Nõuded dokumentide vormistamisel

Alates 2006 on reguleeritud ametikirjade, s.h e-kirjade, vormistamist kirjastandardiga EVS 882-1:2013/AC:2015 “Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1: Kiri”. Standardi eesmärgiks on:

määratleda elemendid ja tagada nende ühesugune mõistmine ja kasutamine
lihtsustada dokumentide hõlmamist dokumendisüsteemi
luua ühesugune kirja esitlusvorm nii e-kirja kui paberkandjal dokumentide jaoks eesmärgiga tagada nende parem mõistetavus ja kiirem kasutamine
ühtlustada elementide kasutamist ja paigutamist e-kirjades.

Kiri on sisult erinevate dokumentide dokumentide üldistatud nimetus.

Üldlevinud reeglid dokumentide vormistamisel

Ametlike dokumentide vormistamisel lähtu asjaajamise üldistest nõuetest:

Kirja font Times New Roman või Arial.
Kirja suurus 12 (Arialil soovituslik 11).
Kasutatakse ühekordset reavahet.
Tekst joondatakse vasaku veerise järgi.
Dokument on lihtsalt loetav ja liigendatud lõikudeks.
Sisu iseseisvad mõttelised osad vormistatakse uuelt realt algavate eraldi lõikudena. Lõikude vahele jäetakse üks tühi põhireavahe.
Taandrida ei kasutata.
Iga dokumendil on pealkiri, mis vormistatakse nimetavas käändes.
Igal dokumendil on allkirjastaja andmed.
Tekst on vormistatud keeleliselt õigesti, üheselt arusaadavalt ja võimalikult lühike.
Teksti sisuosas võib olla tabeleid, pilte, graafikuid. Sellised sisuosad joondatakse kas vasakule või keskele.
Dokumendi vormistamisel on dokumendil veerised:
- vasak veeris 3,0 cm
- parem veeris 1,5 cm
- ülevalt ja alt 1,2 cm.

Dokumendi kohustuslikud elemendid:

dokumendi andja;
kuupäev;
sisu;
allkirjastaja või sisu kinnitaja või märge asutuse automaatse kinnituse kohta:
dokument võib olla allkirjata, kui allkirja nõue ei tulene õigusaktist ning dokumendi autentsus, usaldusväärsus ja terviklus on tagatud.

Report abuse