Etapas

Validação do lead-prospecção de leads sem actor uuid 

Entrada - prospecção de leads com actor uuid 

Escola criada - Já existe um negócio criado dessa escola (NÃO MEXER)

Tentativa de contato - Não conseguiu contato com a escola.

Em contato - Já estamos em contato com a escola. Quando falamos com as secretárias, por exemplo.

Contato Efetivo - Falou com a pessoa tomadora de decisão.

Agendado -  Reunião agendada com o Closer com todas as informações atualizadas e bem descritas.

Reagendado- Escolas que tiveram No Show, mas reagendaram.

No Show - É dedicada aos casos onde, por algum motivo, a escola acaba não comparecendo à reunião agendada.

FUP - Aqui é para onde vão os casos onde a escola precisa contatar alguém onde dar o sim ou o não decisivo. - Closer

Negócio Fechado - A etapa que todos nós desejamos, aqui a escola já topou participar do projeto com a gente. - Closer

Aguardando contato SEDUC- Essa etapa será utilizada quando um SDR conversar com uma escola pública e ela disser que precisa da autorização da Secretaria. Ao invés de descartar, ela vai mover para essa fase do hubspot.

Negócio Perdido

Escolas que optam por não participar do projeto no momento. São etapas do negócio perdido:

• Não quis nem nos ouvir

• Se tiver interesse vai entrar em contato

• Já está com muitos projetos

• Não tem tempo para implementar a Estante Mágica

• Já aplica um projeto similar

• Professores não aderiram

• Só no próximo ano

• Baixo recurso financeiro

• Central não autorizou a participação

• ATIVAÇÃO-Não enviou lista

• Só no 2º  semestre

• Precisa da autorização da Secretária de Educação

• Fim de cadência No Show

• Fim de cadência FUP

• É rede e precisa de autorização da central

• Não quer receber comunicação da Estante

Descarte 

Existem diversas possibilidades para a escola ser descartada do nosso pipeline:

• Escolas Low Touch

• Número de telefone incorreto/não existe

• Fim de cadência

• Não é escola

• Não conseguimos contato

• Não é escola

• Fora dos segmentos  de educação Infantil e anos iniciais 

• Duplicada

• Escola fechada/não existe mais/Em greve

• É responsável de aluno

• Educador não pertence a essa escola

• Teste

• Escola de embaixador

• Contato em Dezembro/Janeiro

Dentro do Lead

Observações

Espaço onde adicionamos:

-> Informações importantes da escola

-> Informações de caráter de exceção (Ex.: escola teve dificuldades com o contato com o consultor na última aplicação)

-> Importante: Sempre fixar as observações.

E-mails

1. E-mails: espaço onde serão registrados todos os e-mails que foram enviados para a escola.

2. Botão que utilizamos para enviar um e-mail para a escola:

1. Verifique o destinatário;

2. Verifique se está enviado do seu e-mail, caso não, conecte sua caixa do Gmail ao Hubspot;

3. Botão de Enviar o E-mail.

3. Registrar E-mail:

Utilizamos o botão de registrar e-mail em caráter de exceção. Isto é: quando realizamos o envio do e-mail pelo próprio site do Gmail ao invés do Hubspot. Optamos por esse método nos casos em que os e-mails são dados como SPAM ou sofrem BOUNCE.

Dessa forma, copiamos a mensagem que foi enviada pelo e-mail nesse espaço de “Registrar E-mail” e clicamos em “Registrar Atividade”.

Importante Lembrar:

-> Todos os e-mails que são enviados para a escola ficam registrados na linha do tempo dentro desse espaço.

-> Caso receba alguma resposta, ela também estará presente na linha do tempo. E no seu e-mail! 

Chamadas

1. Chamadas: espaço onde são registradas todas as chamadas feitas para a escola.

2. Botão de realizar ligação para quem possui licença Hubspot paga - exclusivamente equipe de internacional.

3. Botão que utilizamos para registrar as ligações que realizamos via Callix ou Total Voice.

Tarefas

1. Botão de criar tarefas.

2. Título: sempre no modelo padrão, se necessário, adicione a palavra urgente para casos especiais:

nº cadência a realizar - nº de ligação

3. Data de vencimento: Sempre verifique a data de vencimento e horário de vencimento da tarefa, pois por padrão o Hubspot sempre define as tarefas para depois de 3 dias no horário de 08:00h. Altere para o que melhor atende sua cadência.

4. Enviar lembrete: opção que permite enviar um lembrete no Hubspot e em canais que possuem conexão (Gmail, Slack) na hora do vencimento da tarefa ou em outros horários específicos escolhidos, só será usado quando/para:

• A pessoa responsável só está presente em um turno/dia específico na escola.

• Escolas que estão na etapa de contato efetivo.

• Trata-se de uma tarefa para confirmar presença na reunião, ou seja, tarefas na etapa de agendado ou reagendado.

• Secretária pediu retorno em um horário específico (liga em 5min).

5. Filas: Sempre vamos organizar as escolas por filas no Hubspot. Esse é um diferencial que será avaliado na "Avaliação de Processos". As filas terão os nomes das etapas em que as escolas se encontram e seguirão o mesmo padrão de prioridade.

• No Show

• Agendado e Reagendado

• Contato Efetivo

• Em Contato

• Tentativa de Contato

6. Prioridades: Sempre vamos definir o grau de priorização da tarefa para cada lead. Essa classificação é feita dentro da própria tarefa. Os graus existentes no Hubspot são: 

7. Botão de criar tarefas.

Importante: nenhum lead deverá ficar sem tarefa para que não fique inativo e todas as tarefas deverão permanecer registradas na linha do tempo dessa página até o fim da cadência.

-> As Informações são atualizadas pelo SDR durante as ligações assim que a informação chega ao seu conhecimento.

1. Nome do contato;

2. E-mail do contato;

3. Número de contato.

Atualizando as informações

1. Passe com o curso sobre o card;

2. Clique em “Visualizar”.

1. Atualize as informações:

• Nome (sobrenome não é obrigatório);

• E-mail;

         -> Caso possível de ERRO 

Quando adicionamos um e-mail no card e aparece a mensagem:

“Este endereço de e-mail já pertence a um contato no banco de dados”

Seguimos o procedimento de adicionar o contato ao invés de atualizá-lo. 

Todos os números de telefone precisam ser atualizados e inseridos. 

1.  Nome da escola;

2. Etapa do Negócio.

Propriedades Obrigatórias:

-> Número de alunos: inserir quantidade de alunos da escola.

-> Proprietário Closer: Closer responsável por realizar a reunião.

-> Tipo de Agendamento:

• Imediato

• Para o mesmo dia

• Para o dia posterior (e depois).

-> Proprietário Fechamento SDR: SDR responsável pelo lead.

-> Tipo de Instituição de Ensino: particular ou pública.

-> Qualificação de leads (preenchemos assim que a escola muda de etapa, após sair da prospecção):

• Em Qualificação: Está tentando contato com escola para falar com decisor(a) e levantar número de alunos.

• Não Qualificado: É Low Touch ou não conseguiu contato com escola após N tentativas (fim da cadência).

• Qualificado: Já falou com o decisor e o número de alunos indica que a escola é High Touch. 

Outras Propriedades importantes:

-> Cidade.

-> Estado.

-> Aplica ou aplicou com concorrência - Sim ou Não.

-> Escola Mágica? - Sim ou Não.

-> Segmentação de Bases: baldinho do lead.

Adicionar Propriedades à Visualização

Para adicionar outras propriedades na visualização da barra lateral, é só clicar em “Ações” e em seguida “exibir todas as propriedades”. 

Passo a passo como adicionar Propriedades

O agendamento ocorre quando a pessoa responsável pela escola e pela implementação de projetos concorda em conversar com o nosso especialista (Closer).

Passos para executar o agendamento

1.  Imprescindível a atualização do card antes de marcar na agenda.

• Selecionar horário acordado com o gestor(a);

• Inserir nome;

• No espaço de sobrenome, caso não tenha essa informação, inserir o nome da escola.

• Inserir e-mail de contato que está no card atualizado.

 É imprescindível voltar ao Hubspot e inserir observação com todas as informações da escola para reunião com o Closer. 

ID da chamada: 

Secretária: 

Gestora: 

Número de alunos:

Já conhece a Estante Mágica? 

Informações passadas: (informações que recebemos da escola na etapa de investigação e afins).

Número da escola: 

Número extra: (geralmente o número do WhatsApp)

Horário e data: 

Meet ou ligação: 

@closer

-> Reunião via meet: entrar em contato com o Closer pelo Slack e solicitar o link da reunião.

-> Importante: Sempre fixar as observações.

Desenvolvido por Hayra Silva e Fellipe Bastos

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V1| novembro/2022