mij de inspiratie gegeven om eens op een andere wijze naar mijn team en vestiging te gaan kijken.

- Waarom wilde je ermee aan de slag

In Januari 2015 ben ik begonnen in Hengelo in een verouderd en slecht onderhouden pand. Het team bestond stuk voor stuk uit experts, allen met hun eigen talenten, werkwijzen en ideeën. Ik was onder de indruk maar ook wel verbaasd over een aantal werkwijzen en ingerichte processen.

Elke werkplek was uniek op zichzelf. Zo werd er op sommige afdelingen flink gedecoreerd, kerstbomen bleven 365 dagen staan, om het oude pand maar een beetje op te vrolijken. Er was een rokers “camping” voor de pauzes en er was zo ontzettend veel productie voorraad dat we alles! echt alles! konden maken.

Toch bleek de sfeer gespannen, negatief en somber. Mensen gingen niet lekker naar hun werk en werkten niet optimaal samen. Toen ik na een paar maanden inwerken aan elke medewerker specifieke vragen kon stellen waarom we bepaalde processen zo deden, kreeg ik de volgende uitleg:

Men wist mij te vertellen dat de “cultuur” was ontstaan door de vele wisselingen die er geweest waren op management niveau. Ik geloof dat ik de 4e "knakker" was die de functie mocht bestieren in korte tijd. Een logisch gevolg was dat er voor het team geen overzicht meer was. Elke medewerker werkte zich uit de naad om alle budgetten en onderlinge gemaakte afspraken na te komen, met als gevolg dat elke medewerker stuk voor stuk in zijn eigen wereld begon te leven.

Zodra er een probleem in het proces was werden er, wegens gebrek aan structuur en leiding, regels bedacht, om te voorkomen dat het weer gebeurde. Dit heette destijds de "uniforme werkwijze"!

Ik heb tot de dag van vandaag dit meest beruchte document nooit in kunnen zien.

Toch moet ik nu wel toegeven, dat ik op dat moment eigenlijk best wel trots op iedereen was.

Kortom, nadat ik bij Bosal was geweest wist ik zeker dat wanneer ik deze club medewerkers kon inspireren voor een dergelijke cultuur omslag, er sowieso een prettigere, nettere, schonere werkomgeving zou ontstaan. Dat het nog veel meer voordelen met zich mee zou kunnen gaan brengen had ik wel verwacht, maar dat was voor mij niet prioriteit één.

- Hoe ervaren de medewerkers 5s

Het creëren van een cultuur heeft tijd nodig.

Ik als Vestigingsmanager was destijds natuurlijk super enthousiast en wilde als een malle aan iedereen gaan vertellen hoe we voortaan zouden kunnen gaan werken.

Ik dacht aan lijnen trekken, schoonmaakroosters ophangen, opruimen, whiteboard ’s, etc.

Gaan met die banaan! ........ dat bleek FOUT.

Dit ontdekte ik een aantal maanden later tijdens een gesprek met Mark van Bokhoven, Mark is een Lean, TPM en OpEx specialist en is eigenaar van een productiviteitsbureau in Hedikhuizen. Mark heeft later dat jaar onze BU bij behoefte vanuit een vestiging mogen inspireren in een aantal interessante trainingsdagen in zijn leerfabriek.

Wat bleek; de verandering en inzet moet vanuit de medewerkers zelf komen, maar die waren de zoveelste verandering echt wel zat.

Gelukkig voor mij was er wel veel onvrede, onvrede over elkaar, de werkwijzen en de staat van de werkplekken en het pand!

Mede daardoor wilde iedereen, na een lange introductie van mij, de 5S werkwijze wel proberen.

Want!, was de conclusie, de huidige werkwijze en collegialiteit was ver te zoeken en dat moet veel beter kunnen.... dan maar eens 5S proberen.

één week later kreeg de gehoorbeschermer een vaste plek op een bordje bij de metaalwerkplaats, de eerste stap was gezet.

Er kwamen steeds meer verbeter ideeën binnen; sommigen behoorden bij de huisbaas, sommigen bleken zaken voor facilitair, sommige bleken na het concreet maken en uitwerken niet bestempeld te worden tot verbeteridee ….echter zijn er zeker ook ideeën uitgewerkt die geleid hebben dat we momenteel met de afdeling R&D van Life & Mobility aan tafel zitten. Het idee van een werkplaats-medewerker. Een ontwerp van een zelf bedachte rolstoel-asplaat. Life en Mobility is deze momenteel aan het namaken. Dat is toch fantastisch!.