Plan計畫:思考活動意義&目的,制定籌辦整個活動的計畫。
★常放內容:企劃書、經費預算表、活動申請公文
Do執行:依照P所計畫的內容去執行。
★常放內容:細流暨人員配置表、美宣品(宣傳單、酷卡、名牌等)、簽到單
Check檢核:檢核D實際執行狀況與原訂計畫目標是否一致,找出活動中所發現的問題。
★常放內容:核銷資料(經費檢核)、回饋量表分析、執行成效表
Action行動:針對C找到的問題,提出檢討改善方案,於下一個P的計畫中改進。
★常放內容:活動成果報告、檢討建議彙整
Plan計畫:思考活動意義&目的,制定籌辦整個活動的計畫。
★常放內容:企劃書、經費預算表、活動申請公文
Do執行:依照P所計畫的內容去執行。
★常放內容:細流暨人員配置表、美宣品(宣傳單、酷卡、名牌等)、簽到單
Check檢核:檢核D實際執行狀況與原訂計畫目標是否一致,找出活動中所發現的問題。
★常放內容:核銷資料(經費檢核)、回饋量表分析、執行成效表
Action行動:針對C找到的問題,提出檢討改善方案,於下一個P的計畫中改進。
★常放內容:活動成果報告、檢討建議彙整
大致了解PDCA的概念後,再回到評分標準表……
其實活動檔本,不像共通性檔本有具體該放什麼資料,這就要提到社團評鑑的重要觀念:「評鑑不是叫你生資料,而是要你彙整資料」
什麼意思?比如平時辦活動都沒做會議紀錄,看到評鑑需要有會議記錄,才開word打幾行字充當……換句話說,便是「不要為了拿分數而造假資料」,把平時就有做的東西彙整成便於他人查閱的資料,至於要做到什麼程度,大概就是
「能讓完全沒參加過這個活動的人,只看檔本的資料便能知道這個活動在幹麻」的程度。
標準表可以作為檢核,讓你檢視看看自己籌辦的活動,是否有符合標準表上的條件?
可將符合的部分特別強調出來,讓評審清楚知道你們有做到這些,以下簡單列出一些關鍵:
該企劃為傳統例行活動?本屆首創活動?是否符合社團宗旨?
分析社團資源、人力配置及進度追蹤 (善用SWOT、甘特圖等工具)
活動是否使用多元方式進行宣傳?
活動僅有社員參與?其他社團協辦?
是否有發回饋量表及於檢討會上分析結果?
是否有彙整活動執行成效分析及未來改善方案?
活動檔本的部分,請把握兩個重要原則:
一案一卷宗(一個活動一個檔案/資料夾)
歸類排放順序依照PDCA循環法
每個活動利用PDCA順序做成一個檔案,並按原則編排順序,或是每個活動開一個資料夾,再依各部分內容檔名去分類也行
同樣是活動檔本,什麼東西要放在規劃與執行?又是什麼要放在績效與特色?
讓我們先完成所有活動的檔案之後,再從中挑出…
符合社團宗旨且最能彰顯自己社團特色
→別人沒有,只有我有
→一看到XX,就會想到你們社團
→退而求其次,別人或許也有類似的,但我辦的最強最厲害
把最強、最吸睛的活動丟到績效與特色去吧!
不要脫離社團宗旨是什麼意思?
一個音樂性社團,難道只能舉辦音樂會、成發之類的活動嗎?
當然不是,音樂性社團也是能辦帶動中小學、社區關懷類的活動,符合向社會大眾推廣該樂器的社團宗旨
同樣,體能性社團也可以舉辦靜態的講座類活動……
其實辦什麼活動都可以(當然須撇除違規內容),就看你如何去將活動目的與社團宗旨做連結,
在活動規劃時不妨多多發揮創意,腦力激盪一下吧。