校務DX04 :
Googleチャットを使った
「簡易電子決裁」

ねらい

　学校内には、教職員の校内業務用に作成する資料類が数多く存在します。従来、これらはすべて担当者が紙に印刷し、担当者→部長・主任→教頭・副校長→事務長→校長、という順番で回覧され、確認が終わったら印鑑を押して決裁する、という方法がとられてきました。これをチャット上で行うことで、印刷の手間を省き、回覧に要する時間を劇的に短縮できます。本校ではこの方法で「簡易電子決裁」を行っています。 GWS のビジネス向け有料プランならば「承認申請システム」をドキュメントやスプレッドシートで組み、 より完全な電子決裁（ワークフロー）システムを構築できるのですが、道立学校用の無料版 GWS にはこの機能は残念ながらありません。そこで羅臼高校では、非常に単純明快ですが書き込みへのリアクションによって押印に替えるという方法をとっています。

【追記】10月現在、この決裁用チャットでは職員会議議案以外の案件も扱うようになってきており、最終的には校外へ発送するような紙文書や事務で扱う定型的な報告文書等を除き、すべて電子決裁に置き換えられそうです。電子決裁により教職員にかかる負担が激減し、羅臼高校では組織マネジメントのあり方までが変革してきています。電子決裁の導入は、働き方改革にも大きく影響します！

留意点

①この方法を取り入れて、羅臼高校では決裁（事前確認）にかかる負担が激減しました！みんなにとって幸せな選択になっています。
【追記】結局、この簡易決裁の導入によって対面での事前調整が不要となり、部長主任会議を廃止してしまいました。

 ②管理職の業務負担軽減効果も絶大です。

 ③この方法を取り入れるのに必要なことは、たったひとつ。それは「押印して紙で残さなければ不安だ」という呪縛から校長自身が逃れること。これに尽きます。校長界に昔からある「一番左側の欄にハンコを押すことの重み」みたいな精神論っぽい概念も捨てて、ビジネスライクに進める必要があります。私は昔からずっと脱ハンコ派なので、迷うことなく電子決裁を取り入れました。管理職が確認したという事実が残ればいいのですから、 ハンコである必要はなく、リアクションで十分です。

④羅臼高校では、今後通知文書もすべて印刷せず、電子回覧のみで終わらせて、教頭席後ろの簿冊ゼロ化を目指す予定です。電子データを保管しているのに、同じ内容の紙を残す必要は全くありません。まさに無駄の典型。こういう部分はDXでぜひ解決すべきだと考えています。紙にしない方が、断然楽になり ますよ～(￣∇￣)/