校務DX05 :
Googleスプレッドシートを使った
「職員会議レジュメ・議事録」

ねらい

　職員会議では、通常「レジュメ」に議題が並べて記載され、その順番に議事が進行していきます。羅臼高校ではこれまで各分掌がそれぞれレジュメを作り、「●●部懸案事項」というタイトルを付けて紙に印刷していました。このため、「教務部懸案事項→教務部議題１→教務部議題２→・・・」「進路指導部懸案事項→進路指導部議題１→進路指導部議題２→・・・」「生徒指導部懸案事項→生徒指導部議題１→生徒指導部議題２→・・・」というような流れになっており、要するに表紙が何枚もあるような状態でした。しかし、毎回の会議でたくさんの議題が出てくるわけではなく、議題が１つしかないのに「懸案事項」の立派な表紙がある、というような非効率的な状況が生じていました。 一方、議事録もこれまでは専用様式に議題を打ち込み、議論の内容を記載していましたが、結局レジュメと同じ文言を打ち込む手間がかかり、それを印刷して回覧し校長決裁をもらって簿冊に綴じる、という面倒な作業がありました。 これを一気に簡略化し完全ペーパーレス化が可能な方法として、スプレッドシートでこれらを１つに合体させて、しかも印刷すらしないという方法を取り入れました。これは羅臼小学校で実践されている方法で、羅臼小学校の ICT リーダーの先生にこっそり教えてもらったものです。 

留意点

①この方法は、日報と学校日誌の一体化にも使えそうですね。似たような内容のものを合体させることで、仕事が半分に減ります。働き方改革にもつながるかも！

②管理職は、議事録の確認の際にスクリーンショットをとり、画像として別途保管します。この画像をもって、従来の紙保管に代えます。

③成績会議や認定会議、反省会議などはこの方式に馴染まないため、別の方法を検討しています。成績関係は GWS では扱えないため、道立学校スクールドライブを活用して対応する予定です。

④最近、学校現場において生徒の個人情報を記載した紙を紛失したり、流出させる等の事案が多発してい るとのことです。羅臼高校ではすでに通常の会議はペーパーレス化されていますが、成績に関する会議等も今後すべてペーパーレス化し、そもそも紙を使わない形とする予定です