Etapas

Prospecção sem login - Todas as escolas que ainda não tiveram contato conosco.

Escola criada - Já existe um negócio criado dessa escola (NÃO MEXER)

Tentativa de contato - Não conseguiu contato com a escola.

Em contato - Já estamos em contato com a escola.

Contato Efetivo - Escolas que estão mais próximas de um agendamento efetivo.

Aguardando contato SEDUC- Essa etapa será utilizada quando um SDR conversar com uma escola pública e ela disser que precisa da autorização da Secretaria. Ao invés de descartar, ela vai mover para essa fase do hubspot.

Agendado -  Reunião agendada com o Closer com todas as informações atualizadas e bem descritas.

Reagendado- Escolas que tiveram No Show, mas reagendaram.

No Show - É dedicada aos casos onde, por algum motivo, a escola acaba não comparecendo à reunião agendada.

FUP - Aqui é para onde vão os casos onde a escola precisa contatar alguém onde dar o sim ou o não decisivo. - Closer

Negócio Fechado - A etapa que todos nós desejamos, aqui a escola já topou participar do projeto com a gente. - Closer

Negócio Perdido

Escolas que optam por não participar do projeto no momento. São etapas do negócio perdido:

• Não quis nem nos ouvir

• Se tiver interesse vai entrar em contato

• Já está com muitos projetos

• Não tem tempo para implementar a Estante Mágica

• Já aplica um projeto similar

• Professores não aderiram

• Só no próximo ano

• Baixo recurso financeiro

• Central não autorizou a participação

• ATIVAÇÃO-Não enviou lista

• Só no 2º  semestre

• Precisa da autorização da Secretária de Educação

• Fim de cadência No Show

• Fim de cadência FUP

• É rede e precisa de autorização da central

• ATIVAÇÃO-Não enviou lista

• Não quer receber comunicação da Estante

Descarte 

Existem diversas possibilidades para a escola ser descartada do nosso pipeline:

• Escolas Low Touch

• Número de telefone incorreto/não existe

• Fim de cadência

• Não é escola

• Não conseguimos contato

• Não é escola

• Fora dos segmentos de educação infantil e anos iniciais 

• Duplicada

• Escola fechada/não existe mais/Em greve

• É responsável de aluno

• Educador não pertence a essa escola

• Teste

• Escola de embaixador

• Contato em Dezembro/Janeiro

Dentro do Lead

Observações

Espaço onde adicionamos:

-> Informações importantes da escola

-> Informações de caráter de exceção (Ex.: escola teve dificuldades com o contato com o consultor na última aplicação)

-> Template de agendamento com informações para o Closer:

ID da chamada: 

Secretária: 

Gestora: 

Número de alunos:

Já conhece a Estante Mágica? 

Informações passadas: (informações que recebemos da escola na etapa de investigação e afins).

Número da escola: 

Número extra: (geralmente o número do WhatsApp)

Horário e data: 

Meet ou ligação: 

@closer

-> Importante: Sempre fixar as observações.

E-mails

1. E-mails: espaço onde serão registrados todos os e-mails que foram enviados para a escola.

2. Botão que utilizamos para enviar um e-mail para a escola:

1. Verifique o destinatário;

2. Verifique se está enviado do seu e-mail, caso não, conecte sua caixa do Gmail ao Hubspot;

3. Botão de Enviar o E-mail.

3. Registrar E-mail:

Utilizamos o botão de registrar e-mail em caráter de exceção. Isto é: quando realizamos o envio do e-mail pelo próprio site do Gmail ao invés do Hubspot. Optamos por esse método nos casos em que os e-mails são dados como SPAM ou sofrem BOUNCE.

Dessa forma, copiamos a mensagem que foi enviada pelo e-mail nesse espaço de “Registrar E-mail” e clicamos em “Registrar Atividade”.

Importante Lembrar:

-> Todos os e-mails que são enviados para a escola ficam registrados na linha do tempo dentro desse espaço.

-> Caso receba alguma resposta, ela também estará presente na linha do tempo.

Chamadas

1. Chamadas: espaço onde são registradas todas as chamadas feitas para a escola.

2. Botão de realizar ligação para quem possui licença Hubspot paga - exclusivamente equipe de internacional.

3. Botão que utilizamos para registrar as ligações que realizamos via Callix ou Total Voice.

1. Verifique se o contato está corretamente selecionado.

2. Selecione sempre o resultado da chamada:

• Efetivo: falou com a pessoa de contato (gestor(a), coordenador(a), diretor(a), etc.)

• Não efetivo: ninguém atendeu.

• Reagendado: falou com qualquer pessoa que não seja a de contato (secretária, zelador, vigilante, etc.)

3. Espaço para escrever o que foi dito na chamada e inserir o número da cadência que está seguindo, como no modelo da imagem acima e abaixo:

nº da cadência - nº da ligação diária

ID da chamada

Descrição do que ocorreu na chamada

Importante: é nesse espaço também que registramos (copiando e colando) todas as conversas que tivemos com a escola no WhatsApp.

Não pode faltar: sempre registrar TODAS as chamadas e conversas com a escola.

Tarefas

1. Botão de criar tarefas.

2. Título: sempre no modelo padrão, se necessário, adicione a palavra urgente para casos especiais:

nº cadência a realizar - nº de ligação

3. Data de vencimento: Sempre verifique a data de vencimento e horário de vencimento da tarefa, pois por padrão o Hubspot sempre define as tarefas para depois de 3 dias no horário de 08:00h. Altere para o que melhor atende sua cadência.

4. Enviar lembrete: opção que permite enviar um lembrete no Hubspot e em canais que possuem conexão (Gmail, Slack) na hora do vencimento da tarefa ou em outros horários específicos escolhidos, só será usado quando/para:

• A pessoa responsável só está presente em um turno/dia específico na escola.

• Escolas que estão na etapa de contato efetivo.

• Trata-se de uma tarefa para confirmar presença na reunião, ou seja, tarefas na etapa de agendado ou reagendado.

• Secretária pediu retorno em um horário específico (liga em 5min).

5. Filas: Sempre vamos organizar as escolas por filas no Hubspot. Esse é um diferencial que será avaliado na "Avaliação de Processos". As filas terão os nomes das etapas em que as escolas se encontram e seguirão o mesmo padrão de prioridade.

• No Show

• Agendado e Reagendado

• Contato Efetivo

• Em Contato

• Tentativa de Contato

6. Prioridades: Sempre vamos definir o grau de priorização da tarefa para cada lead. Essa classificação é feita dentro da própria tarefa. Os graus existentes no Hubspot são: