校務DX02 :
Googleスプレッドシートを使った
「日報」「学校日誌」の作成

ねらい

　朝の打合せで使用する「日報」と、一日の終わりに作る「学校日誌」。これを Google スプレッドシー トによって一体化し、なおかつ同時にどこからでも共同編集できるようにすることで、教職員が日報を簡単に作れるようになり、かつ教頭が毎日退勤前に学校日誌を作成する手間をほぼ 100%無くすことができます。また、万一連絡事項を翌日の日報に書き込むことを忘れて帰宅しても、自宅からパソコンやスマホ等で入力できます。これまで「日報のデータは学校のサーバーに入っているので、書き忘れがあった場合わざわざ休みの日に学校へ行って追記する」なんてことがたびたびありましたが、それが一切不要になります。また、紙配付の日報では「前日の16:00までに記載事項を入力」等のルールがどの学校でもありましたが、それすらも不要にできます。校務DXの最初の一歩として、簡単かつ劇的な効果があるので、おすすめです！

学校日誌のイメージ

　この学校日誌は、右側の黄色いセルのみ教頭が夕方に入力します。それ以外のセルは、すべて羅高だよ り側から転送させています。これを実現するのが、IMPORTRANGE というスプレッドシートの関数で す。 IMPORTRANGE関数を駆使することで、複数のスプレッドシートにあるデータを、１つのスプレッドシートに集約できます。

留意点

①教頭の「毎日の帰り際に、日報と同じことを夕方に学校日誌に打ち込み直すのがちょっと面倒なんですよねぇ～」とのため息で、後先考えずに「よし、俺が作ったる!!」と息巻いて作ってしまったため、 この仕組みを備えた各日分の元データを作成するのに大変時間がかかってしまいました。複数のスプレッドシート で何かを作成する場合、可能ならば先に「設計」を考えた方が、後で苦労せずに済むでしょう。

②次年度は、次のようにしたいと思います。
・まず「年間行事予定」をスプレッドシートで作る
・これをベースに、月刊行事予定表、日報、学校日誌に年間行事予定の中の文言を飛ばす
・しかも毎年同じひな型から作成できるよう、日付や曜日もすべて年度当初に設定できる形式にする
・一部フォームも使い、入力作業をさらに簡略化する