INCORPORACIÓN DE DATOS GEOGRÁFICOS

Para incorporar datos geográficos en la I2D es necesario que tenga en cuenta los aspectos descritos a continuación.

SOLICITUD DE INCORPORACIÓN

Una vez los datos se encuentran aprobados por el supervisor, el encargado de la incorporación de datos (contratista o investigador) debe realizar la solicitud formal para la incorporación de datos en la I2D, a través del formulario “Solicitud para la documentación e incorporación de datos geográficos”, en el cual diligencia información básica sobre el contrato o convenio, tipo de datos a incorporar, además del tipo de acceso del producto y fecha de liberación de los datos (cuando aplique). El tipo de acceso a los datos será definido por el supervisor y contratista teniendo en cuenta los acuerdos contractuales, y las políticas institucionales al respecto.

Una vez diligenciado el formato por el generador del producto, la I2D valida la información y envía tanto los instructivos como las credenciales (usuario y contraseña) que se requieren para iniciar el proceso de incorporación, lo cual incluye la documentación de metadatos en el Catálogo de información Geográfica.

DOCUMENTACIÓN DE METADATOS

Los metadatos son componentes clave para los sistemas de administración de datos, porque describen aspectos como el “qué, quién, cómo, cuándo y dónde” de un conjunto de datos. Los metadatos permiten principalmente identificar y descubrir la existencia de un conjunto de datos y entender el uso de la información y el cómo acceder a esta. La I2D, dentro de su propósito de integrar, asegurar y disponer la información generada o custodiada por el Instituto, adoptó el estándar ISO 19139 para la documentación de metadatos geográficos.

Para la documentación de metadatos se recomienda revisar la sección “Instructivo de incorporación de información en Geonetwork”, para tener más información de cómo consultar y descargar información de este Catálogo remítase a la sección "Consulta de información en Geonetwork", del manual del usuario. Recuerde que puede contactarse con nosotros para una capacitación adicional o guiarle detalladamente en el proceso cuando tenga cualquier duda.

Durante el proceso de documentación el usuario tiene la posibilidad de crear, editar, eliminar y manejar todos los recursos (datos y metadatos) generados con sus credenciales.

Recomendaciones:

Es necesario cargar los conjuntos de datos en la herramienta siguiendo las instrucciones del instructivo donde tanto datos, como documentación y salida gráfica se comprimen en un archivo de máximo 2GB. Si la información a entregar es más pesada contáctese con nosotros para concertar la forma de entrega.
Tenga en cuenta utilizar las plantillas institucionales (vector, raster) para hacer más sencillo el proceso de documentación. Cuando el volumen de información sea alto y necesite generar varios metadatos que tengan campos en común, comuníquese con nosotros para generar una plantilla personalizada y hacer más fácil el proceso.
Una vez diligenciados los metadatos y cargados los datos, no olvide notificar al correo especificado en los instructivos para iniciar el proceso de validación.
Recuerde que además de revisar la calidad y completitud del metadato según lo descrito en los instructivos, se revisarán algunos aspectos básicos de calidad: sistema de referencia (debe estar en geográficas cuando el área de los datos cubre más del área de influencia de un origen de coordenadas planas), topología, y completitud (que todos los campos estén diligenciados) para datos vectoriales.

VALIDACIÓN DE DATOS Y METADATOS

Una vez se finaliza el proceso de documentación de metadatos y los conjuntos de datos finales son enviados según las indicaciones dadas en los instructivos, la I2D inicia el proceso de validación del recurso (metadato+datos). Si el recurso requiere de ajustes, estos serán enviados por correo electrónico para que sean realizados por el contratista o encargado de realizar la incorporación. Este proceso se puede repetir cuantas veces sea necesario, por lo cual es importante ser cuidadosos en la documentación y estructuración de los datos para evitar que el proceso se alargue más de lo previsto.

El tiempo que se toma la I2D para realizar la validación de los datos y metadatos es generalmente de 3 días hábiles. Sin embargo, este tiempo puede ser mayor según el volumen de solicitudes.

Una vez la I2D valide y apruebe el recurso, se realiza la publicación del mismo (teniendo en cuenta el tipo de acceso definido al iniciar el proceso). El proceso finaliza al expedir el certificado de metadatos que se requiere para liquidar el contrato o convenio. El certificado es enviado al contratista o encargado de la incorporación, con copia al supervisor.

Última actualización: 27 Junio 2017

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