在教怎麼做檔案之前，不免俗還是先提一下核心概念……

「社團評鑑沒有標準答案，看的是你如何『呈現』社團」

近幾年來評鑑從紙本檔案夾，逐漸轉變為電子化的雲端資料夾，雖然核心概念差不多，但也代表有更多的「呈現」方式。

舉例來說，以往列印紙本資料總要花不少錢，為了省錢省紙就印黑白，甚至直接拿張廢紙來寫會議紀錄，不過改為純電子化之後，檔案可以更大膽地去排版、加超連結等巧思，這也為評鑑帶來了變革。

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       你想要展現出怎樣的社團？

                                            想要如何展現出自己的社團？　

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由於評鑑沒有標準答案，本指南僅供參考，根據標準表的內容，思考在這些基礎上還能多做些什麼？透過這些靜態資料，要如何將自己社團的優點、特色給呈現，就要各憑本事啦。

平時成績30分只能靠平時的努力，現在來從檔本爭取分數吧！評鑑成績是依照標準表的內容為主，不會要求上面沒有的東西

首先翻開評分表準表，看到疑似名詞的關鍵字就劃起來！

知道要做哪些東西，但檔案的內容要怎麼做？

• 翻以前的檔本：如果學長姊沒有太混的話……

• 參考其他社團的檔本：不同性質的社團呈現方式可能不同

※評分標準表上沒提到的就不會列入評分，有等於加分，但沒有不代表扣分，額外製作的東西，若無法呈現出欲傳達的意涵，也可能本末倒置。

(比如：為了讓評審方便瀏覽而做目錄，結果目錄對應的資料卻是錯的) 

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上面教你如何釣魚，這裡開始教你怎麼綁魚鉤！

但務必記住原則，社團評鑑沒有標準答案，這些內容只是作為思考方向的參考，實際要如何呈現資料，應適當的加入自己的巧思跟創意！

首先是共通性的第一部分「組織運作」：

一、組織章程

社團運作以章程辦法為依據，需載明一切的規範，內容含社團宗旨、社員權利與義務、幹部架構及職務、社費收退方式、選舉罷免規範。

二、社團年度計畫

年度行事曆，對應表格彙整整年預定辦理的所有活動，表格內容包含活動名稱、參與對象、活動時間、所需經費等。

三、社團發展計畫

短中長程計畫，年度區間標明(如1年、2~3年)，內容包含各階段目標、實施策略、具體項目、經費需求、資源管道。

四、年度活動執行成效

跟第二項的年度計畫做對應，檢視當初規劃的與實際辦理的有無落差，檢討分析並提出改善方案。

五、社團成員資料

社團幹部、社員及指導老師聯絡資料，個資部分需經過塗銷(如0985██、陳X名)，有無畢業學長姊聯絡方式與互動狀況。

六、幹部訓練

幹部產生的方式(如面試、開會表決)，及是否舉辦幹部訓練。

七、社團會議記錄

定期召開社員大會、幹部會議，會議需有簽到表、會議中照片，若為線上會議也可用截圖存證。 

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接著是第二部分的「資源管理」，又可以簡單分為三個重點：

一、社團數位資料管理

(a)傳承用的社團檔案:彙整好準備交接給下一屆幹部的檔案，如用USB儲存，或上傳至雲端資料夾中，可以將資料夾截圖，並說明你們傳承的方式，比如於社團交接典禮時將USB作為信物傳承給新任負責人。

(b)社團社群互動:不管是FB粉絲專頁、LINE社群或IG帳號，以圖文說明等方式呈現，不要僅有截圖畫面，還須注意截圖的畫面至少要看得清楚。

二、社團財務管理

(a)財務管理辦法：說明社團經費來源(如社費、拉贊助等)，及其使用的原則。

(b)社團專用帳戶：社團專用的金融帳戶，說明存摺本和印章分別由誰保管。

(c)活動預算表：每個活動預計支出項目、經費來源，以及預期效益。

(d)活動結算表：每個活動實際執行狀況，分析預算及實際支出落差。

(e)年度決算表：結算整學年度社團收支、餘額。

三、社團產物管理

(a)產物管理辦法：說明社團產物(器材設備)的保管及借用原則。

(b)財產清冊：社團所有器材設備的清單(規格數量皆須載明)，需有照片對照。

(c)財產借用紀錄：器材設備的借用記錄，借用人、保管人、歸還時皆有簽名。

(d)財產維修紀錄：載名器材設備維修的紀錄，可說明損壞原因。