Embedded Files
Dokumendid vormistatakse dokumendiplangile. Dokumendi plank on trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks.
Sõltumata teabekandjast peab dokument olema vormistatud korrektselt ja vastavuses konkreetse dokumendiliigi vorminguga.
Dokumendiplankide valmistamiseks kasutatakse enamasti paberformaati A4 (210x297 mm).
Dokumendiplangid jagunevad:
- üldplank – millele on kantud püsielemendina väljaandja nimi ja vapp (logo) ning mida kasutatakse korraldavate dokumentide (käskkirjad, korraldused, aktid, esildised jms), protokollide, aktide ja muude asutuse tegevust korraldavate dokumentide vormistamiseks. Üldplankide alusel võib valmistada konkreetseid dokumendi planke;
- kirjaplank – kasutatakse ametikirjade vormistamiseks;
- vajadusel võib kasutada erivormistusega planke, näiteks tänukirjad, kutsed jms.
Planke eristab neile trükitavate elementide koosseis. Organisatsioonile on kohustuslikud üldplank ja kirjaplank. Dokumendiplangi pind jaguneb veeristeks ja nende vahele jäävaks täidetavaks pinnaks.
- vasak veeris 3,0 cm
- parem veeris 1,5 cm
- ülemine veeris 1,2 cm
- alumine veeris 1,2 cm
Dokumendiplangid trükitakse eesti keeles, vajadusel lisatakse tõlge võõrkeelde. Kahes või enamas keeles plankidel paigutatakse esikohale elemendid eesti keeles, seejärel ladina tähestiku järjekorras võõrkeeltes. Plangile trükitud elemendid peavad olema sellise tumedusastmega, et neid oleks võimalik kopeerida. Dokumendiplankide valmistamiseks kasutatav paber peab olema säilimiskindel.
Elektroonilised dokumendid vormistatakse organisatsiooni dokumendipõhjadele ja asuvad sisevõrgus või töötajate arvutitesse installeeritud. Elektrooniline plank ehk dokumendi põhi (mall) annab vaikimisi kohad dokumendielementide vormistamiseks. Elektroonilise dokumendi puhul kuuluvad plangi elemendid dokumendi vormingusse.
Kui dokument vormistatakse nii elektrooniliselt kui ka paberkandjal, tuleb tagada nende identsus. Elektrooniliselt vormistatud dokumendist paberile tehtud väljatrükk peab vastama paberdokumentidele esitatud nõuetele.
Dokumendiplangid
Dokumendiplangid
Üldplangi näidis.pdfEndise Ridala Vallavalitsuse üldplangi näidis
Kirjaplangi näidis.pdfEndise Ridala Vallavalitsuse kirjaplangi näidis
Dokumendielemendid
Dokumendielemendid
Kirja esitlusvormil on järgmised väljad:
- Kirjapeaväli – kirjapeavälja trükikirja suurus on 12 – 24 punkti
- Adressaadiväli
- Viidaväli
- Tekstiväli
- Kontaktandmeväli - trükikirja suurus 8 - 10 punkti
Tulenevalt Vabariigi Valitsuse 03.06.2017 määrusest "Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused" on asutuse loodud dokumendil kohustuslikud elemendid, milleks on:
- Dokumendi andja
- Kuupäev
- Sisu
- Allkirjastaja või sisu kinnitaja või märge asutuse automaatse kinnituse kohta
Sama määrus sätestab ka, et asutuse loodud dokumendi tekst peab oleme üheselt arusaadav ja võimalikult lühike ning vastama eesti kirjakeele normile.
Dokument võib olla allkirjata, kui allkirja nõue ei tulene õigusaktist ning dokumendi autentsus, usaldusväärsus ja terviklus on tagatud.
Tänapäeva dokumendihalduses edastatakse enamik kirju e-kirja manusena. Siis on e-kiri ainult sõnum manusena lisatud kirja edastamiseks e-posti kaudu, mitte ametlik kiri.
Ametikirja vormistamise näidis
Kiri koos elementide selgitustega.pdfPraktilised tööd 6, 7 ja 8 - Koosta kirjaplangid ning vormista kiri
Praktilised tööd 6, 7 ja 8 - Koosta kirjaplangid ning vormista kiri
1) Oled ettevõtja ning osaühingu omanik ja juhatuse liige. Selleks:
- Mõtle välja omale ettevõte ja anna sellele ärinimi.
- Ärinimi peab olema unikaalne, iseloomustama sinu ettevõtlust ja vastama teatud nõuetele. Millised on nõuded ärinimele, selle kohta saad lugeda Äriregistri kodulehelt.
(P.S - kui Sul on juba olemas ettevõte, võid järgneva ülesande kasutada juba enda olemasoleva firma andmeid).
2) Oma igapäevases suhtluses kasutab ettevõte ametlike dokumentide koostamisel oma ettevõte üld- ja kirjaplanki. Seega:
- Kui oled ärinime leidnud,vormista oma ettevõttele üld- ja kirjaplank.
Valmis plangid lae üles oma Google Drive kausta ning pealkirjasta need 6_Üldplank ja 7_Kirjaplank.
3) Oled alustav ettevõtja ning sinu tegevusalaks on raamatupidamisteenuste osutamine. Oled sisse seadmas oma kontorit ning otsid sinna sobivat mööblit. Mööbli tellimiseks vormista ametikiri järgmiste andmete põhjal:
- Sinu ettevõte saadab e-posti teel manusena lisatud kirja osaühingule Eltraks Junior.
- Kirja koostamise kuupäevaks on tänane kuupäev.
- Sinu ettevõtte dokumendiregistris registreeritakse majandusküsimustega seotud kirjad kaustas nr 4-5. Viimane kiri antud kaustas on registreeritud numbriga 4.
- Kirjas annab sinu ettevõte teada järgmist:
- Sinu ettevõte on loomas omale kontorit.
- Kontori sisustamiseks on vaja mööblit .
- Et Eltraks Junior tegeleb mööbli müügiga ning infot selle kohta sai Sinu ettevõte äriühingu kodulehelt. Sealt saadi infot ka müüdava kauba kohta.
- Sinu ettevõte soovib tellida osaühingult Eltraks Junior koosolekute tuppa 20 musta pehme kattega tooli ning tooli artikliks koduleheküljel on 0852.
- Kauba kohaletoimetamine võiks toimuda kahe nädala jooksul, kuid hiljemalt ....... (pane ise loogiline kuupäev).
- Sinu ettevõte soovib, et kaup tarnitaks aadressile Soola 6, Tartu.
- Tasumine toimub arve alusel.
- Kirja allkirjastad ja koostad Sina ise kui ettevõtte tegevdirektor.
- Kui antud informatsioonis puudub mõni kirja koostamiseks vajalik dokumendielement, mõtle see ise välja ja lisa kirjale.
Valmis ametikiri pealkirjasta 8_Eltraks Junior ning lae üles Google Drivesse oma kausta.
Kontrolli oma teadmisi
Kontrolli oma teadmisi
Lahenda test ning saa teada, kui hästi tunned kirjaelementide järjestust ametikirjal. Lahendamiseks klõpsa punasele ringile ning leia ekraanile ilmuvale kirja elemendile tema nimetus.
Report abuse